Céges levélpapír: mit tartalmazzon, és hogyan nyomtassa

Milyen adatok kerüljenek a levélpapírra

Az ellenőrzőlista, amelyet a tervezés során általában végigveszünk az ügyféllel:

• Logó: vektorosan, színes változatban. Ha csak a weboldaláról származó fájlja van, a vektorizálás segít.
• Teljes cégnév: ahogy be van jegyezve, nem csak a rövid név.
• A székhely címe, plusz a levelezési cím, ha eltér.
• Telefon, e-mail, weboldal.
• Adószám és az Ön által használt egyéb adó- vagy cégazonosítók.
• Cégnyilvántartási adatok: ezekről lent bővebben.
• Bankszámlaszám: nem kötelező, de fizetési felszólításoknál gyakran hasznos.
• Hely a tartalomnak: világosan meghatározva, a szövegszerkesztőben lévő sablonnak megfelelő margókkal.

Ne zsúfoljon mindent a fejlécbe. Jól működő elrendezés: logó és név felül, a nyilvántartási adatok és az elérhetőségek a láblécben, kicsi, de olvasható betűvel (8–9 pont).

Mit mondanak a szabályok, általánosságban

A legtöbb európai ország társasági joga előírja, hogy a gazdasági társaságok üzleti levelein és megrendelőlapjain – papíron és elektronikusan is – bizonyos adatok szerepeljenek. Magyarországon a cégek leveleiken jellemzően a cégnevet, a székhelyet és a cégjegyzékszámot tüntetik fel, más országokban például a nyilvántartó bíróság vagy a jegyzett tőke is szerepelhet. A különböző jogi formákra eltérő kötelezettségek vonatkozhatnak.

Az egyéni vállalkozókra más követelmények vonatkoznak, de a tulajdonos nevét, a vállalkozás nevét, a címet és az adószámot általában így is feltüntetik: az ügyfelek és a beszállítók ezt várják.

Ezt ne tekintse jogi tanácsadásnak. A jogi formájára és országára vonatkozó pontos kötelező adatokat a hatályos jogszabályokban ellenőrizze, vagy kérdezze meg a könyvelőjét vagy ügyvédjét. A levélpapírt az Ön által megadott adatokkal tervezzük és nyomtatjuk; nyomtatás előtt mindig jóváhagyásra küldjük a fájlt, így van egy pillanat a végső ellenőrzésre.

Mennyibe kerül a levélpapír nyomtatása

Az 500 és az 1000 lap közötti különbség csak kb. 11 €, így egy sok levelet küldő cégnek megéri az ezres tétel. A levélpapírt érdemes névjegykártyákkal, borítékokkal és ajánlati mappákkal együtt rendelni: így minden levelezése színben egyezik, és egy szállítási díjat fizet. Egy A4-es, 4/0 nyomtatású mappa 350 g-os műnyomó kartonon, matt laminálással, 100 darabban kb. nettó 135 €.

További változatok a céges levélpapír oldalon. Ha nyomtatott borítékra van szüksége, leírás alapján árazzuk; lásd: nyomtatott borítékok.

Mi nyomtatjuk, Ön nyomtatja a leveleket: így működik jól

Általában így működik: mi kinyomtatjuk a fejlécet, a láblécet és a grafikai elemeket, a cég pedig irodai nyomtatón nyomtatja rá magát a levélszöveget. Hogy ez gördülékeny legyen, néhány dologra figyelünk.

1. 90 g-os ofszetpapír. Közel áll az irodai papírhoz, jól fogadja a tonert és a tintát, és nem akad el a tálcában. A műnyomó szebben mutat, de sok irodai nyomtatóban gondot okoz.
2. Nincsenek nagy teli felületek ott, ahová a szöveg kerül. A szöveg alatti színes háttér nehezíti az olvasást, és a nyomtatóban nyomot hagyhat. A grafikai elemeket tartsa a fejlécben, a láblécben vagy a margón.
3. Szövegszerkesztő-sablon. Készítsen rögzített margójú sablont, hogy a szöveg soha ne fusson bele a láblécbe. A tervvel együtt megadhatjuk a területek pontos méreteit.
4. Próba az Ön nyomtatójában. Mielőtt ezer levelet nyomtat, futtasson át néhány lapot a nyomtatóján. Minden gép kicsit másképp viselkedik.
5. Elektronikus változat. Ugyanez a terv e-mailben küldött PDF-levelek háttereként is hasznos. Rendeléskor kérje el.

A lap széléig futó grafikához 3 mm kifutó és nyomtatás utáni vágás kell; ezt a nyomdai kifutóról szóló útmutatónkban magyarázzuk el.

A leggyakrabban javított hibák

• Elavult adatok. Egy régi telefonszám vagy a költözés előtti cím. A levélpapírt hosszú időre rendelik, ezért ellenőrizze kétszer az adatokat.
• Túl kicsi lábléc. Az 5–6 pontos nyilvántartási adatok nyomtatás és szkennelés után olvashatatlanok. A biztonságos minimum kb. 7–8 pont.
• Alacsony felbontású logó. A képernyőn jól néz ki, de papíron recés szélű.
• Világosszürke szöveg. A tervben szép, de a levél fénymásolásakor vagy szkennelésekor eltűnik.
• Nincs hely aláírásnak és bélyegzőnek. A levélsablon elkészítésekor tervezze meg, hol ér véget a szöveg.

Mindezeket a nyomtatás előtti fájlellenőrzés során kiszűrjük, de könnyebb már a tervezési szakaszban elkerülni őket.

A levélpapír tervezése

A levélpapírt a legjobb a névjegykártyával és a mappával együtt tervezni: ugyanazok a színek, ugyanazok a betűtípusok, ugyanaz a logóelhelyezés. Így az ügyfélnek küldött ajánlat átgondoltnak hat.

Ha vállalkozást indít, és még nincsenek anyagai, nézze meg a reklám és nyomtatványok új vállalkozásnak útmutatót. A tervezést wieluńi saját stúdiónk végzi, a tervezési munkát kb. nettó 35 €/óra áron számoljuk. Egy kész logóval rendelkező egyszerű levélpapírnál ez általában rövid munka. A logó vektorizálása, ha csak raszteres fájlja van, kb. nettó 26 €.