Raamovereenkomst met een drukkerij – wanneer loont het en wat staat erin

Wanneer losse bestellingen niet meer volstaan

Zolang u eens per half jaar een spandoek bestelt, heeft een aparte offerte zin. Dat verandert als een paar van deze signalen opduiken:

• dezelfde producten keren terug in volgende campagnes (raamfolie, affiches, roll-ups, flyers),
• materiaal gaat naar veel vestigingen, filialen of vertegenwoordigers,
• elke bestelling moet door inkoop worden goedgekeurd en dat duurt langer dan de productie zelf,
• kleur en afwerking moeten in elke serie identiek zijn,
• er zijn spoedherdrukken die van de ene op de andere dag moeten.

Dan brengt een raamovereenkomst orde in de samenwerking: inkoop keurt de voorwaarden één keer goed, en marketing bestelt daarbinnen. Het hoeft geen dik document te zijn – soms volstaat een overeenkomst van een paar pagina's met een prijsbijlage.

Raamprijslijst: producten, staffels, indexering

Het hart van de overeenkomst is de prijsbijlage. Die omvat bij voorkeur:

• Een productlijst met specificatie – materiaal, gewicht, afwerking, bijv. 'gecoat spandoek 510 g, gelast, ringen om de 50 cm'. Zonder specificatie zegt een prijs niets.
• Staffels – bij grootformaat printen daalt de prijs per m² met de hoeveelheid. Voorbeeld uit onze detailprijslijst: gecoat spandoek 510 g kost ca. € 13 excl. btw/m² bij 1–4 m² en ca. € 7 excl. btw/m² bij 100 m² en meer.
• Extra diensten – ontwerp, bestand aanpassen naar een ander formaat, verpakken, samenstellen per locatie, montage.
• Een indexeringsregel – materialen en transport worden duurder. Leg vooraf vast hoe en wanneer de prijslijst kan veranderen (bijv. één keer per jaar, met aankondiging), in plaats van midden in een campagne opnieuw te onderhandelen.

Onze prijzen op de website zijn indicatief. Een prijslijst voor een raamovereenkomst stellen we op basis van het werkelijke volume en assortiment van de klant op.

Levertijden, spoed en productiecapaciteit

Afspraken over levertijden moeten passen bij hoe de productie echt verloopt. Bij ons is standaard ca. 3 werkdagen, spoeddruk in 24 uur is mogelijk dankzij UV-inkten die niet hoeven te drogen, en grote projecten plannen we op ca. 14 dagen plus transport.

In de overeenkomst legt u het best vast:

1. Standaardlevertijd gerekend vanaf akkoord op het bestand, niet vanaf de aanvraag.
2. Spoedvoorwaarden – toeslag (bij ons gemiddeld ca. 40%) en het tijdstip waarop een correct bestand binnen moet zijn.
3. Campagneplanning – kent u de campagnedata ruim vooraf, geef ze dan door. We reserveren capaciteit voor een concrete datum en dan is spoed minder vaak nodig.
4. Levervensters – wanneer vestigingen goederen kunnen ontvangen.

Meer over realistische termijnen in levertijden en spoed.

Kwaliteitsstandaard, referentiestalen en reclamaties

Bij regelmatige bestellingen gaan de meeste discussies over kleur en herhaalbaarheid. De oplossing is eenvoudig: een goedgekeurd referentiestaal voor elk belangrijk product. Volgende series worden daarmee vergeleken, niet met het geheugen of het scherm. Uitgebreider in het artikel over kleurcontrole bij serieproductie.

In de overeenkomst legt u ook vast:

• hoe en binnen welke termijn een reclamatie wordt gemeld (foto's, omschrijving, bestelnummer),
• wat een gebrek is en wat binnen de tolerantie valt (bijv. toegestane maatafwijkingen),
• hoe het wordt opgelost – herdruk, vervanging, korting,
• productgaranties, als die van toepassing zijn (bijv. op lichtbakken geven we 24 maanden).

Juridische bepalingen – aansprakelijkheid, boetes, toepasselijk recht – kunt u altijd het best met uw eigen jurist bespreken. Wij helpen de productiekant zo te omschrijven dat hij uitvoerbaar is.

Opslag, verzending en rapportage

Daarbij hoort een rapport: wat er verzonden is, waarheen, wanneer en met welk zendingsnummer, en bij montage – foto's van de uitvoering. Details in opslag en verzending op afroep en verzenden naar veel winkels, en vanuit het product – inpakken en verzenden naar veel adressen.

Vertrouwelijkheid, white label en NDA

Reclamebureaus en bedrijven vóór een productlancering willen vaak dat ontwerpen niet vóór de campagnedatum uitlekken. Met bureaus en klanten tekenen we geheimhoudingsovereenkomsten als zij dat willen – als aparte NDA of als clausule in de raamovereenkomst.

Voor bureaus is ook white label belangrijk: verzending in neutrale verpakking zonder ons logo, documenten en materiaal ter goedkeuring zonder onze kenmerken, en montageploegen die namens het bureau werken. Dat beschrijven we in white label in de reclame en op de pagina voor reclamebureaus.

Raamvoorwaarden spreken we af met bedrijven uit Polen en andere Europese landen, ook uit Nederland en België – correspondentie en documenten voeren we in 14 talen, en materiaal leveren we met eigen transport of per koerier. Concrete voorwaarden stemmen we altijd af op het volume; de prijzen in deze tekst zijn indicatief en bevestigen we na contact.