Volvo Gdynia Sailing Days: más de una docena de formatos, una imprenta y una sola fecha de regatas

01 Contexto y reto

Unas regatas son un evento repartido entre el agua y la tierra. En el agua están las embarcaciones, que hay que señalizar de forma que el gráfico resista el viento, el agua y el roce con los aparejos. En tierra se monta la villa de regatas, con tarimas, zonas para invitados y un espacio para las ceremonias. En la ciudad aparecen carteles y citylights, y los invitados reciben invitaciones y pulseras.

En Volvo Gdynia Sailing Days todas estas necesidades nos llegaban en un mismo periodo de preparativos. Los pedidos llegaban en paralelo, a menudo de distintas personas de la parte organizadora. Según nuestro equipo directivo, los pedidos estaban vinculados a la Federación Polaca de Vela (Polski Związek Żeglarski) y al Ayuntamiento de Gdynia. Cada partida tenía requisitos de material distintos, y la fecha era una sola: el día de inicio de las regatas. A ello se sumaba la logística costera, es decir, la entrega desde Wieluń al otro extremo de Polonia, a un lugar donde el evento se desarrolla junto al muelle.

02 Nuestro papel y la solución

Nuestra tarea era producir la imagen impresa del evento. En lugar de varios proveedores, cada uno con un tipo de soporte, el organizador contaba con un único centro para todo el conjunto.

Lo que hicimos:
- branding de la villa y de la zona de regatas: banners, photocalls y soportes para zonas de patrocinadores y de invitados,
- mallas mesh para superficies mayores, donde el viento del mar descarta un banner opaco,
- materiales para tarimas,
- vinilos para embarcaciones a partir de láminas autoadhesivas, como nuestros vinilos fundidos para rotulación de vehículos,
- citylights y carteles informativos,
- pulseras para participantes e invitados,
- impresión de invitaciones,
- otros soportes impresos para el evento.

Lo que no hicimos: no fuimos organizadores de las regatas ni proveedores del patrocinador principal.

03 Cómo trabajamos

La clave fue dividir un mismo evento en varias líneas de producción paralelas. Los vinilos para embarcaciones requieren otro material, otro laminado y otro corte que un banner para una valla. La malla mesh va a otra máquina que la invitación, y las pulseras tienen otro proceso de acabado. Planificamos cada línea por separado, pero todas las calculamos hacia atrás desde el mismo día de salida.

Al elegir los materiales pensamos en las condiciones junto al agua. En las superficies expuestas al viento utilizamos malla en lugar de banner opaco. En las embarcaciones hacía falta un vinilo autoadhesivo que se mantuviera en el casco en contacto con el agua. No todos los elementos tenían que hacerse con la misma tecnología, y no intentamos uniformarlos a la fuerza.

Los soportes terminados los agrupábamos en lotes por zonas y usos, para que en el lugar pudieran repartirse rápidamente. El canal de entrega a Gdynia lo elegíamos según el tamaño y el plazo del pedido: mensajería, transporte dedicado o propio.

04 Resultados

El resultado operativo era fácil de comprobar: la imagen impresa completa para cada edición de las regatas que atendimos, desde la señalización de las embarcaciones hasta las invitaciones, preparada por una sola planta. El organizador no tuvo que coordinar varias imprentas ni vigilar si los carteles y los vinilos para las embarcaciones llegaban al mismo tiempo. Según nuestro equipo directivo, la colaboración duró 2 o 3 años, lo que supuso nuevos pedidos para las ediciones siguientes. No facilitamos tiradas ni metros cuadrados, porque no los tenemos confirmados en la documentación.

05 Qué nos diferenció

En este proyecto contó la variedad de tecnologías en un mismo lugar. En la planta de Wieluń tenemos impresión de gran formato, incluida la UV de hasta 3,2 m de ancho, impresión sobre textil, corte de vinilo e impresión de pequeño formato. Gracias a ello, el banner para el muelle, el vinilo para el casco y la invitación para el invitado se producían en un mismo calendario, y no en tres empresas distintas. El mismo equipo vigilaba la coherencia de los colores en soportes de materiales distintos, algo que importa en un evento con una sola identidad.

Volvo Gdynia Sailing Days es uno de los dos grandes proyectos en Gdynia descritos por separado. El servicio más amplio y de muchos años a los eventos deportivos municipales lo mostramos en el caso de éxito del Gdyńskie Centrum Sportu.