Faktura B2B w UE — numer VAT UE i odwrotne obciążenie
Zasady VAT w handlu między firmami w UE są wspólne w ogólnym zarysie, ale szczegóły zależą od rodzaju transakcji i przepisów kraju nabywcy. Poniżej opisujemy je na poziomie ogólnym — nie jest to porada podatkowa.
Co zwykle wygląda tak samo:
- Numer VAT UE nabywcy. Przed wystawieniem faktury bez polskiego VAT sprawdzamy numer w unijnym systemie VIES. Numer musi być aktywny dla transakcji wewnątrzunijnych — sam krajowy numer podatkowy nie wystarcza.
- Towar wysłany do innego kraju UE. Przy dostawie dla firmy z ważnym numerem VAT UE faktura zwykle nie zawiera polskiego VAT, a nabywca rozlicza podatek u siebie. Potrzebne są też dokumenty potwierdzające, że towar wyjechał z Polski — dlatego dane dostawy i potwierdzenie odbioru mają znaczenie.
- Usługi dla firm z innego kraju UE. Przy wielu usługach obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia — faktura bez polskiego VAT z odpowiednią adnotacją, a podatek rozlicza nabywca.
- Brak numeru VAT UE. Jeśli zamawiający nie ma aktywnego numeru VAT UE (np. osoba prywatna lub firma niezarejestrowana do transakcji unijnych), zwykle doliczamy polski VAT.
Co wymaga sprawdzenia: montaż na miejscu za granicą. Przy usługach związanych z konkretnym budynkiem czy miejscem zasady opodatkowania mogą być inne niż przy samym towarze. Zanim zamówisz produkcję z montażem w swoim kraju, skonsultuj sposób rozliczenia z księgowym — my wystawimy fakturę zgodnie z ustaleniami.
Wielka Brytania nie jest w UE: przy dostawach do UK dochodzą formalności celne, a zasady VAT są inne niż przy dostawach unijnych.
Transport: własne auta, kurierzy, dostawa dedykowana
| Sposób | Kiedy się sprawdza | Na co uważać |
|---|---|---|
| Własne auto | Większe zamówienia, stoiska, materiały z montażem; nasze auta codziennie jeżdżą po Europie | Termin ustalany pod trasę i datę odbioru |
| Kurier | Paczki, grafiki na rolkach, druki, mniejsze nośniki | Gabaryty i waga; elementy sztywne muszą być dobrze zapakowane |
| Kurier dedykowany | Pilne zlecenia, delikatne elementy, dostawa na konkretną godzinę | Wyższy koszt, ale bez przeładunków |
| Wysyłka wieloadresowa | Kampanie dla kilku lub wielu placówek w różnych krajach | Kompletna lista adresów i osób kontaktowych przed wysyłką |
Produkujemy w Wieluniu, w Polsce, i stamtąd wysyłamy do klientów w całej UE i do Wielkiej Brytanii, a na zamówienie także dalej. Sposób dostawy dobieramy do wielkości i terminu.
Przy kampaniach dla sieci przygotowujemy zestawy na każdy punkt i wysyłamy je pod wiele adresów — kompletacja i wysyłka wielopunktowa to orientacyjnie ok. 12 zł netto za punkt plus koszt przesyłki. Agencjom wysyłamy też w neutralnych opakowaniach, bez naszego logo — więcej o tym w poradniku white label w reklamie. Ceny są orientacyjne, koszt transportu potwierdzamy w wycenie.
Terminy produkcji plus dostawa — jak liczyć
Termin, który interesuje klienta, to dzień, w którym towar jest na miejscu — nie dzień, w którym zjechał z maszyny. Liczymy go od końca:
- Data potrzebna na miejscu — otwarcie sklepu, targi, start kampanii. Najlepiej z jednym–dwoma dniami zapasu.
- Czas dostawy — zależy od kraju i sposobu transportu; ustalamy go w wycenie.
- Produkcja — standardowo ok. 3 dni robocze, duże projekty do ok. 14 dni.
- Akceptacja plików i proofu — od tej chwili liczy się produkcja. Opóźnienie akceptacji o dwa dni przesuwa dostawę o dwa dni.
- Wycena i pliki — na samym początku.
Gdy czasu jest mało, druk zrobimy w trybie ekspresowym 24 h — średnio ok. 40% drożej. Najważniejsze, żeby od razu podać datę: często da się zdążyć bez trybu ekspresowego, jeśli zaplanujemy produkcję pod Twój termin. Więcej w tekście terminy realizacji i ekspres.
Pamiętaj o świętach w obu krajach. Dni wolne w Polsce i w kraju dostawy nie zawsze się pokrywają, a kurierzy w tych dniach nie jeżdżą.
- 01Brief
Opis, wymiary, zdjęcia miejsca i termin — wystarczy kilka zdań.
- 02Projekt i wycena
Graficy przygotowują projekt lub wizualizację, Ty dostajesz cenę.
- 03Akceptacja
Zatwierdzasz projekt, a przy kolorach firmowych — proof lub próbę.
- 04Produkcja
Własny park 35+ maszyn w Wieluniu: druk UV 3,2 m, CNC, laser, 3D, szwalnia.
- 05Montaż lub wysyłka
Własne ekipy i auta w Polsce i Europie, kurierzy, wysyłka na cały świat.
Komunikacja w swoim języku i akceptacja plików
Napisz do nas w swoim języku — odpowiemy w tym samym. Obsługujemy wszystkie 14 języków naszej strony: polski, angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, czeski, słowacki, węgierski, litewski, łotewski, estoński, fiński, niderlandzki i włoski. Nie mamy biur za granicą — cała obsługa i produkcja jest w Polsce, a kontakt odbywa się mailowo, telefonicznie lub przez wideorozmowę.
Przy zamówieniu na odległość szczególnie ważne są pliki i akceptacja:
- przysyłaj pliki do druku w PDF, w CMYK, ze spadami — przed drukiem sprawdzamy je w ramach przygotowania plików i preflightu,
- teksty w języku obcym sprawdza zamawiający — my nie zmieniamy treści bez zgody, ale zwrócimy uwagę, jeśli coś wygląda na ucięte lub przesunięte,
- przy kolorze firmowym poproś o wydruk próbny na materiale docelowym; wyślemy go kurierem przed produkcją,
- akceptację potwierdzaj na piśmie, mailem — jedna wiadomość z listą plików i wymiarów oszczędza nieporozumień.
Agencje, które zamawiają regularnie, mogą korzystać z portalu B2B, gdzie widać zamówienia, terminy i pliki w jednym miejscu.
- 24 hekspres przy druku (tusze UV nie wymagają schnięcia)
- ok. 3 dnistandardowa realizacja
- do 14 dniduże i nietypowe projekty z montażem
Plus dostawa kurierem zwykle 1–2 dni. Podaj datę w briefie — ułożymy produkcję pod Twój termin.
Montaż za granicą — ekipa własna lub partnerzy
Jeśli reklama wymaga montażu — kaseton, litery 3D, oklejenie witryny, stoisko — możemy go wykonać na miejscu. Jedzie nasza ekipa razem z towarem albo montują partnerzy w danym kraju według naszych rysunków i instrukcji. Ekipy pracują także bez naszych oznaczeń, w imieniu agencji.
Przed montażem ustalamy:
- dokładny adres, godziny dostępu i osobę na miejscu,
- czy potrzebne są zgody właściciela budynku, zarządcy lub urzędu — to sprawdza zamawiający według przepisów swojego kraju,
- zasilanie dla reklamy świetlnej i kto je podłącza,
- czy potrzebny jest podnośnik (mamy własny do 18 m; przy montażu daleko od Polski może być potrzebny wynajem na miejscu).
Koszt montażu za granicą zależy od odległości, liczby dni i noclegów — wyceniamy go indywidualnie, a cenę potwierdzamy po kontakcie. Usługę opisuje strona montaż w Polsce i Europie.
Reklamacje i odpowiedzialność przy dostawie
Najwięcej problemów przy zamówieniach z zagranicy nie wynika z produkcji, tylko z transportu i niejasnych ustaleń. Kilka zasad, które pomagają:
- Sprawdź przesyłkę przy odbiorze. Jeśli opakowanie jest uszkodzone, zrób zdjęcia i spisz uwagę w obecności kierowcy. Bez tego trudno później dochodzić roszczeń od przewoźnika.
- Zgłoś problem od razu — mailem, ze zdjęciami towaru i etykiety przesyłki. Szybkie zgłoszenie pozwala nam szybciej wydrukować i wysłać zamiennik.
- Porównuj z zaakceptowanym proofem, a nie z ekranem. Akceptacja pliku i proofu to punkt odniesienia dla obu stron.
- Ustal warunki dostawy na piśmie — kto organizuje transport, do jakiego miejsca i kiedy towar uznaje się za dostarczony.
Jeśli wybierasz wykonawcę i porównujesz oferty z różnych krajów, przydatna będzie lista kryteriów z poradnika jak wybrać drukarnię wielkoformatową. Agencje, które chcą zlecać produkcję pod własną marką, znajdą szczegóły na stronie dla agencji reklamowych.