Gdyńskie Centrum Sportu: el calendario del deporte municipal convertido en producción

01 Contexto y reto

El Gdyńskie Centrum Sportu es una entidad municipal que durante todo el año organiza y gestiona eventos deportivos: carreras urbanas, pruebas de triatlón, regatas y eventos con participación de los vecinos. Cada uno necesita una imagen distinta. Una carrera requiere señalizar el recorrido, la salida y la meta. Un triatlón tiene varias zonas de transición, y las regatas tienen que verse desde la orilla y desde el agua. A ello se suman los carteles y folletos, que deben llegar a la ciudad con antelación.

Una entidad pública compra impresión mediante licitaciones y pedidos sucesivos. El proveedor no recibe, por tanto, un gran proyecto único. Durante toda la vigencia del contrato tiene que atender pedidos sucesivos, a menudo pequeños y urgentes, con distintas técnicas y a partir de un alcance descrito de antemano. El reto consiste en que estos pedidos son regulares y, al mismo tiempo, difíciles de prever.

02 Nuestro papel y la solución

Según nuestro equipo directivo, desde hace más de 10 años ganamos las licitaciones para dar servicio al Gdyńskie Centrum Sportu. En ese tiempo hemos producido materiales para eventos organizados o gestionados por esta entidad.

Lo que hicimos:
- carteles, folletos y otros impresos informativos en offset y digital, entre ellos folletos y dípticos,
- impresión de gran formato: banners, vinilos y paneles,
- mallas mesh para superficies de exposición mayores,
- banderas y banderolas tipo winder para las zonas de salida, meta y aficionados,
- elementos de señalización y exposición para eventos.

Dimos servicio a carreras, incluidas carreras celebradas bajo el nombre PKO. Sus materiales los imprimimos por encargo de la parte organizadora, no del banco. También produjimos la imagen de pruebas de triatlón, incluido IRONMAN, de regatas y de otros eventos urbanos.

Lo que no hicimos: no fuimos proveedores de todas las entidades del ayuntamiento de Gdynia ni de los patrocinadores principales de estos eventos. No organizamos los eventos.

Los dos mayores proyectos en Gdynia los describimos por separado: la imagen de la UEFA EURO U21 2017 en Gdynia y Volvo Gdynia Sailing Days.

03 Cómo trabajamos

En esta colaboración lo más importante es la sincronización. A veces, al mismo tiempo, preparamos carteles para un evento previsto con antelación e imprimimos banners y banderas para un evento que se celebra el fin de semana siguiente. Los pedidos de un mismo calendario los repartimos entre las máquinas de offset, digital y gran formato para que no se bloqueen entre sí.

En los pedidos sucesivos compensa la repetibilidad. Los formatos, materiales y acabados que funcionaron en una edición de una carrera quedan en la documentación de producción. En la siguiente edición cambiamos el gráfico, pero no tenemos que volver a definir la construcción del banner, el tipo de malla o la forma de fijar la bandera.

Gdynia está en el otro extremo del país respecto a nuestra planta de Wieluń. El canal de envío lo elegimos según el pedido: los lotes pequeños los enviamos por mensajería, y los conjuntos mayores para una fecha concreta, con transporte propio o dedicado.

04 Resultados

El resultado más importante es la continuidad de la colaboración. A lo largo de sucesivos procedimientos de licitación hemos mantenido el servicio a una entidad que cada año organiza muchos eventos deportivos distintos. Cada uno de ellos recibió su propio conjunto de soportes impresos, desde el cartel en la ciudad hasta el banner en la meta. Según nuestros datos, a lo largo de los años de colaboración hemos producido miles de metros cuadrados de impresión.

05 Qué nos diferenció

En una colaboración de muchos años con una entidad pública no cuenta un único proyecto vistoso. Cuenta que cada nuevo pedido dentro del contrato pase por la producción con el mismo cuidado que el primero. Tenemos en una misma planta impresión offset, digital y de gran formato, incluida la UV de hasta 3,2 m de ancho y la impresión sobre textil. Gracias a ello, todo el alcance descrito en el pliego lo realizamos en nuestras instalaciones y no lo repartimos entre varios subcontratistas. Desde 1991 trabajamos con un modelo en el que los pedidos, desde el cartel hasta la malla mesh, llegan a un mismo equipo.