Drukwerk en reclame bestellen in een ander EU-land – btw, transport, termijnen

B2B-factuur in de EU – EU-btw-nummer en verlegging

De btw-regels voor handel tussen bedrijven in de EU zijn in grote lijnen gemeenschappelijk, maar de details hangen af van het soort transactie en de regels in het land van de afnemer. Hieronder beschrijven we ze op algemeen niveau – dit is geen belastingadvies.

Wat meestal hetzelfde is:

• Het EU-btw-nummer van de afnemer. Voordat we een factuur zonder Poolse btw opmaken, controleren we het nummer in het Europese VIES-systeem. Het nummer moet actief zijn voor intracommunautaire transacties – een nationaal fiscaal nummer alleen is niet genoeg.
• Goederen naar een ander EU-land. Bij levering aan een bedrijf met een geldig EU-btw-nummer bevat de factuur meestal geen Poolse btw, en de afnemer verwerkt de btw in het eigen land. Er zijn ook documenten nodig waaruit blijkt dat de goederen Polen hebben verlaten – daarom zijn leveringsgegevens en ontvangstbevestiging belangrijk.
• Diensten voor bedrijven uit een ander EU-land. Bij veel diensten geldt de verleggingsregeling – een factuur zonder Poolse btw met de juiste vermelding ('btw verlegd'), en de afnemer verwerkt de btw.
• Geen EU-btw-nummer. Heeft de opdrachtgever geen actief EU-btw-nummer (bijv. een particulier of een bedrijf dat niet is geregistreerd voor intracommunautaire transacties), dan rekenen we meestal Poolse btw.

Wat controle vraagt: montage ter plaatse in het buitenland. Bij diensten die met een specifiek gebouw of een specifieke plek samenhangen, kunnen de belastingregels anders zijn dan bij alleen goederen. Bespreek de verwerking met uw boekhouder voordat u productie met montage in uw land bestelt – wij maken de factuur op volgens de afspraak.

Het Verenigd Koninkrijk is geen lid van de EU: bij leveringen naar het VK komen douaneformaliteiten erbij, en de btw-regels zijn anders dan bij leveringen binnen de EU.

Transport: eigen auto's, koeriers, dedicated levering

We produceren in Wieluń, in Polen, en versturen van daaruit naar klanten in de hele EU, waaronder Nederland en België, en naar het Verenigd Koninkrijk, en op aanvraag ook verder. De manier van levering kiezen we op basis van omvang en datum.

Bij campagnes voor ketens stellen we sets per locatie samen en versturen we ze naar veel adressen – samenstellen en verzenden naar meerdere adressen kost indicatief ca. € 2,80 excl. btw per locatie plus verzendkosten. Voor reclamebureaus versturen we ook in neutrale verpakking, zonder ons logo – meer in white label in de reclame. De prijzen zijn indicatief; de transportkosten bevestigen we in de offerte.

Productietijd plus levering – zo rekent u

De datum die de klant interesseert, is de dag waarop de goederen ter plaatse zijn – niet de dag waarop ze van de machine komen. We rekenen terug:

1. Datum nodig ter plaatse – opening van de winkel, beurs, start van de campagne. Het liefst met een of twee dagen marge.
2. Levertijd – hangt af van het land en de transportwijze; die leggen we vast in de offerte.
3. Productie – standaard ca. 3 werkdagen, grote projecten tot ca. 14 dagen.
4. Akkoord op bestanden en proef – vanaf dat moment telt de productie. Een akkoord dat twee dagen later komt, verschuift de levering twee dagen.
5. Offerte en bestanden – helemaal aan het begin.

Is er weinig tijd, dan drukken we met spoed in 24 uur – gemiddeld ca. 40% duurder. Het belangrijkste is dat u meteen de datum noemt: vaak lukt het zonder spoed als we de productie op uw datum plannen. Meer in levertijden en spoed.

Denk aan feestdagen in beide landen. Vrije dagen in Polen en in het land van levering vallen niet altijd samen, en koeriers rijden dan niet.

Communicatie in uw eigen taal en akkoord op bestanden

Schrijf ons in uw eigen taal – we antwoorden in dezelfde taal. We werken in alle 14 talen van onze website: Pools, Engels, Duits, Frans, Spaans, Tsjechisch, Slowaaks, Hongaars, Litouws, Lets, Ests, Fins, Nederlands en Italiaans. We hebben geen kantoren in het buitenland – alle klantcontact en productie zitten in Polen, en het contact verloopt per e-mail, telefoon of videogesprek.

Bij een bestelling op afstand zijn bestanden en akkoord extra belangrijk:

• stuur drukbestanden als PDF, in CMYK, met afloop – vóór het drukken controleren we ze binnen de bestandsvoorbereiding en preflight,
• teksten in een andere taal controleert de opdrachtgever – wij wijzigen geen inhoud zonder toestemming, maar wijzen erop als iets afgesneden of verschoven lijkt,
• vraag bij een huisstijlkleur om een proefprint op het definitieve materiaal; die sturen we vóór de productie per koerier op,
• bevestig het akkoord schriftelijk, per e-mail – één bericht met de lijst van bestanden en maten voorkomt misverstanden.

Reclamebureaus die regelmatig bestellen, kunnen een B2B-portaal gebruiken, waar bestellingen, termijnen en bestanden op één plek staan.

Montage in het buitenland – eigen ploeg of partners

Vraagt de reclame montage – een lichtbak, 3D-letters, raambelettering, een stand – dan kunnen we die ter plaatse uitvoeren. Onze ploeg rijdt mee met de goederen, of partners in het betreffende land monteren volgens onze tekeningen en instructies. De ploegen werken ook zonder onze kenmerken, namens het reclamebureau.

Vóór de montage spreken we af:

• het exacte adres, de toegangstijden en een contactpersoon ter plaatse,
• of toestemming van de eigenaar van het gebouw, de beheerder of de gemeente nodig is – dat controleert de opdrachtgever volgens de regels in zijn land,
• stroomvoorziening voor lichtreclame en wie die aansluit,
• of een hoogwerker nodig is (we hebben er zelf een tot 18 m; bij montage ver van Polen kan huur ter plaatse nodig zijn).

De kosten van montage in het buitenland hangen af van afstand, aantal dagen en overnachtingen – die prijzen we individueel, en de prijs bevestigen we na contact. De dienst staat beschreven op reclamemontage in Polen en Europa.

Reclamaties en aansprakelijkheid bij levering

De meeste problemen bij bestellingen uit het buitenland komen niet uit de productie, maar uit het transport en onduidelijke afspraken. Een paar regels die helpen:

• Controleer de zending bij ontvangst. Is de verpakking beschadigd, maak dan foto's en noteer een opmerking in aanwezigheid van de chauffeur. Zonder dat is het later lastig de vervoerder aansprakelijk te stellen.
• Meld een probleem meteen – per e-mail, met foto's van de goederen en het verzendetiket. Een snelle melding laat ons sneller een vervanging drukken en versturen.
• Vergelijk met de goedgekeurde proef, niet met het scherm. Akkoord op bestand en proef is het ijkpunt voor beide partijen.
• Leg de leveringsvoorwaarden schriftelijk vast – wie het transport regelt, naar welke plek en wanneer de goederen als geleverd gelden.

Kiest u een leverancier en vergelijkt u aanbiedingen uit verschillende landen, dan helpt de lijst met criteria uit hoe kiest u een grootformaat drukkerij. Reclamebureaus die productie onder eigen naam willen uitbesteden, vinden details op de pagina voor reclamebureaus.