Hlavičkový papír: co má obsahovat a jak ho tisknout

Jaké údaje dát na hlavičkový papír

Kontrolní seznam, který s klientem obvykle procházíme při návrhu:

• Logo: ve vektorech, v barevné verzi. Pokud máte jen soubor z webu, pomůže vektorizace.
• Úplný název firmy: tak, jak je zapsaný, ne jen obchodní značka.
• Adresa sídla, případně i korespondenční adresa, pokud se liší.
• Telefon, e-mail, web.
• IČO a DIČ a další identifikátory, které používáte.
• Údaje o zápisu do rejstříku: více o nich níže.
• Číslo bankovního účtu: volitelně, často se hodí u upomínek.
• Místo pro obsah: jasně vymezené, s okraji odpovídajícími šabloně v textovém editoru.

Necpěte všechno do záhlaví. Osvědčené rozvržení: logo a název nahoře, identifikační a kontaktní údaje v zápatí malým, ale čitelným písmem (8–9 b.).

Co říkají předpisy, obecně

Právo většiny evropských zemí ukládá firmám uvádět na obchodních listinách, papírových i elektronických, určité údaje. V Česku jde například o firmu (název), sídlo a IČO a zapsaní podnikatelé uvádějí také údaj o zápisu do obchodního rejstříku včetně spisové značky. V jiných zemích se požadavky liší: někde se uvádí i rejstříkový soud, základní kapitál nebo jména jednatelů.

U podnikajících fyzických osob jsou požadavky jiné, jméno majitele, obchodní název, adresa a IČO se ale obvykle uvádějí tak jako tak: klienti i dodavatelé je očekávají.

Neberte to jako právní radu. Přesné údaje požadované pro Vaši právní formu a zemi si ověřte v platných předpisech nebo se zeptejte účetního či právníka. Hlavičkový papír navrhneme a vytiskneme s údaji, které nám dodáte; před tiskem vždy posíláme soubor ke schválení, takže je prostor na poslední kontrolu.

Kolik stojí tisk hlavičkového papíru

Rozdíl mezi 500 a 1000 archy je jen asi 11 €, takže pro firmu, která posílá hodně dopisů, se tisícovka vyplatí. Hlavičkové papíry se vyplatí objednat společně s vizitkami, obálkami a prezentačními deskami: celá korespondence pak barevně ladí a platíte jednu dopravu. Desky A4 s tiskem 4/0 na křídový karton 350 g s matnou laminací stojí cca 135 € bez DPH za 100 kusů.

Další varianty najdete na stránce hlavičkový papír. Pokud potřebujete potištěné obálky, naceníme je podle popisu; viz obálky s potiskem.

My tiskneme, Vy tisknete dopisy: aby to fungovalo

Obvykle to funguje tak, že my vytiskneme záhlaví, zápatí a grafické prvky a firma si samotný text dopisu tiskne na kancelářské tiskárně. Aby to šlo hladce, hlídáme několik věcí.

1. Nenatíraný ofset 90 g. Je blízký kancelářskému papíru, dobře přijímá toner i inkoust a nezasekává se v zásobníku. Křídový papír vypadá lépe, v mnoha kancelářských tiskárnách ale dělá potíže.
2. Žádné velké plochy barvy tam, kde je text. Barevné pozadí pod textem ztěžuje čtení a v tiskárně se může otírat. Grafické prvky držte v záhlaví, zápatí nebo na okraji.
3. Šablona textového editoru. Připravte šablonu s nastavenými okraji, aby text nikdy nevjel do zápatí. Přesné rozměry ploch Vám můžeme dát s návrhem.
4. Test ve Vaší tiskárně. Než vytisknete tisíc dopisů, nechte projít tiskárnou pár archů. Každý stroj se chová trochu jinak.
5. Elektronická verze. Stejný návrh se hodí jako pozadí dopisů v PDF posílaných e-mailem. Řekněte si o něj při objednávce.

Grafika sahající k okraji archu potřebuje spadávku 3 mm a ořez po tisku; vysvětlujeme to v článku o spadávce.

Chyby, které opravujeme nejčastěji

• Zastaralé údaje. Staré telefonní číslo nebo adresa před stěhováním. Hlavičkové papíry se objednávají na dlouho, takže údaje zkontrolujte dvakrát.
• Příliš malé zápatí. Identifikační údaje vysázené 5–6 body jsou po tisku a naskenování nečitelné. Bezpečné minimum je asi 7–8 bodů.
• Logo v nízkém rozlišení. Na obrazovce vypadá dobře, na papíře má zubaté okraje.
• Světle šedý text. V návrhu vypadá hezky, při kopírování nebo skenování dopisu ale zmizí.
• Chybí místo na podpis a razítko. Při tvorbě šablony dopisu naplánujte, kde text končí.

Všechno to zachytíme při kontrole souboru před tiskem, je ale snazší se tomu vyhnout už při návrhu.

Návrh hlavičkového papíru

Hlavičkový papír je nejlepší navrhnout společně s vizitkou a deskami: stejné barvy, stejná písma, stejné umístění loga. Nabídka poslaná klientovi pak působí promyšleně.

Pokud firmu zakládáte a ještě nemáte žádné materiály, podívejte se do článku reklama pro novou firmu. Návrh dělá naše vlastní studio ve Wieluni a práci na návrhu účtujeme cca 35 € bez DPH za hodinu. U jednoduchého hlavičkového papíru s hotovým logem jde obvykle o krátkou práci. Vektorizace loga, pokud máte jen rastrový soubor, stojí cca 26 € bez DPH.