Tapahtuman somistus yrityksille – konferenssin, kick-offin ja juhlan painotuotteet yhdellä tilauksella

Materiaalilista konferenssiin tai yritystapahtumaan

Yritystapahtuman somistus jää usein viime viikolle, ja silloin tilauksia tehdään viidelle eri toimittajalle. Helpompaa on koota lista heti, kun paikka ja ohjelma ovat selvillä. Tyypillinen konferenssin, kick-offin, vuosijuhlan tai avoimien ovien päivän lista:

Sisäänkäynti ja aula
- roll upit ohjelman, sponsoreiden tai tervetulotekstin kanssa
- opastetaulut ja suuntanuolet aulasta saleihin
- ilmoittautumispisteen tiski ja painettu pöytäliina

Lava ja salit
- press wall -taustaseinä tai kangasseinä valokuvia ja haastatteluja varten
- lavan taustakangas tai suuri banderolli
- salien ovikyltit ja ohjelmajulisteet

Osallistujat
- nimikyltit, kaulanauhat ja rannekkeet
- ohjelmalehtiset, muistilehtiöt ja kutsut
- henkilökunnan paidat ja tapahtuman logotuotteet

Kun kaikki tulee samasta tehtaasta samoista tiedostoista, värit pysyvät samoina seinässä, roll upeissa ja nimikylteissä.

Jos tapahtuma on ulkona, esimerkiksi henkilöstön kesäpäivä, urheilutapahtuma tai avoimet ovet tehtaalla, listaan tulevat lisäksi mainosteltta, beach flagit ja aitabanderollit. Ulkotapahtumien paketeista kerrotaan sivulla mainosteltta. Messuille lähtevän yrityksen kannattaa katsoa myös messuosasto, koska samoja seiniä ja tiskejä voi käyttää sekä messuilla että omissa tapahtumissa.

Press wall -taustaseinä ja salien opasteet

Valokuvien ja haastattelujen taustaseinä on tapahtuman näkyvin painotuote. Valinta riippuu siitä, kuinka usein seinää käytetään:

• Suora banderolliseinä on edullisin ratkaisu yhteen tai muutamaan tapahtumaan: 240 × 230 cm alkaen noin 210 € ja 300 × 230 cm alkaen noin 240 € (alv 0 %).
• Pop up -kangasseinä pakkautuu laukkuun ja kestää toistuvan pystytyksen: 300 × 230 cm alkaen noin 400 €.
• Kaareva kangasseinä sopii lavan taustaksi tai sisäänkäynnille: 300 × 230 cm alkaen noin 440 €.

Kankaat tulostetaan LED UV -tekniikalla tai sublimaatiolla, joten kuvissa ei näy heijastuksia. Logot kannattaa sijoittaa kasvojen korkeudelle ja toistaa ruudukkona, jotta ne näkyvät sekä lähi- että kokokuvassa. Seuroille ja sponsoritilaisuuksiin tarkoitetuista seinistä kerrotaan sivulla press wall -taustaseinä.

Salien opasteet teemme kevyelle PVC-levylle, joka maksaa noin 21–33 €/m² (alv 0 %), tai uudelleenkäytettäviin roll upeihin. Kerran käytettävät suuntanuolet voivat olla myös tarroja lattiaan tai seinään. Hotellin tai kongressikeskuksen säännöt kannattaa tarkistaa etukäteen, koska kaikkialla seiniin ei saa kiinnittää mitään, ja silloin vapaasti seisovat opasteet ovat varmempi valinta.

Nimikyltit, kaulanauhat ja osallistujien painotuotteet

Nimikyltit teemme osallistujalistan pohjalta: tiedostosta tulostetaan jokaiselle oma kyltti nimellä, yrityksellä ja tarvittaessa roolilla tai värikoodilla. Personoidut nimikyltit 90 × 50 mm, 4/4, maksavat 100 kappaleelta noin 60 € (alv 0 %). Kaulanauhat voidaan painaa tapahtuman logolla, ja eri värit auttavat erottamaan puhujat, järjestäjät ja vieraat.

Osallistujille tulostamme myös ohjelmat, julisteet, kutsut ja muistilehtiöt. A2-julisteita 10 kappaletta maksaa noin 28 € ja 100 kappaletta noin 85 € (alv 0 %). Henkilökunnan paidoissa A4-siirtopainatus maksaa 50–99 kappaleen erissä noin 3 € kappaleelta. Jos tapahtuma on samalla uusien työntekijöiden perehdytys, katso myös tervetuliaispaketti uudelle työntekijälle.

Toimitus hotellin tai hallin osoitteeseen sovittuna päivänä

Tapahtumamateriaalit menevät harvoin toimistoon. Lähetämme ne suoraan hotelliin, kongressikeskukseen tai tapahtumahalliin, ja paketit merkitään tapahtuman nimellä ja vastaanottajalla, jotta hotellin vastaanotto osaa ohjata ne oikeaan saliin.

1. Kerrokaa päivä ja kellonaika, jolloin pystytys alkaa, sekä paikan tavaravastaanoton aukioloajat.
2. Suunnittelemme tuotannon siitä taaksepäin: vakiotuotanto kestää noin 3 työpäivää, isot kokonaisuudet noin 14 työpäivää, minkä lisäksi tulee kuljetus.
3. Valitsemme kuljetuksen: kuriiri tai omistettu kuljetus, kun toimituksen on oltava perillä tiettynä päivänä. Omat automme ajavat päivittäin eri puolille Eurooppaa.
4. Saatte lähetyksen seurantatiedot, jotta tapahtuman järjestäjä tietää, milloin paketit ovat perillä.

Kun tapahtuma on toisessa maassa, toimitusajan kerromme tarjouksessa. Säännöllisestä tapahtumapalvelusta kertoo Polskie Radio, jolle valmistamme muun muassa haastatteluseiniä, roll upeja ja tapahtumaosastojen merkintöjä.

Pikatyö 24 tunnissa viime hetken muutoksiin

Puhuja vaihtuu, sponsori lisätään tai ohjelma muuttuu päivää ennen. Pikatulostus 24 tunnissa maksaa keskimäärin noin 40 % enemmän kuin vakiotuotanto, ja se on usein halvempi ratkaisu kuin tapahtuma väärällä ohjelmalla. Uuden version voi tulostaa pelkkänä grafiikkana: esimerkiksi pop up -seinän tai tiskin grafiikka vaihdetaan, ja runko jää käyttöön.

Oma graafinen studio tekee viime hetken muutokset nopeasti, kun alkuperäiset taittotiedostot ovat meillä tallessa. Monimutkaisemmat työt laskutetaan tuntiperusteisesti, noin 35 € tunnilta (alv 0 %).

Suuntaa antavat hinnat ja tarjous

Hinnat ovat suuntaa antavia ja perustuvat julkiseen hinnastoomme. Koko tapahtuman paketin hinnoittelemme materiaalilistan perusteella; lopullisen hinnan vahvistamme tarjouksessa. Palvelemme suomeksi, ja tilauksia hoidetaan Wieluńin tehtaalta käsin.