Stánok na veľtrh v zahraničí – doprava, montáž a termíny

Poriadok veľtrhu a termíny organizátora

Každý veľtrh má vlastný technický poriadok a práve ten určuje celý kalendár. Skôr než čokoľvek objednáte, oplatí sa vytiahnuť z dokumentov organizátora niekoľko informácií:

• termíny montáže a demontáže – v aké dni a hodiny sa smie vojsť do haly, kedy musí byť stánok hotový, dokedy ho treba zložiť,
• maximálna výška zostavy a pravidlá pre prvky nad stenami susedov,
• požiadavky na materiály – ťažká horľavosť, certifikáty, zákaz niektorých materiálov,
• nahlásenie dodávateľa – mnohé veľtrhy vyžadujú registráciu montážnej firmy a jej partie, niekedy s poistením,
• dodávky a vykládka – kam auto vchádza, ako dlho môže stáť, či treba povolenie na vjazd, či v areáli pôsobí povinný operátor vysokozdvižných vozíkov,
• výhradné služby – elektrina, závesy, niekedy upratovanie či montáž sú vyhradené dodávateľom organizátora.

Termíny na prihlášky často uplynú niekoľko týždňov pred veľtrhom. Zmeškanie termínu na závesy alebo elektrickú prípojku dokáže zmeniť návrh stánku. Všeobecný zoznam príprav nájdete v článku príprava na veľtrh – kontrolný zoznam.

Výroba doma alebo na mieste – porovnanie

Vystavovateľ má na výber: vyrobiť stánok u overeného dodávateľa a previezť ho na veľtrh, alebo všetko zadať firme v krajine veľtrhu. Obe možnosti majú zmysel.

Pri modulárnych systémoch – textilných rámoch, stenách, pultoch – vychádza výroba v Poľsku a prevoz stánku zvyčajne dobre, lebo tie isté prvky potom idú na ďalšie veľtrhy. Pri veľkej individuálnej zostave už rozhoduje doprava a dni práce partie v zahraničí. Rozdiely medzi týmito typmi stánkov opisujeme v článku modulárny alebo individuálny stánok a náklady v článku koľko stojí výstavný stánok.

Doprava: vlastné auto, kuriér, veľtržný špeditér

Voľba dopravy závisí od veľkosti stánku a od toho, či bude na mieste montážna partia.

• Batožina alebo auto vystavovateľa – roll-upy, steny pop-up, skladacie pulty v taškách a debnách. Textilná stena 300 × 230 cm sa zmestí do prepravnej tašky; pri malom stánku najlacnejší variant.
• Kuriér alebo dedikovaný kuriér – keď vystavovateľ letí lietadlom a stánok má čakať na mieste. Treba overiť, či hala prijíma zásielky pred montážou a kde sa skladujú. Dedikovaný kuriér ide priamo, bez prekládky, čo pri krehkých prvkoch zohráva úlohu.
• Vlastné auto dodávateľa s partiou – stánok ide spolu s ľuďmi, ktorí ho postavia. Naše autá denne jazdia po Európe, takže pri veľtrhoch v EÚ a vo Veľkej Británii je to častý variant.
• Veľtržný špeditér – pri veľkých zostavách a veľtrhoch s povinnou logistickou obsluhou v areáli haly.

Bez ohľadu na spôsob: prvky balíme tak, aby vydržali niekoľko nakládok (grafiky na rolkách alebo v tubách, tuhé prvky na palete) a každý obal je označený. Na veľtrhoch, kde vykládka trvá hodinu, ušetria označené debny veľa nervov. Odoslanie mnohých balíkov na rôzne adresy organizujeme v rámci služby balenie a odoslanie na viac adries.

Montáž a demontáž: partia, partneri, hodiny vjazdu

Prenosné systémy postaví sám vystavovateľ – stena pop-up či pult sú práca na desať až niekoľko desiatok minút. Pri zostave z textilných rámov s podsvietením a nábytkom je lepšie mať partiu, ktorá systém pozná.

Montáž na veľtrhoch v zahraničí organizujeme dvoma spôsobmi: ide naša partia s autom a stánkom, alebo montujú partneri v danej krajine podľa našich výkresov. Vlastná partia znamená väčšiu istotu vyhotovenia, partneri menej kilometrov pri veľtrhoch ďaleko od Poľska.

Pri plánovaní je dobré pamätať na niekoľko vecí:

1. Hodiny vjazdu do haly určuje organizátor; partia musí byť na mieste na začiatku svojho okna, nie na jeho konci.
2. Náradie a drobné prvky (skrutky, pásky, predlžovačky) idú s partiou – v hale sa kúpiť nedajú alebo stoja veľa.
3. Demontáž býva kratšia než montáž a často začína hneď po zatvorení veľtrhu. Partia aj auto musia byť naplánované aj na túto chvíľu.
4. Elektrinu a závesy zvyčajne robia služby organizátora – treba ich objednať s predstihom.

Prácu partie naceňujeme orientačne od cca 42 € bez DPH za hodinu práce dvojčlennej partie a dopravu podľa kilometrov tam aj späť. Pri veľtrhoch v zahraničí závisí presná cena od počtu dní a nocľahov – potvrdíme ju po kontakte.

Ťažko horľavé materiály a požiadavky hál

Väčšina výstavných hál vyžaduje, aby materiály použité na stánku spĺňali určenú triedu reakcie na oheň – týka sa to najmä látok, kobercov a dekorácií. Požiadavky aj názvy tried sa medzi krajinami a organizátormi líšia, preto vždy začíname technickým poriadkom veľtrhu.

Čo z toho v praxi vyplýva:

• ak poriadok vyžaduje certifikát, treba ho mať pri sebe na stánku – kontrola si môže doklad vyžiadať,
• na želanie pred výrobou overíme dostupnosť materiálu s príslušným certifikátom; môže to ovplyvniť výber látky aj cenu,
• dekorácie pridané na poslednú chvíľu (balóny, papierové ozdoby, kartónové stojany) tiež podliehajú pravidlám haly.

Nepredpokladajte, že materiál povolený na jednom veľtrhu prejde aj na inom. Pri stálych výjazdoch na viac podujatí je dobré hneď zvoliť materiály podľa najprísnejších požiadaviek.

Uskladnenie stánku medzi veľtrhmi

Stánok, ktorý cestuje na niekoľko veľtrhov ročne, treba niekde držať. Hliníkové rámy sú odolné, ale textilné grafiky nemajú rady vlhkosť a záhyby a pulty z dosiek nárazy.

Niektorí klienti nechávajú stánok u nás. Skladovanie grafík a prvkov stánku stojí orientačne cca 26 € bez DPH za paletu mesačne, balenie na paletu so stretch fóliou cca 19 € bez DPH. Pred ďalším veľtrhom skontrolujeme stav grafík a podľa potreby vytlačíme nové – v textilných systémoch sa mení len výtlačok, nie celá konštrukcia. Modul rámu SEG 100 × 230 cm s grafikou stojí od cca 160 € bez DPH, vymeniteľná grafika k nemu od cca 65 € bez DPH. Všetky ceny sú orientačné, potvrdíme ich po kontakte.

Ako sa starať o prenosné systémy, aby vydržali veľa výjazdov, opisujeme v článku starostlivosť o roll-up, skladovanie a preprava.