Volvo Gdynia Sailing Days – über ein Dutzend Formate, eine Druckerei, ein Regattatermin

01 Ausgangslage und Herausforderung

Eine Regatta ist eine Veranstaltung, die sich auf Wasser und Land verteilt. Auf dem Wasser sind Boote, die so gekennzeichnet werden müssen, dass die Grafik Wind, Wasser und den Kontakt mit dem Rigg übersteht. An Land entsteht ein Regattadorf mit Podesten, Gästebereichen und einem Ort für Zeremonien. In der Stadt erscheinen Plakate und Citylights, und die Gäste erhalten Einladungen und Armbänder.

Bei den Volvo Gdynia Sailing Days liefen all diese Anforderungen in einer Vorbereitungsphase bei uns zusammen. Die Aufträge kamen parallel, oft von verschiedenen Personen auf Seiten der Organisation. Nach Angaben der Geschäftsleitung standen die Aufträge im Zusammenhang mit dem Polnischen Seglerverband und der Stadt Gdynia. Jede Position hatte andere Materialanforderungen, der Termin war einer: der Starttag der Regatta. Hinzu kam die Logistik ans Meer, also die Lieferung von Wieluń ans andere Ende Polens, an einen Ort, an dem die Veranstaltung direkt am Kai stattfindet.

02 Unsere Rolle und Lösung

Unsere Aufgabe war die Produktion der gedruckten Ausstattung der Veranstaltung. Statt mehrerer Lieferanten, von denen jeder eine Art von Träger herstellt, hatte der Veranstalter einen Partner für das gesamte Set.

Was wir umgesetzt haben:
- Branding des Regattadorfs und der Regattazone: Banner, Wände und Werbeträger für Sponsoren- und Gästebereiche,
- Mesh-Planen für größere Flächen, wo der Seewind ein geschlossenes Banner ausschließt,
- Materialien für Podeste,
- Bootsaufkleber aus selbstklebenden Folien wie unserer Cast-Folie für Fahrzeuge,
- Citylights und Informationsplakate,
- Armbänder für Teilnehmer und Gäste,
- Druck von Einladungen,
- weitere gedruckte Werbeträger für die Veranstaltung.

Was wir nicht übernommen haben: Wir waren weder Veranstalter der Regatta noch Lieferant des Titelsponsors.

03 Wie wir gearbeitet haben

Der Schlüssel war, eine Veranstaltung in mehrere parallele Produktionsstränge aufzuteilen. Bootsfolien erfordern ein anderes Material, ein anderes Laminat und einen anderen Zuschnitt als ein Zaunbanner. Eine Mesh-Plane läuft auf einer anderen Maschine als eine Einladung, und Armbänder haben wiederum einen eigenen Veredelungsprozess. Jeden Strang haben wir separat geplant, alle aber vom selben Starttag rückwärts gerechnet.

Bei der Materialwahl haben wir an die Bedingungen am Wasser gedacht. Auf windexponierten Flächen setzten wir Mesh statt geschlossener Banner ein. Auf den Booten war eine selbstklebende Folie nötig, die bei Wasserkontakt am Rumpf hält. Nicht jedes Element musste in derselben Technologie gefertigt werden, und wir haben auch nicht versucht, das gewaltsam zu vereinheitlichen.

Die fertigen Träger haben wir nach Zonen und Verwendungszweck zu Sets zusammengestellt, damit sie sich vor Ort schnell verteilen ließen. Den Lieferweg nach Gdynia wählten wir nach Größe und Termin der Bestellung: Kurier, dedizierter oder eigener Transport.

04 Ergebnisse

Das operative Ergebnis war einfach zu überprüfen: die komplette gedruckte Ausstattung für jede betreute Regatta-Ausgabe, von der Bootskennzeichnung bis zu den Einladungen, gefertigt von einem Werk. Der Veranstalter musste weder mehrere Druckereien koordinieren noch darauf achten, ob Plakate und Bootsfolien gleichzeitig ankommen. Nach Angaben der Geschäftsleitung dauerte die Zusammenarbeit 2–3 Jahre, was weitere Aufträge für die folgenden Ausgaben bedeutet. Auflagen und Quadratmeter nennen wir nicht, da sie in der Dokumentation nicht bestätigt sind.

05 Was uns ausgezeichnet hat

Bei diesem Projekt zählte die Vielfalt der Technologien an einem Ort. Im Werk in Wieluń verfügen wir über Großformatdruck, darunter UV-Druck bis 3,2 m Breite, Textildruck, Folienschnitt und Kleinformatdruck. So entstanden das Banner für den Kai, die Folie für den Rumpf und die Einladung für den Gast in einem Zeitplan und nicht in drei verschiedenen Firmen. Dasselbe Team achtete auf einheitliche Farben auf Trägern aus unterschiedlichen Materialien — wichtig bei einer Veranstaltung mit einem Erscheinungsbild.

Die Volvo Gdynia Sailing Days sind eines der zwei großen Projekte in Gdynia, die wir separat beschreiben. Die breitere, langjährige Betreuung städtischer Sportveranstaltungen zeigen wir in der Fallstudie Gdyńskie Centrum Sportu.