Accordo quadro con la tipografia: quando conviene e cosa dovrebbe contenere

Quando gli ordini singoli non bastano più

Finché ordina uno striscione ogni sei mesi, ogni preventivo separato ha senso. La situazione cambia quando compaiono alcuni di questi segnali:

• gli stessi prodotti tornano nelle campagne successive (pellicole per vetrine, manifesti, roll-up, volantini),
• i materiali vanno a molti punti vendita, filiali o agenti,
• ogni ordine richiede l'approvazione dell'ufficio acquisti e questo dura più della produzione stessa,
• colore e finitura devono essere identici in ogni serie,
• capitano ristampe urgenti da fare da un giorno all'altro.

A quel punto l'accordo quadro mette ordine nella collaborazione: l'ufficio acquisti approva una volta le condizioni e il marketing ordina entro quei limiti. Non deve essere un documento voluminoso: a volte basta un accordo di poche pagine con un allegato prezzi.

Il listino quadro: prodotti, soglie, revisione dei prezzi

Il cuore dell'accordo è l'allegato prezzi. Conviene che comprenda:

• L'elenco dei prodotti con specifica: materiale, grammatura, finitura, per esempio 'banner spalmato 510 g, saldatura, occhielli ogni 50 cm'. Senza specifica il prezzo non significa nulla.
• Soglie di quantità: nella stampa grande formato il prezzo al m² cala con la quantità. Un esempio dal nostro listino al dettaglio: il banner spalmato da 510 g costa circa 13 € IVA esclusa al m² per 1–4 m² e circa 7 € IVA esclusa al m² da 100 m² in su.
• Servizi aggiuntivi: progetto, adattamento del file a un altro formato, imballaggio, allestimento dei kit per punto vendita, montaggio.
• La regola di revisione dei prezzi: materiali e trasporti aumentano. Meglio stabilire in anticipo come e quando il listino può cambiare (per esempio una volta l'anno, con preavviso) che rinegoziare a metà campagna.

I prezzi che pubblichiamo sul sito sono indicativi. Il listino per l'accordo quadro lo prepariamo sulla base del volume e dell'assortimento reali del cliente.

Tempi, express e disponibilità della capacità produttiva

Le clausole sui tempi devono corrispondere a come funziona davvero la produzione. Da noi lo standard è di circa 3 giorni lavorativi, la stampa express in 24 ore è possibile grazie agli inchiostri UV che non richiedono asciugatura, e i grandi progetti li pianifichiamo su circa 14 giorni più il trasporto.

Nell'accordo conviene definire:

1. Il tempo standard, calcolato dall'approvazione del file e non dall'invio della richiesta.
2. Le condizioni dell'express: il supplemento (da noi in media circa il 40%) e l'ora entro cui deve arrivare il file corretto.
3. Il calendario delle campagne: se conosce le date in anticipo, ce le comunichi. Riserviamo la capacità per una data precisa e così l'express serve più di rado.
4. Le fasce di consegna: quando i punti vendita possono ricevere la merce.

Altro sui tempi reali nella guida tempi di realizzazione ed express.

Standard di qualità, campioni di riferimento e reclami

Negli ordini ricorrenti la maggior parte delle contestazioni riguarda il colore e la ripetibilità. La soluzione è semplice: un campione di riferimento approvato per ogni prodotto chiave. Le serie successive si confrontano con quello, non con la memoria o con lo schermo. Ne parliamo più a fondo nell'articolo sul controllo del colore nella produzione in serie.

Nell'accordo conviene scrivere anche:

• come e entro quanto si presenta un reclamo (foto, descrizione, numero d'ordine),
• cosa è un difetto e cosa rientra nella tolleranza (per esempio scostamenti di misura ammessi),
• come si rimedia: ristampa, sostituzione, sconto,
• le garanzie sui prodotti, se previste (per esempio sui cassonetti luminosi diamo 24 mesi).

Le clausole legali (responsabilità, penali, legge applicabile) conviene sempre farle verificare al proprio legale. Noi suggeriamo come descrivere la parte produttiva perché sia realizzabile.

Stoccaggio, spedizioni e report

A questo si aggiunge il report: cosa è stato spedito, dove, quando e con quale numero di spedizione, e per il montaggio le foto dei lavori. Dettagli nelle guide stoccaggio e spedizione su richiesta e spedizione a molti negozi; dal lato prodotto, confezionamento e spedizione a più indirizzi.

Riservatezza, white label e NDA

Agenzie e aziende prima del lancio di un prodotto hanno spesso bisogno che i progetti non circolino prima della data della campagna. Con agenzie e clienti firmiamo accordi di riservatezza, se lo desiderano: come NDA separato o come clausola dell'accordo quadro.

Per le agenzie conta anche il white label: spedizione in imballo neutro senza il nostro logo, documenti e materiali da approvare senza i nostri marchi, e squadre di montaggio che lavorano per conto dell'agenzia. Lo spieghiamo nella guida white label in pubblicità e nella pagina per le agenzie pubblicitarie.

Definiamo condizioni quadro con aziende in Polonia e in altri Paesi europei: corrispondenza e documenti li gestiamo in 14 lingue, italiano compreso, e consegniamo i materiali con mezzi propri o con corriere. Le condizioni concrete le adattiamo sempre al volume; i prezzi in questo testo sono indicativi e li confermiamo dopo il contatto.