Tervetuliaispaketti uudelle työntekijälle – nimetyt logotuotteet koottuina ja lähetettyinä kotiosoitteisiin

Mitä tervetuliaispakettiin kuuluu

Hyvä tervetuliaispaketti on käytännöllinen: uusi työntekijä käyttää sen sisältöä ensimmäisinä viikkoina, ja yrityksen ilme näkyy arjessa eikä laatikon pohjalla. Tavallisimmat osat ovat:

• vaate: t-paita, huppari tai takki logolla, koko kysytään etukäteen (vaatteet ja tekstiilit)
• juoma-astia: keraaminen muki, juomapullo tai termospullo (mukit ja pullot)
• toimistotarvikkeet: muistikirja, kynä, muistilaput
• painotuotteet: tervetulokirje, perehdytysopas, organisaatiokaavio tai tärkeimmät yhteystiedot
• pakkaus: painettu laatikko tai kassi, joka on osa kokemusta

Valmiita brändättyjä lahjasettejä voi käyttää pohjana ja täydentää yrityksen omilla painotuotteilla. Paketin sisältö kannattaa sopia kerran ja pitää samana, jolloin jokainen uusi työntekijä saa saman kokemuksen.

Monessa yrityksessä paketista on kaksi tai kolme tasoa:

• perus: muki tai juomapullo, muistikirja, kynä ja tervetulokirje
• laajempi: edellisten lisäksi t-paita tai huppari ja painettu perehdytysopas
• esihenkilöille tai avainrooleihin: lahjasetti rasiassa, termospullo ja käyntikortit valmiina ensimmäiselle päivälle

Tasot helpottavat budjetointia: HR tietää etukäteen, paljonko yksi paketti maksaa, ja voi tilata oikean määrän kutakin tasoa rekrytointisuunnitelman mukaan. Kun yrityksen ilme tai logo muuttuu, sisältö päivitetään kerralla kaikkiin tasoihin.

Nimi tuotteisiin ja kirje työntekijän kielellä

Personointi tekee tervetuliaispaketista henkilökohtaisen. Tulostamme työntekijän nimen tervetulokirjeeseen, muistikirjan kanteen tai nimikylttiin tiedostosta, jossa on jokainen nimi omalla rivillään. Tämä hoituu palvelussa personoitu ja numeroitu painatus.

Kun yrityksessä on työntekijöitä useassa maassa, tervetulokirje kannattaa painaa työntekijän omalla kielellä. HR toimittaa kirjeen tekstin kullakin kielellä, ja studiomme taittaa versiot samaan ulkoasuun ja tarkistaa ne teknisesti ennen tulostusta. Taulukkoon merkitään jokaisen työntekijän nimi, kieli, vaatekoko ja toimitusosoite, jolloin oikea kirje ja oikea koko päätyvät oikeaan pakettiin.

1. HR lähettää taulukon: nimi, kieli, koko, osoite, aloituspäivä.
2. Tarkistamme tiedot ja tiedostot ja vahvistamme aikataulun.
3. Tulostamme ja personoimme tuotteet.
4. Kokoamme paketit henkilökohtaisesti ja merkitsemme ne.
5. Lähetämme paketit niin, että ne ovat perillä ennen aloituspäivää.

Kokoaminen ja pakkaus yhdessä paikassa

Tervetuliaispaketin suurin työ ei ole tuotteiden painaminen vaan niiden kokoaminen. Kun vaatteet tulevat yhdeltä toimittajalta, mukit toiselta ja painotuotteet kolmannelta, HR:n tai toimiston henkilökunnan on koottava paketit itse. Meillä tuotteet painetaan ja kootaan samassa tehtaassa, joten paketit lähtevät valmiina.

Konfektointi maksaa noin 4 € toimituspisteeltä ja lähetyksen kokoaminen monipistetoimituksena noin 3 € toimituspisteeltä (alv 0 %). Tarkemmin palveluista kerrotaan sivuilla personointi ja konfektointi ja pakkaus ja monen osoitteen toimitukset. Paketit valmistetaan tilauksen mukaan, joten jokainen rekrytointikierros tilataan erikseen.

Lähetys useaan osoitteeseen EU:ssa ja muualle

Etätyöntekijän tervetuliaispaketti menee kotiosoitteeseen, ei toimistoon. Lähetämme kuriirilla jokaiselle vastaanottajalle oman paketin Suomeen, muualle EU:hun ja tarvittaessa Euroopan ulkopuolelle. Isommat erät samaan toimistoon lähtevät yhtenä toimituksena, ja omat automme ajavat päivittäin eri puolille Eurooppaa.

Kotiosoitteet ovat henkilötietoja, joten pyydämme niitä vain lähetystä varten ja vain sen verran kuin kuriiri tarvitsee: nimen, osoitteen ja puhelinnumeron. Tarkistakaa yrityksenne tietosuojaohjeista, miten osoitteet saa toimittaa kolmannelle osapuolelle.

Kuriirilähetyksen seurantatiedot voidaan välittää HR:lle, jolloin tiedätte, milloin paketti on perillä, ja voitte kertoa siitä työntekijälle etukäteen. Jos työntekijä aloittaa toimistolla, paketin voi myös lähettää toimistoon ja antaa ensimmäisenä päivänä käteen. Silloin useamman uuden työntekijän paketit lähtevät samassa toimituksessa, mikä on yleensä edullisempaa kuin jokainen paketti erikseen kotiin.

Toistuvat tilaukset jokaiselle rekrytointikierrokselle

Kun yritys palkkaa säännöllisesti, sama paketti tilataan uudelleen jokaiselle uudelle ryhmälle. Toistuviin tilauksiin sopii B2B-portaali, jossa yritystili hyväksytään ALV-tunnisteen perusteella ja osoitteet sekä aiemmat tilaukset ovat tallessa. Portaalin käytöstä kerrotaan sivulla verkkopaino yrityksille.

Kun rekrytointikalenteri on tiedossa, suunnittelemme tuotannon aloituspäivien mukaan. Vakiotuotanto kestää noin 3 työpäivää, isot kokonaisuudet noin 14 työpäivää, minkä lisäksi tulee kuljetus. Logotuotteiden toimitusajat vaihtelevat tuotteen mukaan, joten kerromme ne tarjouksessa. Kirjoittakaa meille suomeksi, niin vastaamme suomeksi.

Paketin osien suuntaa antavat hinnat

Logotuotteiden ja painotuotteiden hinnat ovat suuntaa antavia ja ilman arvonlisäveroa; ne riippuvat määrästä, tuotemallista ja painatustavasta. Koko paketin hinnoittelemme sisällön ja määrän perusteella ja vahvistamme hinnan tarjouksessa. Graafinen suunnittelu, esimerkiksi tervetulokirjeen taitto, maksaa noin 35 € tunnilta.