Parodų stendas užsienyje – transportas, montavimas ir terminai

Parodos reglamentas ir organizatoriaus terminai

Kiekviena paroda turi savo techninį reglamentą, ir būtent jis nustato visą kalendorių. Prieš ką nors užsakydami verta iš organizatoriaus dokumentų išsirašyti kelias informacijas:

• montavimo ir demontavimo terminai – kuriomis dienomis ir valandomis leidžiama įvažiuoti į salę, kada stendas turi būti paruoštas, iki kada jį reikia nuimti,
• didžiausias įrengimo aukštis ir taisyklės elementams virš kaimynų sienų,
• medžiagų reikalavimai – nedegumas, sertifikatai, kai kurių medžiagų draudimas,
• vykdytojo registracija – daug parodų reikalauja užregistruoti montuojančią įmonę ir jos brigadą, kartais su draudimu,
• pristatymas ir iškrovimas – kur įvažiuoja automobilis, kiek gali stovėti, ar reikia leidimo, ar teritorijoje veikia privalomas krautuvų operatorius,
• išimtinės paslaugos – elektra, pakabinimai, kartais valymas ar montavimas skirti tik organizatoriaus vykdytojams.

Pranešimų terminai dažnai baigiasi likus kelioms savaitėms iki parodos. Praleistas pakabinimo ar elektros prijungimo terminas gali pakeisti stendo projektą. Bendrą pasiruošimo sąrašą rasite tekste pasiruošimas parodai – sąrašas.

Gamyba savo šalyje ar vietoje – palyginimas

Parodos dalyvis gali rinktis: pagaminti stendą pas save ir pervežti jį į parodą arba viską patikėti įmonei parodos šalyje. Abu variantai prasmingi.

Modulinėms sistemoms – tekstiliniams rėmams, sienelėms, prekystaliams – gamyba Lenkijoje ir stendo pervežimas paprastai pasiteisina, nes tie patys elementai paskui važiuoja į kitas parodas. Dideliam individualiam įrengimui jau svarbus transportas ir brigados darbo dienos užsienyje. Šių stendų tipų skirtumus aprašome patarime modulinis ar individualus stendas, o kaštus – tekste kiek kainuoja parodų stendas.

Transportas: savas automobilis, kurjeris, parodų ekspeditorius

Transporto pasirinkimas priklauso nuo stendo dydžio ir nuo to, ar vietoje bus montuotojų brigada.

• Bagažas ar dalyvio automobilis – roll-up stendai, pop-up sienelės, sulankstomi prekystaliai krepšiuose ir dėžėse. 300 × 230 cm tekstilinė sienelė telpa į transportavimo krepšį; pigiausias variantas mažam stendui.
• Kurjeris ar dedikuotas kurjeris – kai dalyvis skrenda lėktuvu, o stendas turi laukti vietoje. Reikia patikrinti, ar salė priima siuntas prieš montavimą ir kur jos laikomos. Dedikuotas kurjeris važiuoja tiesiai, be perkrovimų, o tai svarbu trapiems elementams.
• Savas vykdytojo automobilis su brigada – stendas važiuoja kartu su žmonėmis, kurie jį pastatys. Mūsų automobiliai kasdien važinėja po Europą, todėl parodoms ES, taip pat Lietuvoje, ir Didžiojoje Britanijoje tai dažnas variantas.
• Parodų ekspeditorius – dideliems įrengimams ir parodoms su privaloma logistikos paslauga salės teritorijoje.

Nepriklausomai nuo būdo: elementus pakuojame taip, kad atlaikytų kelis pakrovimus (grafika ritiniuose ar tūtose, standūs elementai ant padėklo), o kiekviena pakuotė pažymėta. Parodose, kur iškrovimas trunka valandą, pažymėtos dėžės sutaupo daug nervų. Daugelio siuntinių siuntimą skirtingais adresais organizuojame teikdami paslaugą pakavimas ir siuntimas daugeliu adresų.

Montavimas ir demontavimas: brigada, partneriai, įvažiavimo valandos

Mobilias sistemas stato pats dalyvis – pop-up sienelė ar prekystalis tai keliolikos–keliasdešimties minučių darbas. Įrengimui iš tekstilinių rėmų, su apšvietimu ir baldais geriau turėti sistemą išmanančią brigadą.

Montavimą parodose užsienyje organizuojame dviem būdais: važiuoja mūsų brigada su automobiliu ir stendu arba montuoja partneriai konkrečioje šalyje pagal mūsų brėžinius. Sava brigada – didesnis atlikimo užtikrintumas, partneriai – mažiau kilometrų parodose toli nuo Lenkijos.

Planuojant verta atsiminti kelis dalykus:

1. Įvažiavimo į salę valandas nustato organizatorius; brigada turi būti vietoje savo lango pradžioje, ne pabaigoje.
2. Įrankiai ir smulkūs elementai (varžtai, juostos, ilgintuvai) važiuoja su brigada – salėje jų nenusipirksi arba jie brangūs.
3. Demontavimas būna trumpesnis nei montavimas ir dažnai prasideda iškart uždarius parodą. Brigadą ir automobilį reikia suplanuoti ir šiam momentui.
4. Elektrą ir pakabinimus paprastai atlieka organizatoriaus tarnybos – juos reikia užsakyti iš anksto.

Brigados darbą orientaciškai įkainojame nuo apie 42 € be PVM už dviejų žmonių brigados darbo valandą, o kelionę – pagal kilometrus į abi puses. Parodoms užsienyje tiksli kaina priklauso nuo dienų ir nakvynių skaičiaus – patvirtiname ją susisiekus.

Nedegios medžiagos ir salių reikalavimai

Dauguma parodų salių reikalauja, kad stende naudojamos medžiagos atitiktų tam tikrą reakcijos į ugnį klasę – tai ypač taikoma audiniams, kiliminėms dangoms ir dekoracijoms. Reikalavimai ir klasių pavadinimai skiriasi tarp šalių ir organizatorių, todėl visada pradedame nuo parodos techninio reglamento.

Kas iš to išplaukia praktikoje:

• jei reglamentas reikalauja sertifikato, jį reikia turėti stende – kontrolė gali paprašyti dokumento,
• pageidaujant prieš gamybą patikriname, ar yra medžiaga su atitinkamu sertifikatu; tai gali paveikti audinio pasirinkimą ir kainą,
• paskutinę minutę pridedamos dekoracijos (balionai, popieriniai papuošimai, kartoniniai stovai) taip pat pavaldžios salės taisyklėms.

Nelaikykite savaime suprantamu, kad vienoje parodoje leista medžiaga praeis kitoje. Nuolat važiuojant į kelis renginius verta iš karto parinkti medžiagas pagal griežčiausius reikalavimus.

Stendo saugojimas tarp parodų

Stendą, kuris per metus važiuoja į kelias parodas, reikia kažkur laikyti. Aliuminio rėmai atsparūs, bet tekstilinė grafika nemėgsta drėgmės ir susiglamžymų, o plokščių prekystaliai – smūgių.

Dalis klientų stendą palieka pas mus. Grafikos ir stendo elementų sandėliavimas orientaciškai kainuoja apie 26 € be PVM už padėklą per mėnesį, pakavimas ant padėklo su stretch plėvele – apie 19 € be PVM. Prieš kitas parodas patikriname grafikos būklę, prireikus spausdiname naują – tekstilinėse sistemose keičiamas tik atspaudas, ne visa konstrukcija. 100 × 230 cm SEG rėmo modulis su grafika kainuoja nuo apie 160 € be PVM, keičiama grafika jam – nuo apie 65 € be PVM. Visos kainos orientacinės, patvirtiname jas susisiekus.

Kaip prižiūrėti mobilias sistemas, kad jos atlaikytų daug kelionių, aprašome patarime kaip prižiūrėti roll-up.