Lichtreclame & grootformaat print
Beursreglement en termijnen van de organisator
Elke beurs heeft een eigen technisch reglement, en dat bepaalt de hele kalender. Haal, voordat u iets bestelt, een paar gegevens uit de documenten van de organisator:
- op- en afbouwtijden – op welke dagen en tijden u de hal in mag, wanneer de stand klaar moet zijn, tot wanneer hij weg moet,
- maximale bouwhoogte en regels voor elementen boven de wanden van de buren,
- eisen voor materialen – brandvertraging, certificaten, verbod op bepaalde materialen,
- aanmelding van de standbouwer – veel beurzen eisen registratie van het montagebedrijf en zijn ploeg, soms met verzekering,
- leveringen en lossen – waar de auto binnenrijdt, hoe lang hij mag staan, of een pasje nodig is, of er een verplichte heftruckservice op het terrein is,
- exclusieve diensten – stroom, ophangpunten, soms schoonmaak of montage zijn voorbehouden aan partners van de organisator.
De termijnen voor aanmeldingen verlopen vaak een paar weken vóór de beurs. Een gemiste termijn voor ophangpunten of een stroomaansluiting kan het standontwerp veranderen. Een algemene voorbereidingslijst vindt u in voorbereiding op een beurs – checklist.
Bij ons produceren of ter plaatse laten maken – vergelijking
| Criterium | Productie bij ons + transport | Leverancier in het beursland |
|---|---|---|
| Controle over uitstraling | Prints en kleuren ziet u vóór vertrek | Vaak pas ter plaatse |
| Communicatie | In uw eigen taal, met een leverancier die u kent | Meestal in een andere taal |
| Productiekosten | Afhankelijk van de markt; productie in Polen is vaak voordeliger | Prijzen van de lokale markt |
| Transport | Moet georganiseerd en betaald worden | Valt weg of is minimaal |
| Hergebruik | De stand komt terug en kan naar volgende beurzen | Afhankelijk van het contract – vaak eenmalige bouw of huur |
| Risico | Vertraging onderweg, transportschade | Minder controle over de uitvoering |
Een standhouder kan kiezen: de stand bij een vaste leverancier laten maken en naar de beurs laten brengen, of alles uitbesteden aan een bedrijf in het beursland. Beide varianten zijn zinvol.
Bij modulaire systemen – textielframes, wanden, balies – werkt productie bij ons in Polen en transport naar de beurs meestal goed, omdat dezelfde elementen daarna naar volgende beurzen gaan. Bij een grote maatwerkstand tellen transport en werkdagen van de ploeg in het buitenland zwaarder. De verschillen tussen die standtypes beschrijven we in modulaire beursstand of maatwerk, en de kosten in wat kost een beursstand.
Transport: eigen auto, koerier, beursexpediteur
De keuze van transport hangt af van de grootte van de stand en of er ter plaatse een montageploeg is.
- Bagage of auto van de standhouder – roll-ups, pop-up wanden, opvouwbare balies in tassen en kisten. Een textielwand van 300 × 230 cm past in een transporttas; de goedkoopste variant bij een kleine stand.
- Koerier of dedicated koerier – als de standhouder vliegt en de stand ter plaatse moet klaarstaan. Controleer of de hal zendingen vóór de opbouw aanneemt en waar ze worden bewaard. Een dedicated koerier rijdt rechtstreeks, zonder overslag, wat bij kwetsbare elementen uitmaakt.
- Eigen auto van de leverancier met ploeg – de stand reist mee met de mensen die hem opbouwen. Onze auto's rijden dagelijks door Europa, dus bij beurzen in de EU, zoals in Nederland en België, en in het Verenigd Koninkrijk is dat een veelgekozen variant.
- Beursexpediteur – bij grote opstellingen en beurzen met verplichte logistieke afhandeling op het terrein.
Ongeacht de manier: we verpakken elementen zo dat ze een paar keer laden overleven (prints op rollen of in kokers, stijve elementen op een pallet), en elke verpakking is gelabeld. Op beurzen waar het lossen een uur duurt, sparen gelabelde kisten veel zenuwen. Verzending van veel pakketten naar verschillende adressen organiseren we binnen de dienst inpakken en verzenden naar veel adressen.
Op- en afbouw: ploeg, partners, toegangstijden
Draagbare systemen zet de standhouder zelf neer – een pop-up wand of balie is een kwartier tot een half uur werk. Bij een opstelling van textielframes met verlichting en meubels heeft u liever een ploeg die het systeem kent.
Opbouw op beurzen in het buitenland organiseren we op twee manieren: onze ploeg rijdt mee met auto en stand, of partners in het betreffende land bouwen op volgens onze tekeningen. Een eigen ploeg geeft meer zekerheid over de uitvoering, partners – minder kilometers bij beurzen ver van Polen.
Bij het plannen let u op een paar dingen:
- De toegangstijden van de hal bepaalt de organisator; de ploeg moet er zijn aan het begin van het eigen tijdvenster, niet aan het eind.
- Gereedschap en kleine onderdelen (schroeven, tape, verlengsnoeren) reizen met de ploeg mee – in de hal zijn ze niet of alleen duur te koop.
- De afbouw is vaak korter dan de opbouw en begint vaak direct na sluiting van de beurs. Ploeg en auto moeten ook voor dat moment gepland zijn.
- Stroom en ophangpunten verzorgt meestal de dienst van de organisator – die moet u vooraf bestellen.
Arbeid van de ploeg prijzen we indicatief vanaf ca. € 42 excl. btw per manuur voor een team van twee, en reiskosten per kilometer heen en terug. Bij beurzen in het buitenland hangen de exacte kosten af van het aantal dagen en overnachtingen – die bevestigen we na contact.
- 24 uspoedprint (UV-inkt hoeft niet te drogen)
- ca. 3 dagenstandaard levertijd
- tot 14 dagengrote projecten en maatwerk met montage
Plus levering per koerier. Geef ons uw datum door — we plannen de productie eromheen.
Brandvertragende materialen en eisen van de hallen
De meeste beurshallen eisen dat materialen op de stand een bepaalde brandklasse hebben – vooral doek, vloerbedekking en decoratie. De eisen en namen van klassen verschillen per land en organisator, dus we beginnen altijd bij het technisch reglement van de beurs.
Wat dat in de praktijk betekent:
- eist het reglement een certificaat, dan moet u het op de stand bij u hebben – een controle kan om het document vragen,
- op verzoek controleren we vóór de productie of materiaal met het juiste certificaat beschikbaar is; dat kan de keuze van doek en de prijs beïnvloeden,
- decoratie die op het laatste moment wordt toegevoegd (ballonnen, papieren versiering, kartonnen displays) valt ook onder de regels van de hal.
Ga er niet van uit dat materiaal dat op de ene beurs is toegestaan, op een andere ook door de keuring komt. Gaat u vaker naar meerdere evenementen, kies dan meteen materialen voor de strengste eisen.
Opslag van de stand tussen beurzen
Een stand die een paar keer per jaar naar een beurs gaat, moet ergens liggen. Aluminium frames zijn robuust, maar textielprints houden niet van vocht en kreukels, en balies van plaatmateriaal niet van stoten.
Een deel van de klanten laat de stand bij ons. Opslag van prints en standonderdelen kost indicatief ca. € 26 excl. btw per pallet per maand, verpakken op een pallet met stretchfolie ca. € 19 excl. btw. Vóór volgende beurzen controleren we de staat van de prints en drukken zo nodig nieuwe – bij textielsystemen vervangt u alleen de print, niet de hele constructie. Een SEG-framemodule van 100 × 230 cm met print kost vanaf ca. € 160 excl. btw, een wisselprint daarvoor vanaf ca. € 65 excl. btw. Alle prijzen zijn indicatief en bevestigen we na contact.
Hoe u draagbare systemen onderhoudt zodat ze veel reizen overleven, beschrijven we in roll-up onderhouden.