Rótulos e impresión gran formato
Acreditación, lanyard o pulsera: qué para cada caso
| Forma | Cuándo funciona | Qué vigilar |
|---|---|---|
| Acreditación con lanyard | congresos, galas, secretarías de prueba, zonas VIP, prensa | debe tener agujero o funda compatible con el enganche del lanyard |
| Pulsera | festivales, fan zones, eventos al aire libre, entradas de varios días | no caben ni el nombre ni la función |
| Solo lanyard impreso | personal y voluntarios, regalo en la bolsa | sin acreditación nadie sabe quién es quién |
| Dorsal | participantes | es otro producto, con otro material |
En la práctica, en eventos deportivos grandes se combinan estas formas: los participantes llevan dorsal, el personal y la prensa acreditaciones con lanyard, y el público de las zonas de pago, pulseras. A los dorsales les dedicamos un texto aparte: dorsales para carreras.
Qué poner en la acreditación
Una acreditación se lee a uno o dos metros, a menudo en movimiento. Demasiada información hace que no se vea la más importante. Lo que debe llevar:
- Nombre y apellido: grandes, el nombre aún más. En los eventos la gente se trata por el nombre.
- Función o categoría: ORGANIZACIÓN, PRENSA, ÁRBITRO, VOLUNTARIO, VIP. Corto, en mayúsculas, sobre una franja de color.
- Logotipo del evento y, si procede, del patrocinador principal.
- En el reverso: plano de la instalación, teléfono del coordinador, horario del día, contraseña del wifi o un código QR con el programa.
Un color de franja según la zona de acceso es el sistema de control más sencillo. La seguridad en el acceso a la zona VIP o a pista no lee nombres: mira el color. Defina los colores con antelación y no los cambie durante la preparación, porque es el camino más corto al caos en los accesos.
Imprimimos las acreditaciones a doble cara (4/4), en cartulina rígida, cortadas a medida. El formato de 90 × 50 mm es el estándar de tarjeta de visita, fácil de meter en una funda; si necesita uno mayor, por ejemplo A6, indíquelo en la consulta. Un formato mayor da más sitio para el plano en el reverso, pero es más incómodo para quien trabaja en movimiento: un voluntario del recorrido prefiere una acreditación pequeña que no le golpee en la tripa.
Personalización desde la lista de asistentes: cómo preparar los datos
Cada acreditación con un nombre distinto es impresión de datos variables. Técnicamente no es difícil, pero exige una lista ordenada. La mayoría de correcciones vienen de los datos, no de la impresión.
- Una sola tabla en Excel o CSV: columnas separadas para nombre, apellidos, función, color/zona y, si procede, empresa.
- Sin abreviaturas ni notas en las celdas («Juan G., pendiente de confirmar»). Lo que hay en la celda acaba en la acreditación.
- Revise tildes y mayúsculas: «ÁLVARO» y «álvaro» en la misma lista quedan mal una al lado de la otra.
- Apellidos y empresas largos: díganos si abreviamos o reducimos la letra. Por defecto reducimos dentro de límites razonables.
- Prueba: antes de imprimir le enviamos una vista previa de varias acreditaciones, incluidas las de datos más largos.
Los datos variables se cobran por registro (aprox. 0,05 € + IVA por registro) y el precio base de 100 acreditaciones 4/4 es de aprox. 60 € + IVA. Detalles del producto: acreditaciones, lanyards y pulseras.
Lanyards y pulseras: algunas observaciones prácticas
Los lanyards impresos se hacen sobre todo de dos formas: en serigrafía (marca sencilla a 1–2 colores, más barata en cantidades grandes) o por sublimación (a todo color, fotos, degradados, impresión de borde a borde). Las diferencias las explicamos en la guía lanyards impresos: serigrafía o sublimación.
Qué conviene pensar antes de pedir:
- El color del lanyard como indicador de función: rojo para el personal, azul para la prensa. Funciona incluso cuando la acreditación se da la vuelta.
- El lanyard se queda después del evento: la gente lo usa luego para llaves o tarjetas de acceso. Es un buen sitio para el logotipo de un patrocinador.
- Las pulseras funcionan en eventos de varios días y donde importa la rapidez del control. Una pulsera en la muñeca se ve de lejos y es difícil pasársela a otra persona.
Lanyards, pulseras y bragas de cuello impresos se configuran y presupuestan al momento en nuestra web printstrap.com. Las acreditaciones y el resto del material del evento los hacemos en Wieluń y los enviamos juntos.
- 24 himpresión exprés (tintas UV sin secado)
- aprox. 3 díasplazo estándar
- hasta 14 díasproyectos grandes con montaje
Más el envío. Indíquenos su fecha y planificamos la producción.
Plazos y reserva
Los lanyards impresos, sobre todo a todo color, pasan por más fases de producción que las acreditaciones, así que pídalos primero, idealmente 3–4 semanas antes del evento. El plazo actual para cada configuración lo muestra el configurador. Las acreditaciones las imprimimos en unos 3 días laborables y, si hace falta, en 24 h.
Una reserva que funciona:
- 10 % de acreditaciones sin nombre de cada color de función, con un espacio para escribir el nombre con rotulador,
- algunos lanyards más que acreditaciones: siempre hay quien rompe uno o se lo olvida,
- la lista de cambios en un solo sitio: una persona de la organización recoge las correcciones y las envía en un único correo.
En grandes eventos deportivos y al aire libre las acreditaciones son solo una parte; el resto de la señalización de zonas lo explicamos en el texto señalización de eventos al aire libre.