Volvo Gdynia Sailing Days – kilkanaście formatów, jedna drukarnia, jeden termin regat

01 Kontekst i wyzwanie

Regaty to impreza rozłożona między wodę i ląd. Na wodzie są łodzie, które trzeba oznakować tak, żeby grafika przetrwała wiatr, wodę i kontakt z osprzętem. Na lądzie powstaje miasteczko regatowe z podestami, strefami dla gości i miejscem na ceremonie. W mieście pojawiają się plakaty i citylighty, a goście dostają zaproszenia i opaski.

Przy Volvo Gdynia Sailing Days wszystkie te potrzeby spływały do nas w jednym okresie przygotowań. Zlecenia przychodziły równolegle, często od różnych osób po stronie organizacyjnej. Według relacji kierownictwa zlecenia były powiązane z Polskim Związkiem Żeglarskim i Miastem Gdynia. Każda pozycja miała inne wymagania materiałowe, a termin był jeden: dzień rozpoczęcia regat. Do tego dochodziła logistyka nadmorska, czyli dostawa z Wielunia na drugi koniec Polski, do miejsca, gdzie wydarzenie dzieje się przy nabrzeżu.

02 Nasza rola i rozwiązanie

Naszym zadaniem była produkcja drukowanej oprawy wydarzenia. Zamiast kilku dostawców, z których każdy robi jeden rodzaj nośnika, organizator miał jedno zaplecze dla całego zestawu.

Co wykonaliśmy:
- branding miasteczka i strefy regatowej: banery, ścianki i nośniki dla stref sponsorskich i stref dla gości,
- siatki mesh na większe powierzchnie, gdzie wiatr od morza wyklucza pełny baner,
- materiały na podesty,
- naklejki na łodzie z samoprzylepnych folii, takich jak nasze folie wylewane do oklejania pojazdów,
- citylighty i plakaty informacyjne,
- opaski dla uczestników i gości,
- druk zaproszeń,
- pozostałe nośniki drukowane na potrzeby wydarzenia.

Czego nie wykonywaliśmy: nie byliśmy organizatorem regat ani dostawcą sponsora tytularnego.

03 Jak pracowaliśmy

Kluczem było rozdzielenie jednego wydarzenia na kilka równoległych ścieżek produkcji. Folie na łodzie wymagają innego materiału, laminatu i docinania niż baner na ogrodzenie. Siatka mesh idzie na inną maszynę niż zaproszenie, a opaski mają jeszcze inny proces wykończenia. Każdą ścieżkę planowaliśmy osobno, ale wszystkie liczyliśmy wstecz od tego samego dnia startu.

Przy wyborze materiałów myśleliśmy o warunkach nad wodą. Na powierzchniach narażonych na wiatr stosowaliśmy siatkę zamiast pełnego banera. Na łodziach potrzebna była folia samoprzylepna, która trzyma się kadłuba w kontakcie z wodą. Nie każdy element musiał być wykonany tą samą technologią i nie próbowaliśmy tego ujednolicać na siłę.

Gotowe nośniki kompletowaliśmy w zestawy według stref i przeznaczenia, tak żeby na miejscu dało się je szybko rozdzielić. Kanał dostawy do Gdyni dobieraliśmy do wielkości i terminu zamówienia: kurier, transport dedykowany albo własny.

04 Efekty

Efekt operacyjny był prosty do sprawdzenia: komplet drukowanej oprawy na każdą obsługiwaną edycję regat, od oznakowania łodzi po zaproszenia, przygotowany przez jeden zakład. Organizator nie musiał koordynować kilku drukarni ani pilnować, czy plakaty i folie na łodzie dotrą w tym samym czasie. Według relacji kierownictwa współpraca trwała 2–3 lata, co oznacza kolejne zamówienia na następne edycje. Nie podajemy nakładów ani metrażu, bo nie mamy ich potwierdzonych w dokumentacji.

05 Co nas wyróżniło

W tej realizacji liczyła się różnorodność technologii w jednym miejscu. W zakładzie w Wieluniu mamy druk wielkoformatowy, w tym UV do 3,2 m szerokości, druk na tekstyliach, cięcie folii i druk małoformatowy. Dzięki temu baner na nabrzeże, folia na kadłub i zaproszenie dla gościa powstawały w jednym harmonogramie, a nie w trzech różnych firmach. Ta sama ekipa pilnowała spójności kolorów na nośnikach z różnych materiałów, co przy imprezie z jedną identyfikacją ma znaczenie.

Volvo Gdynia Sailing Days to jedna z dwóch dużych gdyńskich realizacji opisanych osobno. Szerszą, wieloletnią obsługę miejskich imprez sportowych pokazujemy w case study Gdyńskie Centrum Sportu.