Briefpapier: wat erop moet en hoe u het laat drukken

Welke gegevens op briefpapier horen

De checklist die we bij het ontwerp meestal met een klant doorlopen:

• Logo: als vector, in de kleurenversie. Hebt u alleen een bestand van uw website, dan helpt vectoriseren.
• Volledige bedrijfsnaam: zoals ingeschreven, niet alleen de handelsnaam.
• Adres van de vestiging, plus een correspondentieadres als dat afwijkt.
• Telefoon, e-mail, website.
• Btw-nummer en andere fiscale of bedrijfsnummers die u gebruikt.
• Registratiegegevens van het bedrijf: meer daarover hieronder.
• Bankrekeningnummer: optioneel, vaak handig bij betalingsherinneringen.
• Ruimte voor de inhoud: duidelijk afgebakend, met marges die passen bij het sjabloon in uw tekstverwerker.

Prop niet alles in de kop. Een opmaak die goed werkt: logo en naam bovenaan, registratie- en contactgegevens in de voettekst in kleine maar leesbare letters (8–9 pt).

Wat de regels in grote lijnen zeggen

In de meeste Europese landen moeten bedrijven bepaalde gegevens vermelden op zakelijke brieven en bestelformulieren, op papier en elektronisch. In Nederland gaat het bijvoorbeeld om het KvK-nummer, in België om het ondernemingsnummer en de rechtsvorm, en in meerdere EU-landen staan ook de vestigingsplaats of het register vermeld. Voor bv's, nv's en andere rechtsvormen gelden vergelijkbare verplichtingen.

Voor eenmanszaken gelden andere eisen, maar de naam van de eigenaar, de handelsnaam, het adres en het btw-nummer worden meestal toch vermeld: klanten en leveranciers verwachten ze.

Zie dit niet als juridisch advies. Controleer de exacte gegevens die voor uw rechtsvorm en land vereist zijn in de geldende regels, of vraag het uw boekhouder of jurist. Wij ontwerpen en drukken het briefpapier met de gegevens die u ons geeft; vóór het drukken sturen we het bestand altijd ter goedkeuring, dus er is een moment voor een laatste controle.

Wat het drukken van briefpapier kost

Het verschil tussen 500 en 1.000 vellen is maar zo'n € 11, dus voor een bedrijf dat veel brieven verstuurt, loont duizend. Briefpapier bestelt u het best samen met visitekaartjes, enveloppen en presentatiemappen: al uw correspondentie past dan in kleur bij elkaar, en er is één keer verzendkosten. Een map A4 bedrukt 4/0 op gestreken karton van 350 g met mat laminaat kost ca. € 135 excl. btw voor 100.

Meer opties staan op de pagina briefpapier. Hebt u bedrukte enveloppen nodig, dan offreren we die op basis van een omschrijving; zie bedrukte enveloppen.

Wij drukken het, u print de brieven: zo werkt het goed

Meestal gaat het zo: wij drukken de kop, voettekst en grafische elementen, en het bedrijf print de brieftekst zelf op een kantoorprinter. Om dat soepel te laten lopen, letten we op een paar dingen.

1. Offsetpapier van 90 g. Het lijkt op kantoorpapier, neemt toner en inkt goed aan en loopt niet vast in de lade. Gestreken papier oogt mooier, maar geeft in veel kantoorprinters problemen.
2. Geen grote vlakken waar de tekst komt. Een gekleurde achtergrond onder de tekst maakt lezen moeilijker en kan in de printer afgeven. Houd grafische elementen in de kop, voettekst of marge.
3. Een sjabloon in de tekstverwerker. Maak een sjabloon met vaste marges, zodat de tekst nooit in de voettekst loopt. We kunnen u de exacte maten van de vlakken bij het ontwerp geven.
4. Een test in uw printer. Haal vóór het printen van duizend brieven een paar vellen door uw printer. Elke machine gedraagt zich net iets anders.
5. Een elektronische versie. Hetzelfde ontwerp is handig als achtergrond voor PDF-brieven die per mail gaan. Vraag erom bij het bestellen.

Afbeeldingen die tot de rand van het vel lopen, hebben 3 mm afloop nodig en worden na het drukken gesneden; dat leggen we uit in onze gids over afloop.

De fouten die we het vaakst corrigeren

• Verouderde gegevens. Een oud telefoonnummer of het adres van vóór de verhuizing. Briefpapier wordt voor lange tijd besteld, dus controleer de gegevens twee keer.
• Een te kleine voettekst. Registratiegegevens in 5–6 pt zijn na printen en scannen onleesbaar. Een veilig minimum is ongeveer 7–8 pt.
• Een logo met lage resolutie. Op het scherm ziet het er goed uit, maar op papier heeft het kartelige randen.
• Lichtgrijze tekst. Ziet er in het ontwerp mooi uit, maar verdwijnt als de brief wordt gekopieerd of gescand.
• Geen ruimte voor handtekening en stempel. Plan bij het maken van het briefsjabloon waar de tekst ophoudt.

Al deze dingen vangen we bij de bestandscontrole vóór het drukken op, maar het is makkelijker ze in de ontwerpfase te voorkomen.

Uw briefpapier ontwerpen

Briefpapier ontwerpt u het best samen met uw visitekaartje en map: dezelfde kleuren, dezelfde lettertypen, dezelfde plaats van het logo. Zo oogt een offerte die naar een klant gaat doordacht.

Start u een bedrijf en hebt u nog geen materiaal, kijk dan bij de gids reclame en drukwerk voor een nieuw bedrijf. Onze eigen studio in Wieluń doet het ontwerp, en ontwerpwerk rekenen we af tegen ca. € 35 excl. btw per uur. Voor eenvoudig briefpapier met een kant-en-klaar logo is het meestal snel klaar. Een logo vectoriseren, als u alleen een rasterbestand hebt, kost ca. € 26 excl. btw.