Kiedy zamówienia jednorazowe przestają wystarczać
Dopóki zamawiasz baner raz na pół roku, każda osobna wycena ma sens. Sytuacja zmienia się, gdy pojawia się kilka z tych sygnałów:
- te same produkty wracają w kolejnych kampaniach (folie na witryny, plakaty, roll-upy, ulotki),
- materiały trafiają do wielu placówek, oddziałów albo przedstawicieli,
- każde zamówienie wymaga akceptacji przez dział zakupów i trwa to dłużej niż sama produkcja,
- kolor i wykończenie muszą być identyczne w każdej serii,
- zdarzają się pilne dodruki, które trzeba robić z dnia na dzień.
Wtedy umowa ramowa porządkuje współpracę: dział zakupów raz zatwierdza warunki, a marketing zamawia w ich ramach. Nie musi to być gruby dokument — czasem wystarczy kilkustronicowe porozumienie z załącznikiem cenowym.
Cennik ramowy: produkty, progi, waloryzacja
Serce umowy to załącznik cenowy. Dobrze, żeby obejmował:
- Listę produktów ze specyfikacją — materiał, gramatura, wykończenie, np. „baner powlekany 510 g, zgrzew, oczka co 50 cm”. Bez specyfikacji cena nic nie znaczy.
- Progi ilościowe — w druku wielkoformatowym cena za m² spada z ilością. Przykład z naszego cennika detalicznego: baner powlekany 510 g kosztuje ok. 55 zł netto/m² przy 1–4 m² i ok. 26 zł netto/m² przy 100 m² i więcej.
- Usługi dodatkowe — projekt, adaptacja pliku na inny format, pakowanie, kompletacja na punkt, montaż.
- Zasadę waloryzacji — materiały i transport drożeją. Lepiej z góry ustalić, jak i kiedy cennik może się zmienić (np. raz w roku, z wyprzedzeniem), niż renegocjować w środku kampanii.
Nasze ceny publikowane na stronie są orientacyjne. Cennik do umowy ramowej przygotowujemy na podstawie realnego wolumenu i asortymentu klienta.
Terminy, ekspresy i dostępność mocy produkcyjnych
Zapisy o terminach powinny odpowiadać temu, jak naprawdę wygląda produkcja. U nas standard to ok. 3 dni robocze, druk ekspresowy 24 h jest możliwy dzięki tuszom UV, które nie wymagają schnięcia, a duże projekty planujemy na ok. 14 dni plus transport.
W umowie warto określić:
- Termin standardowy liczony od akceptacji pliku, a nie od wysłania zapytania.
- Warunki ekspresu — dopłata (u nas średnio ok. 40%) i godzina, do której musi trafić poprawny plik.
- Harmonogram kampanii — jeśli znasz daty kampanii z wyprzedzeniem, przekaż je. Rezerwujemy moce pod konkretny termin i wtedy ekspres jest potrzebny rzadziej.
- Okna dostaw — kiedy placówki mogą przyjąć towar.
Więcej o realnych terminach w poradniku terminy realizacji i ekspres.
- 01Brief
Opis, wymiary, zdjęcia miejsca i termin — wystarczy kilka zdań.
- 02Projekt i wycena
Graficy przygotowują projekt lub wizualizację, Ty dostajesz cenę.
- 03Akceptacja
Zatwierdzasz projekt, a przy kolorach firmowych — proof lub próbę.
- 04Produkcja
Własny park 35+ maszyn w Wieluniu: druk UV 3,2 m, CNC, laser, 3D, szwalnia.
- 05Montaż lub wysyłka
Własne ekipy i auta w Polsce i Europie, kurierzy, wysyłka na cały świat.
Standard jakości, próbki wzorcowe i reklamacje
Przy regularnych zamówieniach najwięcej sporów dotyczy koloru i powtarzalności. Rozwiązanie jest proste: zatwierdzona próbka wzorcowa dla każdego kluczowego produktu. Kolejne serie porównuje się z nią, a nie z pamięcią czy ekranem. Opisujemy to szerzej w tekście o kontroli koloru w produkcji seryjnej.
W umowie warto też zapisać:
- jak i w jakim czasie zgłasza się reklamację (zdjęcia, opis, numer zamówienia),
- co jest wadą, a co mieści się w tolerancji (np. dopuszczalne odchyłki wymiaru),
- jaki jest sposób naprawy — dodruk, wymiana, rabat,
- gwarancje produktowe, jeśli dotyczą (np. na kasetony świetlne dajemy 24 miesiące).
Zapisy prawne — odpowiedzialność, kary, prawo właściwe — zawsze warto skonsultować z własnym prawnikiem. My podpowiadamy, jak opisać stronę produkcyjną, żeby była wykonalna.
- 24 hekspres przy druku (tusze UV nie wymagają schnięcia)
- ok. 3 dnistandardowa realizacja
- do 14 dniduże i nietypowe projekty z montażem
Plus dostawa kurierem zwykle 1–2 dni. Podaj datę w briefie — ułożymy produkcję pod Twój termin.
Magazynowanie, wysyłki i raportowanie
| Usługa | Cena u nas | Kiedy się przydaje |
|---|---|---|
| Magazynowanie grafik klienta | ok. 110 zł / paleta / mies. | Kampanie rotacyjne, zapas na dodruki |
| Konfekcjonowanie zestawu na punkt | ok. 14 zł / punkt | Zestawy kampanijne dla sklepów |
| Kompletacja i wysyłka wielopunktowa | ok. 12 zł / punkt (plus koszt przesyłki) | Dystrybucja do placówek |
| Pakowanie na rolce lub w tubie | ok. 18 zł / szt. | Banery, plakaty bez zagnieceń |
| Pakowanie na palecie z folią stretch | ok. 78 zł / szt. | Płyty, duże nakłady |
W umowie warto też zapisać raport: co wysłano, gdzie, kiedy i z jakim numerem przesyłki, a przy montażu — zdjęcia z realizacji. Szczegóły w poradnikach magazynowanie i wysyłka na żądanie oraz wysyłka do wielu sklepów, a od strony produktu — pakowanie i wysyłka wieloadresowa.
Poufność, white label i NDA
Agencje i firmy przed premierą produktu często potrzebują, żeby projekty nie wyciekły przed datą kampanii. Z agencjami i klientami podpisujemy umowy o poufności, jeśli tego chcą — można to zrobić jako osobne NDA albo klauzulę w umowie ramowej.
Dla agencji ważny jest też white label: wysyłka w neutralnym opakowaniu bez naszego logo, dokumenty i materiały do akceptacji bez naszych oznaczeń, a ekipy montażowe pracują w imieniu agencji. Opisujemy to w poradniku white label w reklamie i na stronie dla agencji reklamowych.
Ramowe warunki ustalamy z firmami z Polski i z innych krajów Europy — korespondencję i dokumenty prowadzimy w 14 językach, a materiały dowozimy własnym transportem lub kurierem. Konkretne warunki zawsze dopasowujemy do wolumenu; ceny w tym tekście są orientacyjne i potwierdzamy je po kontakcie.