Oznakowanie konferencji i eventu firmowego — od ścianki prasowej po identyfikatory

Lista materiałów na konferencję lub event firmowy

Konferencja, kick-off sprzedaży, jubileusz firmy, dzień otwarty zakładu — każde z tych wydarzeń organizuje zwykle dział marketingu, HR lub komunikacji, obok swoich codziennych zadań. Oznakowanie konferencji z jednego źródła oszczędza im kilku osobnych zamówień i pilnowania, czy wszystko dotrze na czas. Typowa lista:

• tło sceny i ścianka prasowa do zdjęć i wywiadów;
• roll-upy przy wejściu, rejestracji i salach;
• oznakowanie kierunków, sal i stref (plansze na płytach, naklejki, stojaki plakatowe);
• identyfikatory, smycze i opaski dla uczestników, prelegentów, obsługi;
• druki: agenda, materiały warsztatowe, karty stolików, zaproszenia;
• gadżety i zestawy dla uczestników.

Na początek wystarczy agenda wydarzenia i plan obiektu. Na tej podstawie proponujemy listę materiałów, ilości i rozmieszczenie, a po akceptacji przygotowujemy projekty w jednej linii graficznej. Organizator dostaje jedną wycenę, jeden harmonogram i jedną osobę kontaktową.

Ścianka prasowa i oznakowanie sal

Ścianka prasowa to element, który najczęściej trafia do zdjęć z wydarzenia, więc musi być równa, bez refleksów i fałd. Polecamy ścianki tekstylne — tkanina z nadrukiem LED UV lub sublimacją nie odbija światła lamp i fleszy. Do mniejszych wydarzeń wystarczy ścianka banerowa w systemie rura–złączka, do gal i konferencji prasowych backdrop tekstylny w większym formacie.

Oznakowanie sal przygotowujemy w spójnym układzie: numer lub nazwa sali, logo wydarzenia, strzałki. Plansze drukujemy na PCV lub piance, z możliwością zawieszenia lub postawienia na stojaku. Ścianki do wywiadów regularnie produkujemy m.in. dla Polskiego Radia.

Jeśli firma organizuje wydarzenia regularnie, ścianka tekstylna może służyć latami: przy nowym wydarzeniu wymienia się tylko tkaninę, a stelaż zostaje. Wymiana grafiki to ułamek ceny nowej ścianki. Firmom budującym strefy sponsorów na wydarzeniach sportowych polecamy stronę o komplety oprawy dla lig.

Identyfikatory, smycze, druki dla uczestników

Identyfikatory personalizujemy imiennie z listy uczestników — drukujemy imię, nazwisko, firmę, a w razie potrzeby kolor lub oznaczenie roli (prelegent, VIP, obsługa). Smycze z nadrukiem logo i opaski na wydarzenia z kontrolą wejść uzupełniają komplet. Więcej praktycznych wskazówek w poradniku identyfikatory i smycze na event.

Przy galach i wydarzeniach z akredytacjami pracujemy też na bardzo krótkich terminach — branding gal FAME MMA, z identyfikatorami i opaskami VIP, powstaje przy późno przekazywanych plikach i dacie, której nie da się przesunąć.

Dostawa pod adres hotelu lub hali na konkretną godzinę

Hotel konferencyjny przyjmuje dostawy w określonych godzinach, a sala jest dostępna dla dekoratorów np. od 6 rano w dniu wydarzenia. Ustalamy dokładny adres, osobę odbierającą i okno czasowe, a paczki opisujemy według stref (scena, rejestracja, sale). Wysyłamy kurierem, kurierem dedykowanym albo własnym transportem — w Polsce i za granicą; do Niemiec i Austrii zwykle na następny dzień roboczy.

Jeśli wydarzenie odbywa się w innym kraju, a zespół lokalny chce rozmawiać w swoim języku, obsługujemy 14 języków. Nasze studio graficzne może też przygotować projekt identyfikacji wydarzenia od zera.

Ekspres 24 h na ostatnie zmiany

Lista uczestników zmienia się do ostatniego dnia, a agenda — do ostatniej godziny. Standardowa produkcja trwa ok. 3 dni robocze, ale identyfikatory dla osób zgłoszonych w ostatniej chwili, poprawioną agendę czy dodatkowy roll-up drukujemy w ekspresie 24 h. Dopłata za ekspres wynosi średnio ok. 40%. Praktyczna rada: duże elementy (ścianki, tło sceny) zamówcie wcześniej w standardzie, a w ekspresie zostawcie tylko to, co naprawdę zmienia się na końcu.

Ceny orientacyjne i wycena

Ceny poniżej są orientacyjne, netto. Wycenę kompletu na konkretne wydarzenie przygotowujemy po otrzymaniu listy materiałów i potwierdzamy przed produkcją.