Confectioneren – wat is het en wanneer besteedt u het uit samen met het drukwerk

Confectioneren – definitie en varianten

Het woord komt van 'confectie', het klaarmaken van goederen in een kant-en-klare, verkoopbare vorm. In de grafische en reclamewereld betekent het alles wat er met drukwerk gebeurt tussen de machine en de ontvanger – behalve het drukken en afwerken zelf. In andere branches (levensmiddelen, cosmetica) gaat hetzelfde woord over het verpakken van producten; hier richten we ons op reclame- en promotiemateriaal.

De meest voorkomende varianten:

• Sets samenstellen – uit een paar verschillende onderdelen ontstaat één set, bijv. affiche, wobbler, deurstickers en een presentatie-instructie voor een winkel.
• Inserten – flyers, kaarten, coupons in verpakkingen, catalogi of pakketten steken.
• Banderolleren – stapels flyers, kaarten of enveloppen bundelen met een strook papier of folie, vaak met een omschrijving van de inhoud.
• Per stuk verpakken – bijv. kleding of kleine relatiegeschenken vouwen en in foliezakjes verpakken.
• Etiketteren en adresseren – adresetiketten, vestigingsnummers, codes opplakken.
• Personaliseren – kaarten op naam, genummerde coupons, sets voor een specifieke persoon.

Vaak combineert één opdracht een paar van deze handelingen. Vanuit de dienst beschrijven we dat bij personalisatie en confectionering.

Campagnesets voor winkelketens

Dat is het meest voorkomende geval in ons werk. Een keten heeft een campagne in tientallen of honderden vestigingen, en elke vestiging krijgt een andere set – afhankelijk van winkelgrootte, type etalage of land.

Zo ziet het er in de praktijk uit:

1. De klant levert een lijst van vestigingen met de toegewezen sets (type A, B, C).
2. We drukken alle onderdelen van de campagne: folie, affiches, POS-materiaal.
3. We stellen sets samen voor specifieke adressen, elk gelabeld met het vestigingsnummer en een inhoudslijst.
4. We verpakken zo dat niets kreukt – affiches in kokers of op rol, platen op een pallet.
5. We versturen per koerier of met eigen transport en rapporteren de zendingsnummers.

De filiaalmanager krijgt één pakket met alles wat hij nodig heeft, in plaats van vijf zendingen uit verschillende bronnen. Meer in de beschrijving van campagnesets voor winkelketens en in verzenden naar veel winkels.

Geschenksets en welcome packs

De tweede grote groep zijn sets voor mensen, niet voor winkels: een welcome pack voor een nieuwe medewerker, een eindejaarscadeau voor klanten, een pakket voor congresdeelnemers of een startpakket voor een wedstrijd.

Een typische set is een doos of tas met logo, een paar relatiegeschenken, een gedrukte kaart met wensen of instructie en soms een gepersonaliseerd element – een naam op de kaart of een startnummer. Het meeste werk zit niet in het drukken, maar in het samenstellen: elke doos openen, de inhoud in dezelfde volgorde leggen, sluiten, labelen.

Kant-en-klare geschenksets in een doos met gravure van het logo beginnen bij ons bij ca. € 6 excl. btw per stuk bij 50 stuks (bijv. pen en sleutelhanger) – details in het aanbod geschenksets met branding. Ideeën voor de inhoud vindt u in cadeaus voor medewerkers en klanten.

Wat kost confectioneren – voorbeeldtarieven

Voorbeeld: een campagne voor 80 winkels, elk krijgt een set van 5 onderdelen. Confectioneren is ca. 80 × € 3,30 = ca. € 264 excl. btw, samenstellen voor verzending ca. 80 × € 2,80 = ca. € 224 excl. btw, plus de kosten van de zendingen zelf. Het exacte bedrag bevestigen we na ontvangst van de lijst met sets.

Wanneer u confectioneren aan de drukkerij uitbesteedt en wanneer u het zelf doet

Uitbesteden hoeft niet altijd. Bij 20 sets voor de directie doet uw eigen team het in een uur. Bij 300 pakketten met vijf verschillende onderdelen is het al een paar dagen werk, en daarbij moet de levering ontvangen, uitgepakt, samengesteld en een koerier besteld worden.

Besteed het uit aan de drukkerij als:
- er veel sets zijn of elke set anders is (varianten, personalisatie),
- de onderdelen in dezelfde drukkerij gemaakt worden – ze hoeven nergens heen,
- de sets naar veel adressen gaan,
- u geen ruimte heeft om het te ontvangen en samen te stellen.

Doe het zelf als:
- het om een stuk of vijftien sets gaat,
- een deel van de inhoud dingen zijn die u al heeft en die u niet naar de drukkerij wilt sturen,
- de set een onderdeel vraagt dat op het laatste moment wordt toegevoegd (bijv. een handgeschreven handtekening).

Half om half kan ook: wij drukken, stellen samen en banderolleren, en u voegt ter plaatse één onderdeel toe.

Hoe u de opdracht voorbereidt en hoe lang het duurt

Om confectioneren te prijzen en te plannen, hebben we nodig:

• een lijst van onderdelen van de set – wat en hoeveel, wat wij drukken en wat u aanlevert (bijv. relatiegeschenken van een andere leverancier),
• een lijst van varianten – zijn alle sets gelijk of verschilt de inhoud,
• een adreslijst in een spreadsheet (naam, adres, persoon, telefoon, vestigingsnummer),
• de verpakkingswijze – doos, envelop, koker, pallet; moet de verpakking neutraal zijn, zonder ons logo,
• de leverdatum bij de ontvangers.

De tijd hangt af van het aantal sets en de complexiteit. Confectioneren gebeurt na het drukken, dus bij de standaardproductietijd (ca. 3 werkdagen) tellen we meestal een dag of bij grote series een paar dagen op. Bij campagnes met een vaste startdatum plannen we het geheel terug vanaf die datum. Moeten de sets ook naar het buitenland, dan versturen we per koerier of met eigen transport door Europa, ook naar Nederland en België. Moet het materiaal wachten op volgende zendingen, zie dan opslag en verzending op afroep.