Gdyńskie Centrum Sportu – de kalender van de stedelijke sport vertaald naar productie

01 Context en uitdaging

Gdyńskie Centrum Sportu is een gemeentelijke instelling die het hele jaar door sportevenementen organiseert en ondersteunt: stratenlopen, triatlons, zeilregatta's en evenementen voor inwoners. Elk evenement vraagt om een andere aankleding. Een loop heeft parcoursmarkering, een start en een finish nodig. Een triatlon heeft meerdere wisselzones, en een regatta moet vanaf de kant en vanaf het water zichtbaar zijn. Daar komen posters en flyers bij die ruim van tevoren in de stad moeten hangen.

Een publieke instelling koopt drukwerk in via aanbestedingen en raamovereenkomsten. De leverancier krijgt dus niet één groot project. Hij moet gedurende de hele looptijd van het contract opeenvolgende, vaak kleine en dringende opdrachten uitvoeren, in verschillende technieken en op basis van een vooraf vastgelegde scope. De uitdaging is dat zulke opdrachten regelmatig komen en tegelijk moeilijk te voorspellen zijn.

02 Onze rol en oplossing

Volgens ons management winnen we al meer dan 10 jaar aanbestedingen voor Gdyńskie Centrum Sportu. In die tijd produceerden we materiaal voor evenementen die deze instelling organiseerde of ondersteunde.

Wat wij hebben gedaan:
- posters, flyers en ander informatief drukwerk in offset en digitaal, waaronder flyers en folders,
- grootformaat print: banners, folies en borden,
- mesh-doek voor grotere presentatievlakken,
- vlaggen en beachflags voor start- en finishzones en fanzones,
- onderdelen van signing en presentaties voor evenementen.

We verzorgden hardloopwedstrijden, waaronder lopen onder de naam PKO. Het materiaal daarvoor printten we in opdracht van de organiserende partij, niet van de bank. Daarnaast produceerden we de aankleding van triatlonwedstrijden, waaronder IRONMAN, van zeilregatta's en van andere stadsevenementen.

Wat wij niet hebben gedaan: we waren niet de leverancier van alle gemeentelijke instellingen van Gdynia en ook niet de leverancier van de titelsponsors van deze evenementen. We organiseerden de evenementen niet.

De twee grootste projecten in Gdynia beschrijven we apart: de aankleding van UEFA EURO U21 2017 in Gdynia en Volvo Gdynia Sailing Days.

03 Hoe wij hebben gewerkt

In deze samenwerking draait alles om synchronisatie. Het komt voor dat we tegelijk posters maken voor een evenement dat ruim vooruit gepland is, en banners en vlaggen printen voor een evenement dat het komende weekend plaatsvindt. Opdrachten uit één kalender verdelen we over offset-, digitale en grootformaat machines, zodat ze elkaar niet blokkeren.

Bij raamovereenkomsten loont herhaalbaarheid. Formaten, materialen en afwerking die bij één editie van een loop goed werkten, blijven in de productiedocumentatie. Bij de volgende editie veranderen we de graphic, maar hoeven we de constructie van de banner, het soort mesh of de bevestiging van de vlag niet opnieuw vast te stellen.

Gdynia ligt aan de andere kant van het land dan ons bedrijf in Wieluń. Het verzendkanaal kiezen we per bestelling: kleinere partijen gaan per koerier, grotere sets voor een vaste datum met eigen of dedicated transport.

04 Resultaten

Het belangrijkste resultaat is de continuïteit van de samenwerking. Via opeenvolgende aanbestedingsprocedures bleven we de leverancier van een instelling die elk jaar veel verschillende sportevenementen organiseert. Elk evenement kreeg zijn eigen set gedrukte dragers, van de poster in de stad tot de banner bij de finish. Volgens onze opgave produceerden we in de jaren van samenwerking duizenden vierkante meters drukwerk.

05 Wat ons onderscheidde

In een meerjarige samenwerking met een publieke instelling telt niet één spectaculair project. Wat telt, is dat elke volgende opdracht binnen het contract net zo zorgvuldig door de productie gaat als de eerste. We hebben offset-, digitaal en grootformaat drukwerk in één bedrijf, waaronder UV tot 3,2 m breed en textieldruk. Daardoor voeren we de hele scope uit de aanbesteding zelf uit en verdelen we die niet over meerdere onderaannemers. Sinds 1991 werken we in een model waarin opdrachten van poster tot mesh-doek bij één team terechtkomen.