Lahjasetit henkilöstölle ja asiakkaille – näin ne kootaan

Esimerkkisetit kolmella budjetilla

Yksittäisten tuotteiden hinnat ovat hinnastostamme ja koskevat määriä, joille ne on ilmoitettu – yleensä 100 kappaletta, kynät 500 kappaletta, kynä- ja avaimenperäsetti 50 kappaletta. Pienemmillä settimäärillä kappalehinta nousee, suuremmilla laskee. Tämä on keskustelun lähtökohta, ei suljettu lista: sovitamme sisällön budjettiinne ja vastaanottajiin.

Esimerkki kokonaissummasta: 40 settiä hintaan n. 10,30 € tekee n. 410 € (alv 0 %) tuotteista. Jos jokainen menee eri osoitteeseen, lisätään kokoaminen ja monen kohteen lähetys n. 2,80 € osoitteelta eli n. 112 €. Sitten pakkaus, joka valitaan erikseen. Vasta tuo kokonaissumma näyttää, mitä yhden henkilön lahja todella maksaa.

Henkilöstö ja asiakkaat – kaksi eri lahjaa

Henkilöstölle lahjan pitää sanoa "kiitos" ja olla hyödyllinen myös työn ulkopuolella. Termospullot, matkamukit, kassit, hillityllä logolla varustetut hupparit ja brändätyissä pakkauksissa olevat makeiset toimivat hyvin. Logo voi näkyä, mutta se ei saa hallita – harva haluaa käyttää viikonloppuna hupparia, jossa on valtava työnantajan painatus.

Asiakkaille lahja jatkaa liikesuhdetta. Vähemmän mutta parempia asioita toimii tässä parhaiten: kaiverrettu termospullo, varavirtalähde, muistikirja kalenterilla ja asiakkuuspäällikön allekirjoittama tervehdyskortti. Yrityskalenteri setissä pitää brändin näkyvissä koko vuoden; ks. oppaamme yrityskalenterit.

Sääntö molemmille ryhmille: yksi hyvä tuote on parempi kuin viisi halpaa, jotka menevät suoraan laatikkoon. Käsittelemme tätä tarkemmin oppaassamme mainostuotteet ja liikelahjat – näin valitaan budjetin mukaan.

Personointi – nimi pelkän logon sijaan

Vastaanottajan nimellä varustettu lahja toimii aivan eri tavalla kuin pelkällä logolla varustettu. Nimellä varustettu muki pysyy pöydällä vuosia; sama muki pelkällä logolla päätyy usein kaappiin muiden joukkoon.

Yksinkertaisin personointi on laserkaiverrus metalliin, puuhun ja joihinkin muoveihin. 100 kappaleen tai suuremmassa sarjassa jokaisen kappaleen merkintä eri tekstillä maksaa n. 0,25 € kappale (alv 0 %). Keraamisiin mukeihin ja tekstiileihin personoimme painatuksella – sublimaatiolla jokaisessa kappaleessa voi olla eri nimi tai valokuva.

Personointia varten tarvitsemme listan taulukkona: etu- ja sukunimi (täsmälleen niin kuin niiden pitää lahjassa näkyä) ja tarvittaessa osasto tai rooli. Tarkistamme kirjoitusasun ennen tuotantoa, mutta tiedoista vastaa lista – sen kannattaa antaa henkilöstöhallinnon jonkun tarkistettavaksi.

Pakkaus ja lähetys moneen osoitteeseen

Pakkaus tekee puolet vaikutelmasta. Samat tuotteet irrallaan laatikossa tai brändätyssä rasiassa pehmusteineen ja kortteineen ovat kaksi eri lahjaa. Vaihtoehdot:

• painettu rasia – 100 kappaleen erässä 155 × 110 × 50 mm:n taitekotelo maksaa n. 2,05 € kappale (alv 0 %); lisää oppaassamme logolaatikot pieninä määrinä,
• brändätty paperikassi – n. 1,85 € kappale 100 kappaleella (alv 0 %), hyvä luovutettavaksi henkilökohtaisesti,
• lähetyslaatikko painetulla teipillä – kun setti kulkee kuriirilla.

Yhä useammin settejä ei jaeta toimistolla vaan lähetetään työntekijöiden koteihin tai asiakkaiden toimipisteisiin. Hoidamme senkin: setin kokoaminen osoitetta kohden on n. 3,30 € ja kokoonpano monen kohteen lähetyksineen n. 2,80 € osoitteelta (alv 0 %). Tarvitsemme osoitelistan vastaanottajien puhelinnumeroineen – itse lähetyksen hinta vahvistetaan tarjouksessa. Lisätietoja sivulla pakkaus ja monen osoitteen toimitukset.

Näin lahjasetit tilataan – vaihe vaiheelta

1. Päättäkää vastaanottajien määrä ja budjetti henkilöä kohden pakkaus ja toimitus mukaan lukien.
2. Päättäkää, luovutetaanko setti henkilökohtaisesti vai postitetaanko se.
3. Kertokaa, keitä vastaanottajat ovat (toimistohenkilöstö, kenttätiimit, yritysasiakkaat) – se auttaa meitä valitsemaan tuotteet.
4. Lähettäkää logo vektorina ja personoinnissa nimilista.
5. Lähetämme 2–3 budjettiin sopivaa setti-ehdotusta merkinnän havainnekuvineen.
6. Hyväksynnän jälkeen valmistamme, kokoamme ja lähetämme.

Joulusetteihin keskustelu kannattaa aloittaa viimeistään lokakuussa. Tuotteiden saatavuus voi vuoden lopussa olla rajallinen, ja mitä myöhemmin, sitä vähemmän valinnanvaraa. Henkilöstölle ja liikekumppaneille annettavien lahjojen verokohtelusta kannattaa kysyä kirjanpitäjältä – se riippuu lahjan arvosta ja antotavasta.