Yrityksen kirjelomake: mitä siinä pitää olla ja miten se painetaan

Mitkä tiedot kirjelomakkeeseen laitetaan

Tarkistuslista, jonka käymme yleensä läpi asiakkaan kanssa suunnitteluvaiheessa:

• Logo: vektorina, värillisenä versiona. Jos käytössä on vain tiedosto verkkosivuilta, vektorointi auttaa.
• Yrityksen täydellinen nimi: kuten se on rekisteröity, ei pelkkä markkinointinimi.
• Kotipaikan osoite sekä postiosoite, jos se on eri.
• Puhelin, sähköposti, verkkosivu.
• Y-tunnus tai ALV-numero ja muut käyttämänne vero- tai yritystunnisteet.
• Kaupparekisteritiedot: lisää niistä alla.
• Pankkitilin numero: valinnainen, usein hyödyllinen maksumuistutuksissa.
• Tila sisällölle: selvästi rajattu, marginaalit tekstinkäsittelyohjelman pohjan mukaisina.

Kaikkea ei kannata ahtaa ylätunnisteeseen. Hyvin toimiva asettelu: logo ja nimi ylhäällä, rekisteri- ja yhteystiedot alatunnisteessa pienellä mutta luettavalla kirjasimella (8–9 pt).

Mitä säännöt sanovat yleisesti

Useimpien Euroopan maiden yhtiöoikeus edellyttää, että osakeyhtiöt näyttävät tietyt tiedot liikekirjeissä ja tilauslomakkeissa, paperilla ja sähköisesti. Tyypillisesti näitä ovat yrityksen rekisteröity nimi, rekisteri- tai yritystunnus ja kotipaikka; joissakin maissa myös hallituksen jäsenet, rekisterituomioistuin tai osakepääoma. Muilla yhtiömuodoilla on samankaltaisia velvoitteita.

Toiminimellä toimivien yrittäjien vaatimukset ovat erilaiset, mutta omistajan nimi, toiminimi, osoite ja Y-tunnus tai ALV-numero näytetään yleensä joka tapauksessa: asiakkaat ja toimittajat odottavat niitä.

Tätä ei pidä pitää oikeudellisena neuvontana. Tarkistakaa yhtiömuodollenne ja maallenne vaaditut tarkat tiedot voimassa olevasta laista tai kysykää kirjanpitäjältä tai lakimieheltä. Suunnittelemme ja painamme kirjelomakkeen antamillanne tiedoilla; ennen painoa lähetämme aina tiedoston hyväksyttäväksi, joten viimeiselle tarkistukselle jää hetki.

Mitä kirjelomakkeen painatus maksaa

500 ja 1 000 arkin ero on vain noin 11 €, joten paljon kirjeitä lähettävälle yritykselle tuhat kannattaa. Kirjelomakkeet kannattaa tilata yhdessä käyntikorttien, kirjekuorten ja tarjouskansioiden kanssa: silloin koko kirjeenvaihto on värisävyltään yhtenäinen ja toimitusmaksu on yksi. A4-kansio, 4/0 350 g:n päällystetylle kartongille mattalaminoinnilla, maksaa n. 135 € (alv 0 %) 100 kappaleelta.

Lisää vaihtoehtoja on sivulla yrityksen kirjelomake. Jos tarvitaan painettuja kirjekuoria, hinnoittelemme ne kuvauksen perusteella; ks. painetut kirjekuoret.

Me painamme lomakkeen, te tulostatte kirjeet: näin se toimii

Yleensä se menee näin: me painamme ylä- ja alatunnisteen ja graafiset elementit, ja yritys tulostaa itse kirjeen tekstin toimistotulostimella. Jotta tämä sujuu, kiinnitämme huomiota muutamaan asiaan.

1. 90 g:n offsetpaperi. Se on lähellä toimistopaperia, ottaa väriaineen ja musteen hyvin eikä juutu syöttölokeroon. Päällystetty paperi näyttää hienommalta, mutta aiheuttaa ongelmia monissa toimistotulostimissa.
2. Ei suuria tasaväripintoja tekstin kohdalla. Värillinen tausta tekstin alla vaikeuttaa lukemista ja voi tahrata tulostimessa. Graafiset elementit pidetään ylä- ja alatunnisteessa tai marginaalissa.
3. Tekstinkäsittelyohjelman pohja. Tehkää pohja, jossa marginaalit on kiinnitetty niin, ettei teksti koskaan valu alatunnisteeseen. Voimme antaa alueiden tarkat mitat suunnitelman kanssa.
4. Testi omassa tulostimessa. Ennen tuhannen kirjeen tulostamista ajakaa muutama arkki tulostimen läpi. Jokainen kone käyttäytyy hieman eri tavalla.
5. Sähköinen versio. Samasta suunnitelmasta on hyötyä sähköpostitse lähetettävien PDF-kirjeiden taustana. Pyytäkää sitä tilattaessa.

Arkin reunaan asti ulottuvat kuvat tarvitsevat 3 mm:n leikkuuvaran ja leikkauksen painon jälkeen; selitämme tämän oppaassamme leikkuuvara painotuotteissa.

Useimmin korjaamamme virheet

• Vanhentuneet tiedot. Vanha puhelinnumero tai muuttoa edeltävä osoite. Kirjelomakkeita tilataan pitkäksi aikaa, joten tiedot kannattaa tarkistaa kahdesti.
• Liian pieni alatunniste. 5–6 pt:n rekisteritiedot ovat tulostuksen ja skannauksen jälkeen lukukelvottomia. Turvallinen minimi on noin 7–8 pt.
• Matalaresoluutioinen logo. Näyttää näytöllä hyvältä, mutta paperilla reunat ovat sahalaitaiset.
• Vaaleanharmaa teksti. Näyttää suunnitelmassa hienolta, mutta katoaa, kun kirje kopioidaan tai skannataan.
• Ei tilaa allekirjoitukselle ja leimalle. Kirjepohjaa tehtäessä kannattaa suunnitella, mihin teksti päättyy.

Huomaamme nämä kaikki tiedostotarkistuksessa ennen painoa, mutta ne on helpompi välttää suunnitteluvaiheessa.

Kirjelomakkeen suunnittelu

Kirjelomake kannattaa suunnitella yhdessä käyntikortin ja kansion kanssa: samat värit, samat kirjasimet, sama logon paikka. Silloin asiakkaalle lähetetty tarjous näyttää harkitulta.

Jos yritys on vasta aloittamassa eikä materiaaleja vielä ole, katso opas mainokset ja painotuotteet uudelle yritykselle. Oma studiomme Wieluńissa tekee suunnittelun, ja suunnittelutyö laskutetaan n. 35 € tunnilta (alv 0 %). Yksinkertaisessa kirjelomakkeessa valmiilla logolla se on yleensä lyhyt työ. Logon vektorointi, jos käytössä on vain rasteritiedosto, maksaa n. 26 € (alv 0 %).