Almacenaje de material publicitario y envío bajo pedido

Impresión única, envíos múltiples: cómo funciona

El modelo es sencillo y es igual en cualquier sector:

1. Define el surtido: por ejemplo, catálogos, flyers, roll ups para comerciales, carteles de temporada, kits de bienvenida.
2. Imprimimos la tirada, normalmente para varios meses, en un tramo de precio más favorable que con lotes pequeños.
3. El material entra en el almacén identificado: nombre, versión, número de unidades o cajas.
4. La delegación o el comercial pide lo que necesita: por correo o a través de una persona de la central que reúne los pedidos.
5. Preparamos, embalamos y enviamos a la dirección indicada, y el stock se reduce en la cantidad entregada.
6. Informamos de envíos y existencias y, cuando el stock baja del mínimo fijado, avisamos de que toca reimprimir.

Para usted significa una factura por la impresión y otra por almacén y envíos; para las delegaciones, una entrega en unos días en lugar de esperar a una tirada nueva.

Cuándo sale más barato imprimir más y almacenar

No siempre. El almacén cuesta, y el material puede quedarse desfasado antes de entregarse. Veámoslo con cifras de nuestra tarifa.

Ejemplo: una cadena necesita cada mes unos 4 m² de carteles en papel satinado de 170 g. Pedidos por separado cada mes: 12 × 4 m² × aprox. 11 € = aprox. 528 € + IVA al año, más 12 envíos distintos. Impresos de una vez (48 m², tramo de 16–49 m²): 48 × aprox. 7 € = aprox. 336 € + IVA. La diferencia es de unos 190 €.

Pero si esos carteles ocupan un palé entero durante 12 meses, el almacén sale a 12 × aprox. 26 € = aprox. 312 €, y el ahorro desaparece. La cuenta se invierte cuando:

• en un mismo palé hay material de varias campañas o de varios departamentos,
• la tirada es grande y entra en tramos más bajos (por ejemplo, más de 100 m²),
• el material rota rápido: se almacena 2–3 meses, no un año,
• cada producción aparte supondría también un diseño, una aprobación y un transporte aparte.

No compensa almacenar material con precios, fechas de promociones o contenido que cambia cada trimestre. Es el error más frecuente: una tirada grande de catálogo que al medio año va al contenedor de papel.

Pedidos de comerciales y delegaciones

La mayoría de los problemas no están en el almacén, sino en quién pide y cómo. Funcionan bien unas cuantas reglas:

• Una única lista de surtido con nombres, códigos y fotos, para que el comercial no escriba «los flyers de la última vez».
• Cupos o aprobación de la central: la delegación pide dentro de su asignación o cada pedido lo confirma una persona de la central.
• Un formato fijo de pedido: correo u hoja de cálculo con código, cantidad, dirección y fecha en que debe llegar el material.
• Días fijos de envío: por ejemplo, dos veces por semana. Es más fácil de planificar, y los pedidos urgentes sueltos se pueden atender aparte.

Con kits de varios elementos (por ejemplo, catálogo, tarifa, artículo promocional y carta) los preparamos antes de enviar; más en la guía manipulado: qué es. La tarifa marco y las reglas de pedido lo más cómodo es dejarlas por escrito en un acuerdo marco con la imprenta.

Existencias e informes

Enviamos el informe con el ritmo acordado, por ejemplo una vez al mes y después de cada envío grande. En campañas para cadenas lo combinamos con el informe de distribución que describimos en el servicio de despliegue en redes de puntos con informe.

Envío neutro (marca blanca) a clientes de agencias

Para las agencias de publicidad, el almacén y el envío bajo pedido tienen un valor añadido: la agencia encarga la tirada para su cliente y nosotros enviamos el material directamente a sus delegaciones, en embalaje neutro, sin nuestro logotipo y sin documentos con nuestro nombre en el paquete. Para socios B2B, el embalaje neutro está incluido en el precio.

El destinatario solo ve la marca de la agencia o la del propio cliente. Si hay que montar el material, nuestros equipos trabajan en nombre de la agencia, sin distintivos nuestros. Si se desea, firmamos un NDA. Más en la guía marca blanca en publicidad y en la página para agencias de publicidad.

Transporte en Europa: vehículos propios, mensajería, servicio dedicado

Nuestro almacén está en Wieluń, en el centro de Polonia, y desde allí enviamos de tres formas:

• Mensajería: paquetes y tubos a delegaciones en Polonia y en el extranjero; lo más sencillo para salidas sueltas. Enviamos a todo el mundo.
• Vehículos propios: recorren Europa a diario; llevamos material a clientes en toda la UE y en el Reino Unido. Útil con palés, material de gran formato y entregas combinadas con montaje.
• Mensajero dedicado: cuando el material tiene que llegar a una hora concreta, por ejemplo a una feria o a la apertura de una tienda.

Para los envíos embalamos las gráficas en rollo o en tubo (aprox. 4,25 € + IVA por unidad), y las placas y las tiradas grandes, en palé con film estirable (aprox. 19 € + IVA por palé). El etiquetado de paquetes según la lista de direcciones cuesta aprox. 0,10 € + IVA por unidad. Todos los precios son orientativos; el presupuesto exacto de almacén y envíos lo preparamos cuando conocemos el surtido y el ritmo de pedidos. Puede contactarnos en 14 idiomas: escríbanos en el suyo y le responderemos en el mismo. Detalles del servicio: embalaje y envío a varias direcciones.