Il visto si stampi: cosa controllare prima di approvare il file

Tipi di approvazione: PDF, stampa di prova, prova colore, prototipo

Non tutti gli ordini richiedono la stessa forma di approvazione. Più la tiratura è costosa e il colore importante, più il campione deve avvicinarsi al prodotto reale.

Checklist prima di cliccare 'approvo'

Questa lista è per chi approva, non per il grafico. Controlli il PDF ingrandito al 100%, non l'anteprima nell'e-mail.

1. Testi. Legga ogni parola, meglio ad alta voce. Soprattutto: numeri di telefono, indirizzi web ed e-mail, prezzi, date, orari, nomi. I refusi nel titolo si vedono subito, quelli nel piè di pagina solo dopo la stampa.
2. Versione linguistica. Nelle campagne in più Paesi verifichi che a ogni variante sia arrivato il testo giusto.
3. Misura e quantità. Confronti la misura al vivo con l'ordine e con il rilievo. Verifichi la tiratura di ogni variante separatamente.
4. Abbondanze e area di sicurezza. Il fondo esce oltre la linea di taglio e i testi importanti stanno lontani dal bordo. Dettagli nella guida sulle abbondanze di stampa.
5. Colori. Logo nei colori aziendali, nero del testo uniforme. Se il colore conta, confronti con un riferimento, non con lo schermo: lo spieghiamo nell'articolo sulla corrispondenza del colore Pantone.
6. Codici QR e codici a barre. Li scansioni con il telefono dal PDF e verifichi dove portano.
7. Finitura. Occhielli, asole, tipo di taglio, laminazione, lato di applicazione della pellicola: corrispondono a ciò che serve per il montaggio?
8. Elementi obbligatori. Loghi di programmi di finanziamento, indicazioni obbligatorie, informazioni sulla promozione: se richiesti, ci sono e hanno la misura prevista?

Chi approva: il flusso in azienda e in agenzia

La maggior parte dei ritardi non dipende da errori nel file, ma dal fatto che non si sa chi deve dire 'sì'. Funziona bene una regola semplice: una persona raccoglie le osservazioni, una persona manda l'approvazione.

• In azienda: il marketing controlla contenuti e aspetto, l'ufficio legale o prodotto i dati che devono essere esatti (prezzi, caratteristiche, regolamenti), e chi gestisce l'ordine invia un'unica risposta riepilogativa.
• In agenzia: l'agenzia verifica con noi la parte tecnica e conferma i contenuti con il cliente finale. Nella collaborazione white label inviamo i materiali da approvare senza i nostri marchi, così l'agenzia può inoltrarli.

L'approvazione dovrebbe essere scritta: un'e-mail con una frase univoca del tipo 'approvo il file X nella versione Y per la stampa in tiratura Z'. Un 'va bene' al telefono si confonde facilmente con un'altra versione.

Cosa significa l'approvazione per la responsabilità dell'errore

Nel settore della stampa vale di solito una regola semplice: dei contenuti approvati dal cliente risponde il cliente, dell'esecuzione conforme al file approvato risponde la tipografia. Se quindi nel PDF approvato c'è un refuso nel numero di telefono e la stampa è conforme al file, la ristampa è un nuovo ordine. Se invece la stampa differisce dal file (spostata, rifilata male, sul materiale sbagliato), è un problema del fornitore. Le regole esatte sui reclami dipendono dalle condizioni di collaborazione o dal contratto, quindi per gli ordini più grandi conviene metterle per iscritto.

Da noi ogni file passa una verifica tecnica prima della produzione, compresa nel prezzo: controlliamo risoluzione, abbondanze, metodo colore e font. Questo però non significa correzione linguistica o di merito: la tipografia non può farla al posto del cliente. Se ha bisogno di aiuto con il file, veda preparazione dei file e preflight di stampa.

L'approvazione nella produzione in serie e con le varianti

Nelle campagne per le catene e con grandi tirature non basta approvare un solo file. Funziona bene uno schema in due fasi:

• Approvazione del modello: una variante (per esempio la vetrina tipica) segue l'intero percorso: PDF, se serve stampa di prova, a volte prototipo. Il modello approvato diventa il riferimento per colore e finitura.
• Approvazione del riepilogo delle varianti: per le altre versioni il cliente approva una tabella: nome del file, misura, tiratura, indirizzo di destinazione, più l'anteprima PDF di ogni versione. Non serve vedere ogni grafica su carta, ma bisogna verificare che ciascuna sia nell'elenco.

Negli ordini ricorrenti conserviamo il modello approvato e lo confrontiamo con le serie successive. Altro nella guida sul controllo del colore nella produzione in serie.

Come accorciare i tempi di approvazione

Il tempo di approvazione è spesso la fase più lunga dell'intero ordine, più lunga della stampa, che di norma richiede circa 3 giorni lavorativi. Alcune cose accelerano davvero:

• Definisca chi approva prima di inviare i file, non dopo.
• Raccolga le osservazioni in un'unica e-mail o in un unico PDF commentato, non in cinque conversazioni.
• Indichi la data entro cui i materiali devono essere pronti. Pianifichiamo la produzione su quella data e diciamo entro quando ci serve al più tardi l'approvazione.
• Se il progetto lo facciamo noi nel nostro studio grafico, ci passi subito tutti i testi e i loghi nella versione definitiva.

Nella modalità express 24 ore conta l'ora: il file corretto e approvato deve arrivarci entro le 12:00. L'express costa in media circa il 40% in più: spesso si può evitare, se l'approvazione arriva un giorno prima. Tutti gli importi in questo testo sono indicativi; il prezzo esatto lo confermiamo dopo il contatto.