Briefpapier – welche Angaben gehören drauf und wie wird es gedruckt?

Welche Angaben gehören aufs Briefpapier?

Die Checkliste, die wir mit Kunden beim Entwurf meist durchgehen:

• Logo – als Vektor, in der Farbversion. Haben Sie nur eine Datei von der Website, hilft eine Vektorisierung.
• Vollständiger Firmenname – so wie im Register, nicht nur der Markenname.
• Adresse des Sitzes und ggf. eine abweichende Postanschrift.
• Telefon, E-Mail, Website.
• Steuernummer bzw. USt-IdNr. – nicht überall Pflicht auf dem Briefbogen, aber im Geschäftsverkehr üblich.
• Registerangaben der Gesellschaft – dazu unten mehr.
• Bankverbindung – optional, praktisch bei Zahlungserinnerungen.
• Platz für den Text – klar definiert, mit Rändern passend zur Vorlage im Textprogramm.

Packen Sie nicht alles in den Kopf. Bewährt hat sich: Logo und Name oben, Register- und Kontaktdaten in der Fußzeile in kleiner, aber lesbarer Schrift (8–9 pt).

Was das Recht verlangt – allgemein

Das Handels- und Gesellschaftsrecht verlangt von Gesellschaften, dass auf Geschäftsbriefen bestimmte Angaben stehen. Bei einer deutschen GmbH sind das u. a. Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie die Geschäftsführer; ähnliche Pflichten gelten für die AG und andere Rechtsformen. In Österreich verlangt das Unternehmensgesetzbuch u. a. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht, in der Schweiz gelten wiederum eigene Regeln.

Für Einzelunternehmen sind die Anforderungen anders, üblich sind aber trotzdem Name des Inhabers, Firmenname, Adresse und Steuerangaben – Kunden und Geschäftspartner erwarten das.

Verstehen Sie diese Übersicht nicht als Rechtsberatung. Den genauen Umfang für Ihre Rechtsform prüfen Sie in den aktuellen Vorschriften oder fragen Steuerberater oder Anwalt. Wir gestalten und drucken das Briefpapier mit den Daten, die wir von Ihnen bekommen – vor dem Druck schicken wir die Datei immer zur Freigabe, Sie haben also einen Moment für die letzte Prüfung.

Was der Druck von Briefpapier kostet

Der Unterschied zwischen 500 und 1000 Blatt beträgt nur ca. 11 € – für Unternehmen mit viel Korrespondenz lohnen sich also tausend. Briefpapier bestellt man sinnvollerweise zusammen mit Visitenkarten, Umschlägen und Präsentationsmappen – die Geschäftsausstattung ist dann farblich einheitlich, und es gibt nur eine Lieferung. Eine Mappe A4, bedruckt 4/0 auf Bilderdruck 350 g mit matter Folie, kostet ca. 135 € netto für 100 Stück.

Weitere Varianten stehen auf der Seite Briefpapier mit Druck. Bedruckte Umschläge kalkulieren wir nach Beschreibung – siehe Umschläge mit Druck.

Druck bei uns, Text im Büro – wie das zusammenpasst

Meist läuft es so: Wir drucken Kopf, Fußzeile und grafische Elemente, den Brieftext druckt das Unternehmen selbst im Bürodrucker. Damit das reibungslos funktioniert, achten wir auf einige Punkte.

1. Offsetpapier 90 g. Es ähnelt Büropapier, nimmt Toner und Tinte gut an und klemmt nicht im Einzug. Bilderdruck sieht schöner aus, macht aber vielen Bürodruckern Probleme.
2. Keine großen Flächen im Textbereich. Farbiger Hintergrund unter dem Text erschwert das Lesen und kann im Drucker abfärben. Grafische Elemente gehören in Kopf, Fuß oder Rand.
3. Vorlage im Textprogramm. Legen Sie für das Briefpapier eine Vorlage mit eingestellten Rändern an, damit der Text nie in die Fußzeile läuft. Beim Entwurf können wir die genauen Feldmaße nennen.
4. Test im eigenen Drucker. Bevor Sie tausend Briefe drucken, lassen Sie einige Blätter durch den Drucker laufen. Jedes Gerät verhält sich etwas anders.
5. Elektronische Version. Derselbe Entwurf dient als Hintergrund für PDF-Briefe per Mail. Fragen Sie bei der Bestellung danach.

Grafik bis zum Blattrand braucht 3 mm Beschnitt und Zuschnitt nach dem Druck – das beschreiben wir im Ratgeber Beschnittzugabe.

Fehler, die wir am häufigsten korrigieren

• Veraltete Daten. Alte Telefonnummer oder Adresse nach dem Umzug. Briefpapier bestellt man für lange Zeit, prüfen Sie die Daten also zweimal.
• Zu kleine Fußzeile. Registerangaben in 5–6 pt sind nach Druck und Scan unlesbar. Ein sicheres Minimum sind ca. 7–8 pt.
• Logo in niedriger Auflösung. Am Bildschirm sieht es gut aus, auf Papier hat es ausgefranste Kanten.
• Hellgrauer Text. Sieht im Entwurf schön aus, verschwindet aber beim Kopieren oder Scannen des Briefs.
• Kein Platz für Unterschrift und Stempel. Bei der Briefvorlage gleich vorsehen, wo der Text endet.

All das fangen wir bei der Datenprüfung vor dem Druck ab, einfacher ist es aber, es schon beim Entwurf zu vermeiden.

Gestaltung des Briefpapiers

Briefpapier gestaltet man am besten zusammen mit Visitenkarte und Mappe – gleiche Farben, gleiche Schriften, gleiche Logoposition. So wirkt ein Angebot an den Kunden durchdacht.

Wenn Sie gerade gründen und noch keine Materialien haben, lesen Sie den Ratgeber Werbung für ein neues Unternehmen. Den Entwurf erstellt unser eigenes Grafikstudio, Gestaltungsarbeit berechnen wir mit ca. 35 € netto pro Stunde. Bei einfachem Briefpapier mit fertigem Logo ist das meist schnell erledigt. Die Vektorisierung eines Logos, wenn Sie nur eine Rasterdatei haben, kostet ca. 26 € netto.