Stoisko na targi za granicą — transport, montaż i terminy

Regulamin targów i terminy organizatora

Każde targi mają własny regulamin techniczny i to on wyznacza cały kalendarz. Zanim zamówisz cokolwiek, warto wyciągnąć z dokumentów organizatora kilka informacji:

• terminy montażu i demontażu — w jakie dni i godziny wolno wjechać na halę, kiedy stoisko musi być gotowe, do kiedy trzeba je zdjąć,
• maksymalna wysokość zabudowy i zasady dla elementów nad ścianami sąsiadów,
• wymagania dla materiałów — trudnopalność, certyfikaty, zakaz niektórych materiałów,
• zgłoszenie wykonawcy — wiele targów wymaga zarejestrowania firmy montującej i jej ekipy, czasem z ubezpieczeniem,
• dostawy i rozładunek — gdzie wjeżdża auto, ile może stać, czy potrzebna jest przepustka, czy na terenie działa obowiązkowy operator wózków widłowych,
• usługi wyłączne — prąd, podwieszenia, czasem sprzątanie czy montaż są zastrzeżone dla wykonawców organizatora.

Terminy na zgłoszenia mijają często na kilka tygodni przed targami. Przegapienie terminu podwieszenia albo przyłącza prądu potrafi zmienić projekt stoiska. Ogólną listę przygotowań znajdziesz w tekście przygotowanie do targów — lista.

Produkcja w kraju czy na miejscu — porównanie

Wystawca ma do wyboru: wyprodukować stoisko u siebie i przewieźć je na targi albo zlecić wszystko firmie w kraju targów. Oba warianty mają sens.

Przy systemach modułowych — ramach tekstylnych, ściankach, ladach — produkcja w Polsce i przewiezienie stoiska zwykle wychodzi dobrze, bo te same elementy jadą potem na następne targi. Przy dużej zabudowie indywidualnej liczy się już transport i dni pracy ekipy za granicą. Różnice między tymi typami stoisk opisujemy w poradniku stoisko modułowe czy indywidualne, a koszty — w tekście ile kosztuje stoisko targowe.

Transport: własne auto, kurier, spedytor targowy

Wybór transportu zależy od wielkości stoiska i od tego, czy na miejscu będzie ekipa montażowa.

• Bagaż lub auto wystawcy — roll-upy, ścianki pop-up, lady składane w torbach i skrzyniach. Ścianka tekstylna 300 × 230 cm mieści się w torbie transportowej; najtańszy wariant przy małym stoisku.
• Kurier lub kurier dedykowany — gdy wystawca leci samolotem, a stoisko ma czekać na miejscu. Trzeba sprawdzić, czy hala przyjmuje przesyłki przed montażem i gdzie są przechowywane. Kurier dedykowany jedzie bezpośrednio, bez przeładunków, co przy delikatnych elementach ma znaczenie.
• Własne auto wykonawcy z ekipą — stoisko jedzie razem z ludźmi, którzy je postawią. Nasze auta codziennie jeżdżą po Europie, więc przy targach w UE i w Wielkiej Brytanii to częsty wariant.
• Spedytor targowy — przy dużych zabudowach i targach z obowiązkową obsługą logistyczną na terenie hali.

Niezależnie od sposobu: elementy pakujemy tak, żeby przetrwały kilka załadunków (grafiki na rolkach lub w tubach, sztywne elementy na palecie), a każde opakowanie jest opisane. Na targach, gdzie rozładunek trwa godzinę, opisane skrzynie oszczędzają dużo nerwów. Wysyłkę wielu paczek pod różne adresy organizujemy w ramach usługi pakowanie i wysyłka wieloadresowa.

Montaż i demontaż: ekipa, partnerzy, godziny wjazdu

Systemy przenośne stawia sam wystawca — ścianka pop-up czy lada to kilkanaście–kilkadziesiąt minut pracy. Przy zabudowie z ram tekstylnych, podświetleniem i meblami lepiej mieć ekipę, która zna system.

Montaż na targach za granicą organizujemy na dwa sposoby: jedzie nasza ekipa z autem i stoiskiem albo montują partnerzy w danym kraju według naszych rysunków. Własna ekipa to większa pewność wykonania, partnerzy — mniej kilometrów przy targach daleko od Polski.

Przy planowaniu warto pamiętać o kilku sprawach:

1. Godziny wjazdu na halę ustala organizator; ekipa musi być na miejscu na początek swojego okna, nie na jego koniec.
2. Narzędzia i drobne elementy (śruby, taśmy, przedłużacze) jadą z ekipą — na hali kupić ich się nie da albo kosztują dużo.
3. Demontaż bywa krótszy niż montaż i często zaczyna się zaraz po zamknięciu targów. Ekipa i auto muszą być zaplanowane także na ten moment.
4. Prąd i podwieszenia wykonują zwykle służby organizatora — trzeba je zamówić z wyprzedzeniem.

Robociznę ekipy wyceniamy orientacyjnie od ok. 180 zł netto za roboczogodzinę ekipy dwuosobowej, a dojazd według kilometrów w obie strony. Przy targach za granicą dokładny koszt zależy od liczby dni i noclegów — potwierdzamy go po kontakcie.

Materiały trudnopalne i wymagania hal

Większość hal targowych wymaga, żeby materiały użyte na stoisku spełniały określoną klasę reakcji na ogień — dotyczy to szczególnie tkanin, wykładzin i dekoracji. Wymagania i nazwy klas różnią się między krajami i organizatorami, dlatego zawsze zaczynamy od regulaminu technicznego targów.

Co z tego wynika w praktyce:

• jeśli regulamin wymaga certyfikatu, trzeba go mieć przy sobie na stoisku — kontrola może poprosić o dokument,
• na życzenie sprawdzamy dostępność materiału z odpowiednim certyfikatem przed produkcją; to może wpłynąć na wybór tkaniny i cenę,
• dekoracje dodawane w ostatniej chwili (balony, papierowe ozdoby, kartonowe standy) też podlegają zasadom hali.

Nie zakładaj, że materiał dopuszczony na jednych targach przejdzie na innych. Przy stałych wyjazdach na kilka imprez warto od razu dobrać materiały pod najostrzejsze wymagania.

Przechowanie stoiska między targami

Stoisko, które jeździ na kilka targów w roku, trzeba gdzieś trzymać. Ramy aluminiowe są odporne, ale grafiki tekstylne nie lubią wilgoci i zagnieceń, a lady z płyt — uderzeń.

Część klientów zostawia stoisko u nas. Magazynowanie grafik i elementów stoiska kosztuje orientacyjnie ok. 110 zł netto za paletę miesięcznie, pakowanie na palecie z folią stretch ok. 78 zł netto. Przed kolejnymi targami sprawdzamy stan grafik, w razie potrzeby drukujemy nowe — w systemach tekstylnych wymienia się sam wydruk, nie całą konstrukcję. Moduł ramy SEG 100 × 230 cm z grafiką to od ok. 680 zł netto, wymienna grafika do niego od ok. 260 zł netto. Wszystkie ceny są orientacyjne, potwierdzamy je po kontakcie.

Jak dbać o przenośne systemy, żeby wytrzymały wiele wyjazdów, opisujemy w poradniku jak dbać o roll-up.