Aprobación del diseño para imprimir: qué revisar antes de dar el visto bueno

Tipos de aprobación: PDF, prueba de impresión, prueba contractual, prototipo

No todos los pedidos necesitan la misma forma de aprobación. Cuanto más cara es la tirada y más importante el color, más cerca del producto real debe estar la muestra.

Checklist antes de pulsar «apruebo»

Esta lista es para quien aprueba, no para el diseñador. Revise el PDF ampliado al 100 %, no la miniatura del correo.

1. Textos. Lea cada palabra, mejor en voz alta. Sobre todo: teléfonos, direcciones web y de correo, precios, fechas, horarios, nombres. Las erratas del titular se ven enseguida; las del pie, solo después de imprimir.
2. Versión de idioma. En campañas en varios países, compruebe que cada variante lleva el texto correcto.
3. Medida y número de unidades. Compare la medida final con el pedido y con la medición. Compruebe la tirada de cada variante por separado.
4. Sangrado y zona de seguridad. El fondo sale de la línea de corte y los textos importantes están separados del borde. Detalles en la guía sobre el sangrado de imprenta.
5. Colores. Logotipo en los colores corporativos, negro del texto uniforme. Si el color importa, compárelo con una referencia, no con la pantalla; lo explicamos en el texto sobre el ajuste del color Pantone.
6. Códigos QR y de barras. Escanéelos con el móvil desde el PDF y compruebe adónde llevan.
7. Acabado. Ojales, jaretas, tipo de corte, laminado, cara de aplicación del vinilo: que coincidan con lo que necesita para el montaje.
8. Elementos legales. Logotipos de programas, marcados obligatorios, información de la promoción: si son obligatorios, que estén y con el tamaño exigido.

Quién aprueba: el circuito en la empresa y en la agencia

La mayoría de los retrasos no vienen de errores en el archivo, sino de no saber quién tiene que decir «sí». Funciona bien una regla sencilla: una persona reúne los comentarios y una persona envía la aprobación.

• En la empresa: marketing revisa el contenido y el aspecto, el departamento legal o de producto revisa los datos que tienen que cuadrar (precios, características, bases legales), y la persona responsable del pedido envía una única respuesta conjunta.
• En la agencia: la agencia revisa con nosotros la parte técnica y confirma el contenido con el cliente final. En colaboraciones de marca blanca enviamos el material de aprobación sin nuestros distintivos, para que la agencia pueda reenviarlo.

La aprobación debe ser por escrito: un correo con una frase inequívoca del tipo «apruebo el archivo X en la versión Y para imprimir con una tirada de Z». Un «está bien» por teléfono se confunde fácilmente con otra versión.

Qué implica la aprobación en cuanto a la responsabilidad por errores

En el sector gráfico suele aplicarse una regla sencilla: del contenido que el cliente ha aprobado responde el cliente, y de que la ejecución se ajuste al archivo aprobado responde la imprenta. Así que, si en el PDF aprobado hay una errata en el teléfono y la impresión coincide con el archivo, reimprimir es un pedido nuevo. Si, en cambio, la impresión difiere del archivo (desplazada, mal cortada, en el material equivocado), es cosa del proveedor. Las reglas exactas de reclamación dependen de las condiciones de colaboración o del contrato, así que en pedidos grandes conviene ponerlas por escrito.

Con nosotros, el archivo siempre pasa una verificación técnica antes de producir, y ese servicio está incluido en el precio: comprobamos resolución, sangrado, modo de color y fuentes. Pero eso no significa una corrección lingüística ni de contenido: eso una imprenta no puede hacerlo por el cliente. Si necesita ayuda con el archivo, vea preparación de archivos y preflight.

Aprobación en producción en serie y con variantes

En campañas para cadenas y en tiradas grandes, aprobar un solo archivo no basta. Funciona bien un sistema en dos pasos:

• Aprobación del modelo: una variante (por ejemplo, el escaparate típico) pasa el recorrido completo: PDF, si hace falta prueba de impresión y a veces prototipo. El modelo aprobado pasa a ser la referencia de color y acabado.
• Aprobación de la lista de variantes: para el resto de versiones, el cliente aprueba una tabla: nombre de archivo, medida, tirada, dirección de destino, más la vista previa en PDF de cada versión. No hace falta ver cada gráfica en papel, pero sí comprobar que cada una está en la lista.

En pedidos repetidos guardamos el modelo aprobado y comparamos con él las series siguientes. Más sobre esto en la guía sobre control del color en producción en serie.

Cómo acortar el tiempo de aprobación

La aprobación suele ser la fase más larga de todo el pedido, más que la impresión, que en plazo normal dura unos 3 días laborables. Algunas cosas que aceleran de verdad:

• Decida quién aprueba antes de enviar los archivos, no después.
• Reúna los comentarios en un solo correo o en un PDF con anotaciones, no en cinco hilos.
• Indique la fecha en que el material tiene que estar listo. Planificamos la producción para esa fecha y le decimos hasta cuándo, como muy tarde, necesitamos la aprobación.
• Si el diseño lo hacemos nosotros en el estudio gráfico, entregue desde el principio todos los textos y logotipos en su versión definitiva.

En modo urgente 24 h cuenta la hora: el archivo correcto y aprobado tiene que llegarnos antes de las 12:00. La urgencia supone de media un suplemento de aprox. el 40 %; a menudo se puede evitar si la aprobación llega un día antes. Todos los importes de este texto son orientativos; el precio exacto lo confirmamos tras el contacto.