Gdyńskie Centrum Sportu: il calendario dello sport cittadino tradotto in produzione

01 Contesto e sfida

Il Gdyńskie Centrum Sportu è un ente comunale che durante tutto l'anno organizza e gestisce eventi sportivi: corse su strada, gare di triathlon, regate e manifestazioni aperte ai cittadini. Ognuno di essi richiede un allestimento diverso. Una corsa richiede la segnaletica del percorso, della partenza e dell'arrivo. Il triathlon ha più zone cambio, e le regate devono essere visibili dalla riva e dall'acqua. A ciò si aggiungono manifesti e volantini, che devono arrivare in città con anticipo.

Un ente pubblico acquista la stampa tramite gare d'appalto e forniture continuative. Il fornitore non riceve quindi un unico grande progetto. Per tutta la durata del contratto deve realizzare ordini successivi, spesso piccoli e urgenti, con tecniche diverse e sulla base di un oggetto dell'appalto definito in anticipo. La sfida è che questi ordini sono regolari e allo stesso tempo difficili da prevedere.

02 Il nostro ruolo e la soluzione

Secondo quanto riferito dalla nostra direzione, da oltre 10 anni vinciamo le gare d'appalto per il servizio al Gdyńskie Centrum Sportu. In questo periodo abbiamo prodotto materiali per gli eventi organizzati o gestiti da questo ente.

Che cosa abbiamo realizzato:
- manifesti, volantini e altri stampati informativi in offset e in digitale, tra cui volantini e pieghevoli,
- stampa grande formato: banner, pellicole e pannelli,
- reti mesh per le superfici espositive più grandi,
- bandiere e bandiere a vela per le zone di partenza, arrivo e per le fan zone,
- elementi di segnaletica ed esposizione per gli eventi.

Abbiamo seguito corse, tra cui quelle che si svolgono con il nome PKO. I relativi materiali li abbiamo stampati su incarico dell'organizzazione, non della banca. Abbiamo prodotto anche l'allestimento di gare di triathlon, tra cui IRONMAN, di regate e di altri eventi cittadini.

Che cosa non abbiamo realizzato: non siamo stati il fornitore di tutti gli enti del Comune di Gdynia né il fornitore degli sponsor principali di questi eventi. Non abbiamo organizzato gli eventi.

Le due realizzazioni più grandi a Gdynia le descriviamo a parte: l'allestimento di UEFA EURO U21 2017 a Gdynia e Volvo Gdynia Sailing Days.

03 Come abbiamo lavorato

In questa collaborazione la cosa più importante è la sincronizzazione. Capita di preparare nello stesso momento i manifesti per un evento programmato con anticipo e di stampare banner e bandiere per una manifestazione che si tiene il fine settimana successivo. Gli ordini di un unico calendario li distribuiamo tra macchine offset, digitali e grande formato in modo che non si blocchino a vicenda.

Con le forniture continuative conviene la ripetibilità. Formati, materiali e finiture che hanno funzionato in un'edizione della corsa restano nella documentazione di produzione. All'edizione successiva cambiamo la grafica, ma non dobbiamo ridefinire da capo la struttura del banner, il tipo di rete o il sistema di fissaggio della bandiera.

Gdynia si trova all'altro capo del Paese rispetto al nostro stabilimento di Wieluń. Il canale di spedizione lo scegliamo in base all'ordine: i lotti più piccoli li spediamo con corriere, i kit più grandi per una data precisa con mezzi propri o con trasporto dedicato.

04 Risultati

Il risultato più importante è la continuità della collaborazione. Attraverso le successive procedure di gara abbiamo mantenuto il servizio per un ente che ogni anno organizza molti eventi sportivi diversi. Ognuno di questi eventi ha ricevuto il proprio insieme di supporti stampati, dal manifesto in città al banner sull'arrivo. Secondo quanto riferito, negli anni di collaborazione abbiamo prodotto migliaia di metri quadrati di stampa.

05 Che cosa ci ha distinto

In una collaborazione pluriennale con un ente pubblico non conta il singolo progetto spettacolare. Conta che ogni nuovo ordine nell'ambito del contratto passi attraverso la produzione con la stessa cura del primo. Abbiamo in un unico stabilimento stampa offset, digitale e grande formato, compresa la stampa UV fino a 3,2 m di larghezza e la stampa su tessuto. Grazie a questo realizziamo internamente l'intero oggetto dell'appalto, senza dividerlo tra più subfornitori. Dal 1991 lavoriamo con un modello in cui gli ordini, dal manifesto alla rete mesh, arrivano a un unico team.