Rahmenvertrag mit einer Druckerei – wann er sich lohnt und was hineingehört

Wann Einzelbestellungen nicht mehr ausreichen

Solange Sie ein Banner alle sechs Monate bestellen, hat jedes einzelne Angebot seinen Sinn. Das ändert sich, wenn mehrere dieser Signale auftauchen:

• dieselben Produkte kehren in jeder Kampagne wieder (Schaufensterfolien, Plakate, Roll-ups, Flyer),
• das Material geht an viele Filialen, Niederlassungen oder Vertreter,
• jede Bestellung braucht die Freigabe des Einkaufs, und das dauert länger als die Produktion selbst,
• Farbe und Konfektion müssen in jeder Serie identisch sein,
• es gibt dringende Nachdrucke, die von heute auf morgen nötig sind.

Dann ordnet ein Rahmenvertrag die Zusammenarbeit: Der Einkauf genehmigt die Konditionen einmal, das Marketing bestellt in diesem Rahmen. Das muss kein dickes Dokument sein – manchmal genügt eine Vereinbarung von wenigen Seiten mit Preisanlage.

Rahmenpreisliste: Produkte, Staffeln, Preisanpassung

Herzstück des Vertrags ist die Preisanlage. Sie sollte umfassen:

• Produktliste mit Spezifikation – Material, Grammatur, Konfektion, z. B. „beschichtetes Banner 510 g, verschweißter Saum, Ösen alle 50 cm“. Ohne Spezifikation bedeutet ein Preis nichts.
• Mengenstaffeln – im Großformatdruck sinkt der Preis pro m² mit der Menge. Beispiel aus unserer Endkundenpreisliste: beschichtetes Banner 510 g kostet ca. 13 € netto/m² bei 1–4 m² und ca. 7 € netto/m² ab 100 m².
• Zusatzleistungen – Entwurf, Dateiadaption auf ein anderes Format, Verpackung, Kommissionierung je Standort, Montage.
• Preisanpassungsregel – Material und Transport werden teurer. Besser im Voraus festlegen, wie und wann sich die Preisliste ändern darf (z. B. einmal jährlich, mit Vorlauf), als mitten in der Kampagne neu zu verhandeln.

Unsere auf der Website veröffentlichten Preise sind Richtwerte. Die Preisliste für einen Rahmenvertrag erstellen wir auf Basis des tatsächlichen Volumens und Sortiments des Kunden.

Termine, Express und Produktionskapazität

Die Terminregelungen sollten widerspiegeln, wie die Produktion tatsächlich läuft. Bei uns sind ca. 3 Arbeitstage Standard, 24-h-Expressdruck ist dank UV-Tinten möglich, die nicht trocknen müssen, und große Projekte planen wir mit ca. 14 Tagen plus Transport.

Im Vertrag sollte stehen:

1. Standardtermin ab Dateifreigabe gerechnet, nicht ab Versand der Anfrage.
2. Expressbedingungen – Aufpreis (bei uns im Schnitt ca. 40 %) und die Uhrzeit, bis zu der eine korrekte Datei eingehen muss.
3. Kampagnenkalender – wenn Sie Kampagnentermine im Voraus kennen, teilen Sie sie mit. Wir reservieren Kapazität für einen konkreten Termin, dann ist Express seltener nötig.
4. Lieferfenster – wann die Filialen Ware annehmen können.

Mehr zu realistischen Terminen im Ratgeber Lieferzeiten und Express.

Qualitätsstandard, Referenzmuster und Reklamationen

Bei regelmäßigen Bestellungen betreffen die meisten Streitfälle Farbe und Wiederholbarkeit. Die Lösung ist einfach: ein freigegebenes Referenzmuster für jedes Schlüsselprodukt. Weitere Serien vergleicht man damit, nicht mit dem Gedächtnis oder dem Bildschirm. Wir beschreiben das ausführlicher im Beitrag zur Farbkontrolle in der Serienproduktion.

Im Vertrag sollte außerdem stehen:

• wie und innerhalb welcher Frist eine Reklamation gemeldet wird (Fotos, Beschreibung, Bestellnummer),
• was ein Mangel ist und was innerhalb der Toleranz liegt (z. B. zulässige Maßabweichungen),
• wie nachgebessert wird – Nachdruck, Austausch, Rabatt,
• Produktgarantien, sofern relevant (z. B. geben wir auf Leuchtkästen 24 Monate).

Rechtliche Regelungen – Haftung, Vertragsstrafen, anwendbares Recht – sollten Sie immer mit Ihrer eigenen Rechtsberatung abstimmen. Wir helfen dabei, die Produktionsseite so zu beschreiben, dass sie umsetzbar ist.

Lagerung, Versand und Reporting

Dazu ein Bericht: was wann wohin mit welcher Sendungsnummer verschickt wurde, bei Montage Fotos der Umsetzung. Details in den Ratgebern Lagerung und Versand auf Abruf und Versand an viele Filialen, auf Produktseite – Verpackung und Mehrpunktversand.

Vertraulichkeit, White Label und NDA

Agenturen und Firmen vor einer Produkteinführung brauchen oft die Sicherheit, dass Entwürfe nicht vor dem Kampagnendatum durchsickern. Mit Agenturen und Kunden unterschreiben wir auf Wunsch Geheimhaltungsvereinbarungen – als eigenes NDA oder als Klausel im Rahmenvertrag.

Für Agenturen ist außerdem White Label wichtig: Versand in neutraler Verpackung ohne unser Logo, Dokumente und Freigabematerial ohne unsere Kennzeichnung, und die Montageteams arbeiten im Namen der Agentur. Wir beschreiben das im Ratgeber White Label in der Werbung und auf der Seite für Werbeagenturen.

Rahmenkonditionen vereinbaren wir mit Firmen aus Polen und anderen europäischen Ländern – Korrespondenz und Dokumente führen wir in 14 Sprachen, und das Material liefern wir mit eigenem Transport oder per Kurier. Konkrete Konditionen passen wir immer an das Volumen an; die Preise in diesem Text sind Richtwerte und werden nach Kontaktaufnahme bestätigt.