Gdyńskie Centrum Sportu – der Kalender des städtischen Sports, übersetzt in Produktion

01 Ausgangslage und Herausforderung

Das Gdyńskie Centrum Sportu ist eine städtische Einrichtung, die das ganze Jahr über Sportveranstaltungen organisiert und betreut: Straßenläufe, Triathlonwettbewerbe, Regatten und Veranstaltungen mit Beteiligung der Einwohner. Jede davon braucht eine andere Ausstattung. Ein Lauf erfordert die Kennzeichnung von Strecke, Start und Ziel. Ein Triathlon hat mehrere Wechselzonen, und Regatten müssen vom Ufer und vom Wasser aus sichtbar sein. Hinzu kommen Plakate und Flyer, die rechtzeitig in der Stadt verteilt sein müssen.

Eine öffentliche Einrichtung kauft Druck über Ausschreibungen und Rahmenaufträge. Der Auftragnehmer erhält also kein einzelnes großes Projekt. Er muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufeinanderfolgende, oft kleine und dringende Aufträge in verschiedenen Techniken und auf Basis eines vorab beschriebenen Leistungsumfangs umsetzen. Die Herausforderung: Solche Aufträge kommen regelmäßig und sind dennoch schwer vorherzusehen.

02 Unsere Rolle und Lösung

Nach Angaben unserer Geschäftsleitung gewinnen wir seit über 10 Jahren Ausschreibungen für die Betreuung des Gdyńskie Centrum Sportu. In dieser Zeit haben wir Materialien für Veranstaltungen produziert, die diese Einrichtung organisiert oder betreut hat.

Was wir umgesetzt haben:
- Plakate, Flyer und andere Informationsdrucke im Offset- und Digitaldruck, darunter Flyer und Faltfolder,
- Großformatdruck: Banner, Folien und Tafeln,
- Mesh-Planen für größere Werbeflächen,
- Fahnen und Beachflags für Start-, Ziel- und Fanbereiche,
- Elemente der Beschilderung und Präsentation für Veranstaltungen.

Wir haben Läufe betreut, darunter Läufe unter dem Namen PKO. Die Materialien dafür haben wir im Auftrag der organisierenden Seite gedruckt, nicht der Bank. Außerdem haben wir die Ausstattung von Triathlonwettbewerben, darunter IRONMAN, von Regatten und anderen Stadtveranstaltungen produziert.

Was wir nicht übernommen haben: Wir waren weder Auftragnehmer aller städtischen Einrichtungen von Gdynia noch Lieferant der Titelsponsoren dieser Veranstaltungen. Die Veranstaltungen haben wir nicht organisiert.

Die zwei größten Projekte in Gdynia beschreiben wir separat: die Ausstattung der UEFA EURO U21 2017 in Gdynia und die Volvo Gdynia Sailing Days.

03 Wie wir gearbeitet haben

In dieser Zusammenarbeit ist Synchronisation das Wichtigste. Es kommt vor, dass wir gleichzeitig Plakate für eine langfristig geplante Veranstaltung vorbereiten und Banner und Fahnen für ein Event am kommenden Wochenende drucken. Aufträge aus einem Kalender verteilen wir so auf Offset-, Digital- und Großformatmaschinen, dass sie sich nicht gegenseitig blockieren.

Bei Rahmenaufträgen zahlt sich Wiederholbarkeit aus. Formate, Materialien und Veredelungen, die sich bei einer Ausgabe eines Laufs bewährt haben, bleiben in der Produktionsdokumentation. Bei der nächsten Ausgabe ändern wir die Grafik, müssen aber Konstruktion des Banners, Art der Mesh-Plane oder Befestigung der Fahne nicht neu festlegen.

Gdynia liegt am anderen Ende des Landes, von unserem Werk in Wieluń aus gesehen. Den Versandweg wählen wir passend zur Bestellung: Kleinere Partien versenden wir per Kurier, größere Sets für einen festen Termin mit eigenem oder dediziertem Transport.

04 Ergebnisse

Das wichtigste Ergebnis ist die Kontinuität der Zusammenarbeit. Über mehrere Vergabeverfahren hinweg haben wir die Betreuung einer Einrichtung gehalten, die jedes Jahr viele unterschiedliche Sportveranstaltungen organisiert. Jede dieser Veranstaltungen erhielt ihr eigenes Set gedruckter Werbeträger, vom Plakat in der Stadt bis zum Banner im Ziel. Nach unseren Angaben haben wir in den Jahren der Zusammenarbeit Tausende Quadratmeter Druck produziert.

05 Was uns ausgezeichnet hat

In einer langjährigen Zusammenarbeit mit einer öffentlichen Einrichtung zählt nicht ein einzelnes spektakuläres Projekt. Es zählt, dass der nächste Auftrag im Rahmen des Vertrags genauso sorgfältig durch die Produktion geht wie der erste. In einem Werk verfügen wir über Offset-, Digital- und Großformatdruck, darunter UV-Druck bis 3,2 m Breite und Textildruck. So setzen wir den gesamten Umfang der Leistungsbeschreibung selbst um und teilen ihn nicht auf mehrere Subunternehmer auf. Seit 1991 arbeiten wir in einem Modell, in dem Aufträge vom Plakat bis zur Mesh-Plane bei einem Team landen.