Stand para ferias en el extranjero: transporte, montaje y plazos

Normas de la feria y plazos del organizador

Cada feria tiene sus propias normas técnicas, y son ellas las que marcan todo el calendario. Antes de pedir nada, conviene sacar de los documentos del organizador algunos datos:

• fechas de montaje y desmontaje: qué días y a qué horas se puede entrar al pabellón, cuándo tiene que estar listo el stand y hasta cuándo hay que retirarlo,
• altura máxima del montaje y reglas para los elementos por encima de las paredes de los vecinos,
• requisitos de materiales: reacción al fuego, certificados, materiales prohibidos,
• registro del montador: muchas ferias exigen dar de alta a la empresa montadora y a su equipo, a veces con seguro,
• entregas y descarga: por dónde entra el vehículo, cuánto tiempo puede estar, si hace falta pase, si en el recinto hay un operador de carretillas obligatorio,
• servicios exclusivos: la electricidad, los colgados y a veces la limpieza o el montaje están reservados a proveedores del organizador.

Los plazos de solicitud suelen vencer varias semanas antes de la feria. Perder el plazo de los colgados o de la acometida eléctrica puede cambiar el diseño del stand. Tiene una lista general de preparativos en el texto preparar una feria: lista de materiales.

Fabricar con nosotros o en el país de la feria: comparativa

El expositor puede elegir: fabricar el stand con nosotros y llevarlo a la feria, o encargarlo todo a una empresa del país de la feria. Las dos opciones tienen sentido.

Con sistemas modulares (marcos textiles, paredes, mostradores), fabricar en Polonia y transportar el stand suele salir bien, porque los mismos elementos viajan luego a las ferias siguientes. En un montaje grande a medida ya cuentan el transporte y los días de trabajo del equipo fuera. Las diferencias entre estos tipos de stand las explicamos en la guía stand modular o a medida, y los costes, en el texto cuánto cuesta un stand de feria.

Transporte: vehículo propio, mensajería, transitario de ferias

La elección del transporte depende del tamaño del stand y de si habrá equipo de montaje allí.

• Equipaje o vehículo del expositor: roll ups, paredes pop-up, mostradores plegables en bolsas y cajas. Una pared textil de 300 × 230 cm cabe en una bolsa de transporte; es la opción más barata para un stand pequeño.
• Mensajería o mensajero dedicado: cuando el expositor vuela y el stand tiene que esperar allí. Hay que comprobar si el pabellón acepta envíos antes del montaje y dónde se guardan. El mensajero dedicado va directo, sin transbordos, algo importante con elementos delicados.
• Vehículo propio del proveedor con el equipo: el stand viaja junto con las personas que lo van a montar. Nuestros vehículos recorren Europa a diario, así que en ferias de la UE y del Reino Unido es una opción habitual.
• Transitario de ferias: con montajes grandes y ferias con logística obligatoria dentro del recinto.

Sea cual sea la forma, embalamos los elementos para que aguanten varias cargas y descargas (gráficas en rollos o tubos, elementos rígidos en palé), y cada bulto va identificado. En ferias donde la descarga dura una hora, las cajas identificadas ahorran muchos nervios. El envío de muchos paquetes a distintas direcciones lo organizamos dentro del servicio de embalaje y envío a varias direcciones.

Montaje y desmontaje: equipo, socios, horas de entrada

Los sistemas portátiles los monta el propio expositor: una pared pop-up o un mostrador son entre diez minutos y media hora de trabajo. Con un montaje de marcos textiles, iluminación y mobiliario, es mejor contar con un equipo que conozca el sistema.

El montaje en ferias en el extranjero lo organizamos de dos formas: va nuestro equipo con el vehículo y el stand, o montan socios en ese país según nuestros planos. El equipo propio da más seguridad en la ejecución; los socios, menos kilómetros en ferias lejos de Polonia.

Al planificar conviene recordar algunas cosas:

1. Las horas de entrada al pabellón las fija el organizador; el equipo tiene que estar allí al principio de su franja, no al final.
2. Las herramientas y los elementos pequeños (tornillos, cintas, alargadores) viajan con el equipo: en el pabellón no se pueden comprar o cuestan mucho.
3. El desmontaje suele ser más corto que el montaje y a menudo empieza justo al cerrar la feria. El equipo y el vehículo tienen que estar planificados también para ese momento.
4. La electricidad y los colgados suelen hacerlos los servicios del organizador: hay que pedirlos con antelación.

La mano de obra del equipo la presupuestamos, de forma orientativa, desde aprox. 42 € + IVA por hora de un equipo de dos personas, y el desplazamiento por km de ida y vuelta. En ferias en el extranjero, el coste exacto depende del número de días y noches de hotel: lo confirmamos tras el contacto.

Materiales ignífugos y requisitos de los pabellones

La mayoría de los pabellones feriales exigen que los materiales del stand cumplan una clase concreta de reacción al fuego, sobre todo tejidos, moquetas y decoración. Los requisitos y los nombres de las clases cambian entre países y organizadores, por eso siempre empezamos por las normas técnicas de la feria.

En la práctica, esto implica:

• si las normas exigen certificado, hay que tenerlo en el stand: la inspección puede pedir el documento,
• a petición comprobamos antes de producir la disponibilidad del material con el certificado correspondiente; puede influir en la elección del tejido y en el precio,
• la decoración añadida a última hora (globos, adornos de papel, displays de cartón) también está sujeta a las reglas del pabellón.

No dé por hecho que un material admitido en una feria pasará en otra. Si viaja a varias ferias al año, conviene elegir desde el principio materiales que cumplan los requisitos más exigentes.

Almacenaje del stand entre ferias

Un stand que viaja a varias ferias al año tiene que guardarse en algún sitio. Los marcos de aluminio son resistentes, pero las gráficas textiles no soportan bien la humedad ni las arrugas, y los mostradores de tablero, los golpes.

Algunos clientes dejan el stand con nosotros. El almacenaje de gráficas y elementos del stand cuesta orientativamente aprox. 26 € + IVA por palé al mes, y el embalaje en palé con film estirable, aprox. 19 € + IVA. Antes de la siguiente feria revisamos el estado de las gráficas y, si hace falta, imprimimos nuevas: en los sistemas textiles se cambia solo la impresión, no toda la estructura. Un módulo de marco SEG de 100 × 230 cm con gráfica cuesta desde aprox. 160 € + IVA, y su gráfica de recambio, desde aprox. 65 € + IVA. Todos los precios son orientativos; los confirmamos tras el contacto.

Cómo cuidar los sistemas portátiles para que aguanten muchos viajes lo explicamos en la guía cómo guardar y transportar un roll up.