Objednávka tlače a reklamy z inej krajiny EÚ – DPH, doprava, termíny

Faktúra B2B v EÚ – IČ DPH a prenesenie daňovej povinnosti

Pravidlá DPH v obchode medzi firmami v EÚ sú vo všeobecných črtách spoločné, podrobnosti však závisia od druhu transakcie a predpisov krajiny odberateľa. Nižšie ich opisujeme na všeobecnej úrovni – nejde o daňové poradenstvo.

Čo zvyčajne vyzerá rovnako:

• IČ DPH odberateľa. Pred vystavením faktúry bez poľskej DPH overíme číslo v systéme VIES Európskej únie. Číslo musí byť aktívne pre transakcie v rámci EÚ – samotné vnútroštátne daňové číslo nestačí.
• Tovar odoslaný do inej krajiny EÚ. Pri dodaní firme s platným IČ DPH faktúra zvyčajne neobsahuje poľskú DPH a odberateľ daň zúčtuje u seba. Potrebné sú aj doklady potvrdzujúce, že tovar opustil Poľsko – preto majú význam údaje o dodaní a potvrdenie prevzatia.
• Služby pre firmy z inej krajiny EÚ. Pri mnohých službách platí mechanizmus prenesenia daňovej povinnosti – faktúra bez poľskej DPH s príslušnou poznámkou a daň zúčtuje odberateľ.
• Bez IČ DPH. Ak objednávateľ nemá aktívne IČ DPH (napr. súkromná osoba alebo firma neregistrovaná pre transakcie v EÚ), zvyčajne pripočítame poľskú DPH.

Čo treba overiť: montáž na mieste v zahraničí. Pri službách spojených s konkrétnou budovou či miestom môžu byť pravidlá zdanenia iné než pri samotnom tovare. Skôr než objednáte výrobu s montážou vo svojej krajine, konzultujte spôsob zúčtovania s účtovníkom – faktúru vystavíme podľa dohody.

Veľká Británia nie je v EÚ: pri dodávkach do UK pribudnú colné formality a pravidlá DPH sú iné než pri dodávkach v rámci EÚ.

Doprava: vlastné autá, kuriéri, dedikované dodanie

Vyrábame vo Wieluni v Poľsku a odtiaľ posielame klientom v celej EÚ vrátane Slovenska a do Veľkej Británie, na objednávku aj ďalej. Spôsob dodania volíme podľa veľkosti a termínu.

Pri kampaniach pre siete pripravíme sady pre každú prevádzku a pošleme ich na mnoho adries – zostavenie a odoslanie na viac adries stojí orientačne cca 2,80 € bez DPH za prevádzku plus cena zásielky. Agentúram posielame aj v neutrálnych obaloch, bez nášho loga – viac o tom v článku white label v reklame. Ceny sú orientačné, cenu dopravy potvrdíme v cenovej ponuke.

Termíny výroby plus dodanie – ako počítať

Termín, ktorý klienta zaujíma, je deň, keď je tovar na mieste – nie deň, keď zišiel zo stroja. Počítame ho od konca:

1. Dátum potrebný na mieste – otvorenie predajne, veľtrh, štart kampane. Najlepšie s jedným–dvoma dňami rezervy.
2. Čas dodania – závisí od krajiny a spôsobu dopravy; určíme ho v cenovej ponuke.
3. Výroba – štandardne cca 3 pracovné dni, veľké projekty do cca 14 dní.
4. Schválenie súborov a nátlačku – od tejto chvíle sa počíta výroba. Oneskorenie schválenia o dva dni posunie dodanie o dva dni.
5. Cenová ponuka a súbory – úplne na začiatku.

Keď je času málo, vytlačíme v expresnom režime za 24 h – v priemere cca o 40 % drahšie. Najdôležitejšie je hneď uviesť dátum: často sa to dá stihnúť bez expresu, ak výrobu naplánujeme podľa vášho termínu. Viac v článku termíny výroby a expres 24 hodín.

Pamätajte na sviatky v oboch krajinách. Voľné dni v Poľsku a v krajine dodania sa nie vždy zhodujú a kuriéri v tieto dni nejazdia.

Komunikácia vo vašom jazyku a schválenie súborov

Napíšte nám po slovensky – odpovieme po slovensky. Obsluhujeme všetkých 14 jazykov nášho webu: poľštinu, angličtinu, nemčinu, francúzštinu, španielčinu, češtinu, slovenčinu, maďarčinu, litovčinu, lotyštinu, estónčinu, fínčinu, holandčinu a taliančinu. Pobočky v zahraničí nemáme – celá obsluha aj výroba je v Poľsku a kontakt prebieha e-mailom, telefonicky alebo cez videohovor.

Pri objednávke na diaľku sú zvlášť dôležité súbory a schválenie:

• súbory na tlač posielajte v PDF, v CMYK, so spadávkou – pred tlačou ich skontrolujeme v rámci prípravy súborov a preflightu,
• texty v cudzom jazyku kontroluje objednávateľ – obsah bez súhlasu nemeníme, ale upozorníme, ak niečo vyzerá orezané alebo posunuté,
• pri firemnej farbe si vyžiadajte skúšobnú tlač na cieľovom materiáli; pred výrobou ju pošleme kuriérom,
• schválenie potvrdzujte písomne, e-mailom – jedna správa so zoznamom súborov a rozmerov ušetrí nedorozumenia.

Agentúry, ktoré objednávajú pravidelne, môžu využívať B2B portál, kde vidno objednávky, termíny a súbory na jednom mieste.

Montáž v zahraničí – vlastná partia alebo partneri

Ak si reklama vyžaduje montáž – svetelný box, 3D písmená, polep výkladu, stánok – môžeme ju urobiť na mieste. Ide naša partia spolu s tovarom, alebo montujú partneri v danej krajine podľa našich výkresov a návodov. Partie pracujú aj bez našich označení, v mene agentúry.

Pred montážou dohodneme:

• presnú adresu, hodiny prístupu a osobu na mieste,
• či sú potrebné súhlasy vlastníka budovy, správcu alebo úradu – to overí objednávateľ podľa predpisov svojej krajiny,
• napájanie pre svetelnú reklamu a kto ho zapojí,
• či treba plošinu (máme vlastnú do 18 m; pri montáži ďaleko od Poľska môže byť potrebný prenájom na mieste).

Cena montáže v zahraničí závisí od vzdialenosti, počtu dní a nocľahov – naceníme ju individuálne a cenu potvrdíme po kontakte. Službu opisuje stránka montáž reklamy v Poľsku a v Európe.

Reklamácie a zodpovednosť pri dodaní

Najviac problémov pri objednávkach zo zahraničia nevzniká pri výrobe, ale pri doprave a z nejasných dohôd. Niekoľko pravidiel, ktoré pomáhajú:

• Zásielku skontrolujte pri prevzatí. Ak je obal poškodený, urobte fotky a zapíšte poznámku v prítomnosti vodiča. Bez toho sa neskôr ťažko uplatňujú nároky voči prepravcovi.
• Problém nahláste hneď – e-mailom, s fotkami tovaru aj štítku zásielky. Rýchle nahlásenie nám umožní skôr vytlačiť a poslať náhradu.
• Porovnávajte so schváleným nátlačkom, nie s obrazovkou. Schválenie súboru a nátlačku je referenciou pre obe strany.
• Podmienky dodania dohodnite písomne – kto organizuje dopravu, na aké miesto a kedy sa tovar považuje za dodaný.

Ak vyberáte dodávateľa a porovnávate ponuky z rôznych krajín, zíde sa zoznam kritérií z článku ako vybrať veľkoformátovú tlačiareň. Agentúry, ktoré chcú zadávať výrobu pod vlastnou značkou, nájdu podrobnosti na stránke pre reklamné agentúry.