Confezionamento dei kit: cos'è e quando affidarlo insieme alla stampa

Confezionamento: definizione e varianti

Il termine indica la preparazione della merce nella forma pronta per l'uso o la vendita. Nella stampa e nella pubblicità comprende tutto ciò che accade agli stampati tra la macchina e il destinatario, oltre alla stampa e alle lavorazioni. In altri settori (alimentare, cosmetico) la stessa parola riguarda l'imballaggio dei prodotti; qui ci concentriamo sui materiali pubblicitari e promozionali.

Le varianti più comuni:

• Allestimento dei kit: da più elementi diversi nasce un unico kit, per esempio manifesto, wobbler, adesivi per la porta e istruzioni di esposizione per un negozio.
• Inserimento: inserire volantini, cartoline, coupon in confezioni, cataloghi o pacchi.
• Fascettatura: raggruppare pacchetti di volantini, cartoncini o buste con una fascia di carta o film, spesso con la descrizione del contenuto.
• Imbustamento singolo: per esempio piegare e imbustare capi o piccoli gadget in bustine di plastica.
• Etichettatura e indirizzamento: applicare etichette con indirizzi, numeri dei punti vendita, codici.
• Personalizzazione: biglietti nominativi, coupon numerati, kit per una persona specifica.

Spesso un solo ordine combina più di queste attività. Dal lato del servizio lo descriviamo nel prodotto personalizzazione e confezionamento.

Kit di campagna per le catene di negozi

È il caso più frequente nel nostro lavoro. Una catena ha una campagna in decine o centinaia di punti vendita, e ciascuno riceve un kit diverso, a seconda delle dimensioni del negozio, del tipo di vetrina o del Paese.

In pratica funziona così:

1. Il cliente ci passa l'elenco dei punti vendita con l'assegnazione dei kit (tipo A, B, C).
2. Stampiamo tutti gli elementi della campagna: pellicole, manifesti, materiali POS.
3. Allestiamo i kit per gli indirizzi specifici, ciascuno contrassegnato con il numero del punto vendita e la distinta del contenuto.
4. Imballiamo in modo che nulla si pieghi: manifesti in tubi o arrotolati, pannelli su pallet.
5. Spediamo con corriere o con mezzi propri e comunichiamo i numeri di spedizione.

Il direttore del negozio riceve un solo pacco con tutto ciò che gli serve, invece di cinque spedizioni da fonti diverse. Altro nella descrizione dei kit per campagne nelle catene di negozi e nella guida spedizione a molti negozi.

Set regalo e welcome pack

Il secondo grande gruppo sono i kit per le persone, non per i negozi: welcome pack per un nuovo dipendente, regalo di fine anno per i clienti, kit per i partecipanti a un convegno o pacco gara per le competizioni.

Un kit tipico è una scatola o una borsa con logo, qualche gadget, un biglietto stampato con auguri o istruzioni e a volte un elemento personalizzato: il nome sul biglietto o il pettorale. Il lavoro maggiore non è la stampa, ma l'assemblaggio: ogni scatola va aperta, il contenuto disposto sempre nello stesso ordine, chiusa ed etichettata.

I set regalo pronti in scatola con logo inciso partono da noi da circa 6 € IVA esclusa al pezzo per 50 pezzi (per esempio penna e portachiavi): dettagli nell'offerta dei set regalo personalizzati. Idee per il contenuto nella guida regali per dipendenti e clienti.

Quanto costa il confezionamento: tariffe di esempio

Esempio: campagna per 80 negozi, ognuno riceve un kit di 5 elementi. Il confezionamento costa circa 80 × 3,30 € = circa 264 € IVA esclusa, l'allestimento per la spedizione circa 80 × 2,80 € = circa 224 € IVA esclusa, più il costo delle spedizioni. L'importo esatto lo confermiamo dopo aver ricevuto l'elenco dei kit.

Quando affidare il confezionamento alla tipografia e quando farlo da sé

Non sempre serve affidarlo. Con 20 kit per la direzione il proprio personale li fa in un'ora. Con 300 pacchi da cinque elementi diversi sono già diversi giorni di lavoro, e nel frattempo bisogna ricevere la consegna, disimballarla, assemblare i kit e prenotare il corriere.

Lo affidi alla tipografia quando:
- i kit sono tanti o ognuno è diverso (varianti, personalizzazione),
- gli elementi nascono nella stessa tipografia: non vanno trasportati altrove,
- i kit vanno a molti indirizzi,
- non ha spazio per riceverli e assemblarli.

Lo faccia da sé quando:
- i kit sono una decina,
- una parte del contenuto è già da Lei e non conviene mandarla in tipografia,
- il kit richiede un elemento aggiunto all'ultimo momento (per esempio una firma a mano).

Si può anche fare metà e metà: noi stampiamo, assembliamo e fascettiamo, e Lei aggiunge un elemento sul posto.

Come preparare l'ordine e quanto tempo serve

Per quotare e pianificare il confezionamento ci servono:

• l'elenco degli elementi del kit: cosa e in che quantità, quali stampiamo noi e quali fornisce Lei (per esempio gadget di un altro fornitore),
• l'elenco delle varianti: se tutti i kit sono uguali o se il contenuto cambia,
• l'elenco degli indirizzi in un foglio di calcolo (nome, indirizzo, referente, telefono, numero del punto vendita),
• il tipo di imballaggio: cartone, busta, tubo, pallet; se l'imballo deve essere neutro, senza il nostro logo,
• la data di consegna ai destinatari.

Il tempo dipende dal numero di kit e dalla loro complessità. Il confezionamento avviene dopo la stampa, quindi al tempo di produzione standard (circa 3 giorni lavorativi) aggiungiamo di solito un giorno o qualche giorno per le serie grandi. Per le campagne con data di avvio fissata pianifichiamo tutto a ritroso da quella data. Se i kit devono andare anche all'estero, spediamo con corriere o con mezzi propri in tutta Europa. Se i materiali devono attendere spedizioni successive, veda stoccaggio e spedizione su richiesta.