Volvo Gdynia Sailing Days – een tiental formaten, één drukkerij, één regattadatum

01 Context en uitdaging

Een regatta is een evenement dat verdeeld is over water en land. Op het water liggen boten die zo beletterd moeten worden dat de graphic wind, water en contact met het tuig overleeft. Op het land verrijst een regattadorp met podia, zones voor gasten en een plek voor ceremonies. In de stad verschijnen posters en citylights, en gasten krijgen uitnodigingen en polsbandjes.

Bij Volvo Gdynia Sailing Days kwamen al die behoeften in één voorbereidingsperiode bij ons binnen. De opdrachten kwamen parallel, vaak van verschillende mensen aan de organiserende kant. Volgens ons management hielden de opdrachten verband met de Poolse Zeilbond en de gemeente Gdynia. Elke post had andere materiaaleisen, en er was één deadline: de startdag van de regatta. Daarbij kwam de logistiek aan zee, oftewel levering vanuit Wieluń naar de andere kant van Polen, naar een plek waar het evenement aan de kade plaatsvindt.

02 Onze rol en oplossing

Onze taak was de productie van de gedrukte aankleding van het evenement. In plaats van meerdere leveranciers die elk één soort drager maken, had de organisator één partner voor de hele set.

Wat wij hebben gedaan:
- branding van het dorp en de regattazone: banners, wanden en dragers voor sponsorzones en gastenzones,
- mesh-doek voor grotere oppervlakken, waar de zeewind een dichte banner uitsluit,
- materiaal voor podia,
- stickers voor boten van zelfklevende folie, zoals onze gegoten folie voor carwrapping,
- citylights en informatieposters,
- polsbandjes voor deelnemers en gasten,
- druk van uitnodigingen,
- overige gedrukte dragers voor het evenement.

Wat wij niet hebben gedaan: wij waren niet de organisator van de regatta en ook geen leverancier van de titelsponsor.

03 Hoe wij hebben gewerkt

De sleutel was het opsplitsen van één evenement in meerdere parallelle productielijnen. Folie voor boten vraagt een ander materiaal, laminaat en snijwerk dan een banner voor een hek. Mesh-doek gaat op een andere machine dan een uitnodiging, en polsbandjes hebben weer een ander afwerkingsproces. Elke lijn planden we apart, maar we rekenden ze allemaal terug vanaf dezelfde startdag.

Bij de materiaalkeuze dachten we aan de omstandigheden aan het water. Op oppervlakken die aan wind zijn blootgesteld, gebruikten we mesh in plaats van een dichte banner. Op de boten was zelfklevende folie nodig die op de romp blijft zitten bij contact met water. Niet elk onderdeel hoefde met dezelfde techniek te worden gemaakt, en we probeerden dat ook niet geforceerd gelijk te trekken.

Kant-en-klare dragers stelden we samen tot sets per zone en bestemming, zodat ze ter plaatse snel konden worden verdeeld. Het leveringskanaal naar Gdynia kozen we op basis van omvang en deadline van de bestelling: koerier, dedicated of eigen transport.

04 Resultaten

Het operationele resultaat was eenvoudig te controleren: de complete gedrukte aankleding voor elke verzorgde editie van de regatta, van bootbelettering tot uitnodigingen, gemaakt door één bedrijf. De organisator hoefde geen meerdere drukkerijen te coördineren of te bewaken of posters en bootfolie tegelijk zouden aankomen. Volgens ons management duurde de samenwerking 2–3 jaar, wat betekent dat er bestellingen voor volgende edities kwamen. We noemen geen oplagen of vierkante meters, omdat die niet in de documentatie zijn bevestigd.

05 Wat ons onderscheidde

Bij dit project telde de verscheidenheid aan technieken op één plek. In het bedrijf in Wieluń hebben we grootformaat print, waaronder UV tot 3,2 m breed, textieldruk, foliesnijden en kleinformaat drukwerk. Daardoor ontstonden de banner voor de kade, de folie voor de romp en de uitnodiging voor de gast in één planning, en niet bij drie verschillende bedrijven. Hetzelfde team bewaakte de kleurconsistentie op dragers van verschillende materialen, wat bij een evenement met één huisstijl ertoe doet.

Volvo Gdynia Sailing Days is een van de twee grote projecten in Gdynia die we apart beschrijven. De bredere, meerjarige verzorging van stedelijke sportevenementen laten we zien in de case Gdyńskie Centrum Sportu.