Co dostajesz przy wynajmie, a co przy zakupie
Oferty wynajmu różnią się między firmami, ale zwykle obejmują konstrukcję na czas targów, transport, montaż i demontaż. Grafiki są prawie zawsze drukowane dla Ciebie i płacisz za nie osobno — po targach albo je zabierasz, albo trafiają do utylizacji. Część wypożyczalni dolicza meble, oświetlenie i wykładzinę.
Przy zakupie płacisz raz za konstrukcję z grafiką i masz ją na własność. Możesz ją postawić na targach, w showroomie, na konferencji, na dniu otwartym — bez dodatkowych opłat. Nasza oferta to właśnie stoiska i systemy na własność, dlatego w tym tekście pokazujemy rachunek od strony zakupu i podpowiadamy, o co pytać firmę wynajmującą, żeby porównanie było uczciwe.
Najważniejsze pytanie brzmi nie „ile kosztuje stoisko”, tylko „ile kosztuje jedno wystąpienie” — z transportem, montażem, magazynem i grafikami.
Próg opłacalności — prosty rachunek
Weźmy zestaw na stoisko 3 × 3 m: ścianka tekstylna 300 × 230 cm (ok. 1 680 zł), lada składana z grafiką (ok. 900 zł) i dwa roll-upy 100 × 200 cm (ok. 520 zł). Razem ok. 3 100 zł netto.
Porównanie robisz tak:
- Poproś wypożyczalnię o cenę jednego wystąpienia na tej samej powierzchni, z grafikami, transportem i montażem.
- Od tej kwoty odejmij koszty, które przy własnym stoisku i tak poniesiesz: transport, montaż, magazyn (patrz niżej).
- Podziel 3 100 zł przez wynik. To liczba targów, po której własne stoisko się zwraca.
Z naszego doświadczenia przy małych i średnich stoiskach próg wypada zwykle w okolicach dwóch–trzech wystąpień. Przy dużej wyspie z indywidualną zabudową rachunek wygląda inaczej — tam wynajem lub zabudowa robiona pod konkretne wydarzenie jest częściej rozsądna. Porównanie obu typów konstrukcji opisujemy w poradniku stoisko modułowe czy indywidualne.
Ukryte koszty, o których łatwo zapomnieć
| Pozycja | Ile kosztuje | Kiedy się pojawia |
|---|---|---|
| Magazynowanie | ok. 110 zł za paletę miesięcznie (u nas) lub miejsce we własnym biurze | cały rok między targami |
| Pakowanie na palecie | ok. 78 zł za paletę | przy wysyłce transportem paletowym |
| Montaż ekipą | ok. 180 zł za roboczogodzinę zespołu 2 osób, min. 4 rbh | jeśli nie stawiasz sam |
| Dojazd ekipy | ok. 2,80 zł za km w obie strony od Wielunia | przy montażu poza siedzibą |
| Nowa grafika | np. ok. 800 zł za ściankę 300 × 230 cm, ok. 250 zł za ladę | zmiana oferty lub zniszczenie |
| Serwis i części | wycena po oględzinach | złamana rama, zgubiona złączka |
Magazyn bywa największym zaskoczeniem. Mały zestaw zmieści się w szafie, ale stoisko 6 × 3 m z ladą i podświetleniem to już paleta lub dwie. Jeśli płacisz za magazyn zewnętrzny cały rok, a wystawiasz się raz, oszczędność z zakupu znika.
Z drugiej strony przy wynajmie też są pozycje dodatkowe: grafiki drukowane za każdym razem od nowa, dopłaty za zmiany projektu po terminie, opłaty za uszkodzenia elementów. Zapytaj o nie na piśmie, zanim porównasz oferty.
Model mieszany: własna konstrukcja, nowe grafiki
Najczęściej polecamy rozwiązanie pośrednie. Kupujesz konstrukcję modułową raz, a przed każdym sezonem lub ważnymi targami zamawiasz tylko nowe tkaniny. Rama aluminiowa służy latami, a grafika — to, co klient faktycznie widzi — jest zawsze świeża.
Tak to wygląda w praktyce:
- konstrukcja i lada leżą u Ciebie albo u nas w magazynie,
- przed targami przesyłasz nowy projekt, my drukujemy tkaniny i wszywamy taśmę SEG,
- wysyłamy całość na halę albo przywozimy własnym transportem i stawiamy.
Dla agencji robimy to w modelu white label: neutralne opakowania i ekipa bez naszych oznaczeń. Gotowe elementy znajdziesz na stronach stoiska targowe i promocyjne oraz ścianki hop-up.
- 24 hekspres przy druku (tusze UV nie wymagają schnięcia)
- ok. 3 dnistandardowa realizacja
- do 14 dniduże i nietypowe projekty z montażem
Plus dostawa kurierem zwykle 1–2 dni. Podaj datę w briefie — ułożymy produkcję pod Twój termin.
Kiedy wynajem jest rozsądniejszy
Nie zawsze trzeba kupować. Wynajem wybierz, gdy:
- wystawiasz się raz, testowo, i nie wiesz, czy wrócisz na te targi;
- potrzebujesz bardzo dużej powierzchni lub zabudowy z piętrem tylko na jedno wydarzenie;
- nie masz gdzie przechowywać konstrukcji ani komu jej przewozić;
- targi są daleko, a wypożyczalnia działa na miejscu i skraca logistykę;
- marka jest w trakcie zmiany identyfikacji i za pół roku i tak wszystko się zmieni.
W każdym innym przypadku policz, czy za dwa–trzy wynajmy nie masz już własnego zestawu. Małe elementy — roll-upy, beachflagi, lady — prawie zawsze lepiej kupić, bo kosztują niewiele i przydają się poza targami. Jak dbać o nie między wydarzeniami, opisujemy w poradniku jak przechowywać roll-up i ściankę.
Pytania do wykonawcy przed decyzją
Zanim podpiszesz zamówienie — na wynajem czy zakup — zadaj te pytania:
- Co dokładnie jest w cenie: konstrukcja, grafiki, transport, montaż, demontaż, meble, oświetlenie?
- Czyje są grafiki po targach i czy można je wykorzystać ponownie?
- Ile kosztuje zmiana projektu po zatwierdzeniu i do kiedy można ją zgłosić?
- Kto odpowiada za uszkodzenia w transporcie i na hali?
- Czy konstrukcja spełnia regulamin techniczny konkretnych targów (wysokość, materiały)?
- Przy zakupie: czy można dokupić moduły i wymienić same grafiki? Ile kosztuje nowa tkanina?
- Ile trwa montaż i ile osób jest potrzebnych?
Terminy też mają znaczenie: standardowo produkujemy w ok. 3 dni robocze, większe zestawy do ok. 14 dni. Napisz od razu datę targów — zaplanujemy produkcję pod nią. Pełny harmonogram przygotowań znajdziesz w poradniku przygotowanie do targów.