Pedir impresión y publicidad desde otro país de la UE: IVA, transporte, plazos

Factura B2B en la UE: NIF-IVA e inversión del sujeto pasivo

Las reglas del IVA en el comercio entre empresas de la UE son comunes en líneas generales, pero los detalles dependen del tipo de operación y de la normativa del país del comprador. Aquí las describimos de forma general: no es asesoramiento fiscal.

Lo que suele ser igual:

• El NIF-IVA (número de IVA intracomunitario) del comprador. Antes de emitir una factura sin IVA polaco comprobamos el número en el sistema europeo VIES. El número debe estar activo para operaciones intracomunitarias: el número fiscal nacional por sí solo no basta.
• Mercancía enviada a otro país de la UE. En una entrega a una empresa con NIF-IVA válido, la factura normalmente no lleva IVA polaco y el comprador liquida el impuesto en su país. También hacen falta documentos que acrediten que la mercancía salió de Polonia; por eso importan los datos de entrega y la confirmación de recepción.
• Servicios a empresas de otro país de la UE. En muchos servicios se aplica la inversión del sujeto pasivo: factura sin IVA polaco con la mención correspondiente, y el impuesto lo liquida el comprador.
• Sin NIF-IVA. Si quien encarga no tiene un número de IVA intracomunitario activo (por ejemplo, un particular o una empresa no dada de alta para operaciones intracomunitarias), normalmente añadimos el IVA polaco.

Lo que hay que comprobar: el montaje in situ en el extranjero. En servicios vinculados a un edificio o lugar concreto, las reglas de tributación pueden ser distintas que con la mercancía sola. Antes de encargar producción con montaje en su país, consulte la forma de liquidación con su asesor fiscal: emitiremos la factura según lo acordado.

El Reino Unido no forma parte de la UE: en las entregas al Reino Unido se suman trámites aduaneros y las reglas del IVA son distintas a las de las entregas intracomunitarias.

Transporte: vehículos propios, mensajería, entrega dedicada

Fabricamos en Wieluń, en Polonia, y desde allí enviamos a clientes de toda la UE y del Reino Unido y, bajo pedido, también más lejos. La forma de entrega la elegimos según el tamaño y el plazo.

En campañas para cadenas preparamos kits para cada punto y los enviamos a muchas direcciones: la preparación y el envío a varios puntos cuestan orientativamente aprox. 2,75 € + IVA por punto más el coste del envío. A las agencias también les enviamos en embalaje neutro, sin nuestro logotipo; más sobre esto en la guía marca blanca en publicidad. Los precios son orientativos; el coste del transporte lo confirmamos en el presupuesto.

Plazos de producción más entrega: cómo calcularlos

El plazo que interesa al cliente es el día en que la mercancía está allí, no el día en que salió de la máquina. Lo calculamos desde el final:

1. Fecha en que se necesita allí: apertura de tienda, feria, arranque de campaña. Mejor con uno o dos días de margen.
2. Tiempo de entrega: depende del país y del tipo de transporte; lo fijamos en el presupuesto.
3. Producción: normalmente unos 3 días laborables; proyectos grandes, hasta unos 14 días.
4. Aprobación de archivos y prueba: desde ese momento cuenta la producción. Retrasar la aprobación dos días retrasa la entrega dos días.
5. Presupuesto y archivos: al principio de todo.

Si hay poco tiempo, imprimimos con urgencia en 24 h, de media aprox. un 40 % más caro. Lo más importante es indicar la fecha desde el principio: a menudo se llega sin urgencia si planificamos la producción para su plazo. Más en el texto plazos de entrega e impresión urgente.

Tenga en cuenta los festivos de ambos países. Los días festivos de Polonia y del país de destino no siempre coinciden, y esos días las empresas de mensajería no reparten.

Comunicación en su idioma y aprobación de archivos

Escríbanos en su idioma y le responderemos en el mismo. Atendemos en los 14 idiomas de nuestra web: polaco, inglés, alemán, francés, español, checo, eslovaco, húngaro, lituano, letón, estonio, finés, neerlandés e italiano. No tenemos oficinas en el extranjero: toda la atención y la producción están en Polonia, y el contacto es por correo, teléfono o videollamada.

En un pedido a distancia, los archivos y la aprobación son especialmente importantes:

• envíe los archivos de impresión en PDF, en CMYK y con sangrado; los revisamos antes de imprimir dentro de la preparación de archivos y preflight,
• los textos en otro idioma los revisa quien encarga: no cambiamos el contenido sin permiso, pero avisaremos si algo parece cortado o desplazado,
• con un color corporativo, pida una prueba de impresión en el material final; se la enviamos por mensajería antes de producir,
• confirme la aprobación por escrito, por correo: un solo mensaje con la lista de archivos y medidas ahorra malentendidos.

Las agencias que piden con regularidad pueden usar el portal B2B, donde se ven pedidos, plazos y archivos en un solo sitio.

Montaje en el extranjero: equipo propio o socios

Si la publicidad requiere montaje (caja de luz, letras corpóreas, rotulación de escaparate, stand), podemos hacerlo allí. Va nuestro equipo junto con la mercancía o montan socios en ese país según nuestros planos e instrucciones. Los equipos también trabajan sin distintivos nuestros, en nombre de la agencia.

Antes del montaje acordamos:

• la dirección exacta, el horario de acceso y una persona de contacto allí,
• si hacen falta permisos del propietario del edificio, de la comunidad o del ayuntamiento: eso lo comprueba quien encarga según la normativa de su país,
• la alimentación del rótulo luminoso y quién la conecta,
• si hace falta plataforma elevadora (tenemos una propia de hasta 18 m; en montajes lejos de Polonia puede hacer falta alquilarla allí).

El coste del montaje en el extranjero depende de la distancia, el número de días y las noches de hotel: lo presupuestamos de forma individual y confirmamos el precio tras el contacto. El servicio se describe en la página de montaje en Polonia y Europa.

Reclamaciones y responsabilidad en la entrega

La mayoría de los problemas en pedidos desde el extranjero no vienen de la producción, sino del transporte y de acuerdos poco claros. Algunas reglas que ayudan:

• Revise el envío al recibirlo. Si el embalaje está dañado, haga fotos y anote la incidencia delante del conductor. Sin eso, después es difícil reclamar al transportista.
• Comunique el problema enseguida, por correo, con fotos de la mercancía y de la etiqueta del envío. Un aviso rápido nos permite imprimir y enviar antes la sustitución.
• Compare con la prueba aprobada, no con la pantalla. La aprobación del archivo y de la prueba es la referencia para ambas partes.
• Fije por escrito las condiciones de entrega: quién organiza el transporte, hasta qué lugar y cuándo se considera entregada la mercancía.

Si está eligiendo proveedor y compara ofertas de distintos países, le será útil la lista de criterios de la guía cómo elegir una imprenta de gran formato. Las agencias que quieran encargar producción bajo su propia marca encontrarán los detalles en la página para agencias de publicidad.