Gdyńskie Centrum Sportu – kalendarz miejskiego sportu przełożony na produkcję

01 Kontekst i wyzwanie

Gdyńskie Centrum Sportu to miejska jednostka, która przez cały rok organizuje i obsługuje wydarzenia sportowe: biegi uliczne, zawody triathlonowe, regaty i imprezy z udziałem mieszkańców. Każde z nich potrzebuje innej oprawy. Bieg wymaga oznakowania trasy, startu i mety. Triathlon ma kilka stref zmian, a regaty trzeba widzieć z brzegu i z wody. Do tego dochodzą plakaty i ulotki, które muszą trafić do miasta z wyprzedzeniem.

Jednostka publiczna kupuje druk w trybie przetargów i zamówień sukcesywnych. Wykonawca nie dostaje więc jednego dużego projektu. Musi przez cały okres umowy realizować kolejne, często niewielkie i pilne zlecenia, w różnych technikach i na podstawie z góry opisanego zakresu. Wyzwanie polega na tym, że takie zamówienia są regularne, a jednocześnie trudno je przewidzieć.

02 Nasza rola i rozwiązanie

Według relacji naszego kierownictwa od ponad 10 lat wygrywamy przetargi na obsługę Gdyńskiego Centrum Sportu. W tym czasie produkowaliśmy materiały na imprezy organizowane lub obsługiwane przez tę jednostkę.

Co wykonaliśmy:
- plakaty, ulotki i inne druki informacyjne w technice offsetowej i cyfrowej, w tym ulotki i foldery,
- druk wielkoformatowy: banery, folie i tablice,
- siatki mesh na większe powierzchnie ekspozycyjne,
- flagi i windery do stref startu, mety i stref kibica,
- elementy oznakowania i ekspozycji na wydarzenia.

Obsługiwaliśmy biegi, w tym biegi rozgrywane pod nazwą PKO. Materiały do nich drukowaliśmy na zlecenie strony organizacyjnej, a nie banku. Produkowaliśmy też oprawę zawodów triathlonowych, w tym IRONMAN, regat i innych imprez miejskich.

Czego nie wykonywaliśmy: nie byliśmy wykonawcą wszystkich jednostek miasta Gdynia ani dostawcą sponsorów tytularnych tych wydarzeń. Nie organizowaliśmy imprez.

Dwie największe gdyńskie realizacje opisujemy osobno: oprawę UEFA EURO U21 2017 w Gdyni oraz Volvo Gdynia Sailing Days.

03 Jak pracowaliśmy

W tej współpracy najważniejsza jest synchronizacja. Bywa, że w tym samym czasie przygotowujemy plakaty na wydarzenie zaplanowane z wyprzedzeniem i drukujemy banery i flagi na imprezę, która odbywa się w najbliższy weekend. Zlecenia z jednego kalendarza rozdzielamy między maszyny offsetowe, cyfrowe i wielkoformatowe tak, żeby się nie blokowały.

Przy zamówieniach sukcesywnych opłaca się powtarzalność. Formaty, materiały i sposób wykończenia, które sprawdziły się na jednej edycji biegu, zostają w dokumentacji produkcyjnej. Przy następnej edycji zmieniamy grafikę, ale nie musimy od nowa ustalać konstrukcji banera, rodzaju siatki czy sposobu mocowania flagi.

Gdynia leży na drugim końcu kraju niż nasz zakład w Wieluniu. Kanał wysyłki dobieramy do zamówienia: mniejsze partie wysyłamy kurierem, a większe zestawy na konkretny termin transportem własnym lub dedykowanym.

04 Efekty

Najważniejszym efektem jest ciągłość współpracy. Przez kolejne postępowania przetargowe utrzymaliśmy obsługę jednostki, która co roku organizuje wiele różnych wydarzeń sportowych. Każda z tych imprez dostawała własny zestaw drukowanych nośników, od plakatu w mieście po baner na mecie. Według naszej relacji przez lata współpracy wyprodukowaliśmy tysiące metrów kwadratowych druku.

05 Co nas wyróżniło

W wieloletniej współpracy z jednostką publiczną nie liczy się pojedynczy efektowny projekt. Liczy się to, że kolejne zlecenie w ramach umowy przejdzie przez produkcję tak samo starannie jak pierwsze. Mamy w jednym zakładzie druk offsetowy, cyfrowy i wielkoformatowy, w tym UV do 3,2 m szerokości i druk na tekstyliach. Dzięki temu cały zakres z opisu zamówienia realizujemy u siebie i nie dzielimy go między kilku podwykonawców. Od 1991 r. pracujemy w modelu, w którym zamówienia od plakatu po siatkę mesh trafiają do jednego zespołu.