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Regolamento della fiera e scadenze dell'organizzatore
Ogni fiera ha il proprio regolamento tecnico, ed è questo a stabilire l'intero calendario. Prima di ordinare qualsiasi cosa conviene ricavare dai documenti dell'organizzatore alcune informazioni:
- date di montaggio e smontaggio: in quali giorni e orari si può entrare nel padiglione, quando lo stand deve essere pronto, entro quando va smontato,
- altezza massima dell'allestimento e regole per gli elementi sopra le pareti dei vicini,
- requisiti per i materiali: reazione al fuoco, certificazioni, divieto di alcuni materiali,
- registrazione dell'allestitore: molte fiere richiedono di registrare l'azienda che monta e la sua squadra, a volte con assicurazione,
- consegne e scarico: dove entra il mezzo, quanto può sostare, se serve un pass, se nel quartiere fieristico c'è un operatore obbligatorio per i carrelli elevatori,
- servizi in esclusiva: corrente, appendimenti, a volte pulizie o montaggio sono riservati ai fornitori dell'organizzatore.
Le scadenze per le richieste cadono spesso qualche settimana prima della fiera. Perdere la scadenza per un appendimento o per l'allacciamento elettrico può cambiare il progetto dello stand. Un elenco generale dei preparativi è nell'articolo preparazione alla fiera: la checklist.
Produzione con noi o sul posto: il confronto
| Criterio | Produzione da noi + trasporto | Fornitore nel Paese della fiera |
|---|---|---|
| Controllo dell'aspetto | Grafiche e colori si vedono prima della partenza | Spesso solo sul posto |
| Comunicazione | Nella propria lingua (gestiamo anche l'italiano), con un fornitore che si conosce | Di solito in lingua straniera |
| Costo di produzione | Dipende dal mercato; spesso più basso in Polonia | Prezzi del mercato locale |
| Trasporto | Va organizzato e pagato | Assente o minimo |
| Riutilizzo | Lo stand torna e può andare alle fiere successive | Dipende dal contratto: spesso allestimento usa e getta o noleggio |
| Rischio | Ritardo in viaggio, danni nel trasporto | Minore controllo sull'esecuzione |
L'espositore può scegliere: far produrre lo stand da un fornitore che conosce e trasportarlo in fiera, oppure affidare tutto a un'azienda del Paese della fiera. Entrambe le varianti hanno senso.
Con i sistemi modulari (cornici tessili, pareti, banchi) la produzione nel nostro stabilimento in Polonia e il trasporto dello stand di solito convengono, perché gli stessi elementi vanno poi alle fiere successive. Con un grande allestimento su misura contano ormai il trasporto e i giorni di lavoro della squadra all'estero. Le differenze tra questi tipi di stand sono nella guida stand modulare o su misura, i costi nell'articolo quanto costa uno stand fieristico.
Trasporto: mezzo proprio, corriere, spedizioniere fieristico
La scelta del trasporto dipende dalle dimensioni dello stand e dalla presenza di una squadra di montaggio sul posto.
- Bagaglio o mezzo dell'espositore: roll-up, pareti pop-up, banchi pieghevoli in borse e casse. Una parete tessile 300 × 230 cm sta in una borsa da trasporto; è la variante più economica per uno stand piccolo.
- Corriere o corriere dedicato: quando l'espositore viaggia in aereo e lo stand deve attendere sul posto. Bisogna verificare se il padiglione accetta spedizioni prima del montaggio e dove vengono conservate. Il corriere dedicato viaggia diretto, senza trasbordi, il che per gli elementi delicati conta.
- Mezzo del fornitore con la squadra: lo stand viaggia insieme alle persone che lo monteranno. I nostri mezzi viaggiano ogni giorno per l'Europa, quindi per le fiere nell'UE e nel Regno Unito è una variante frequente.
- Spedizioniere fieristico: per grandi allestimenti e fiere con servizio logistico obbligatorio nel quartiere fieristico.
In ogni caso imballiamo gli elementi perché sopportino più carichi (grafiche arrotolate o in tubi, elementi rigidi su pallet), e ogni collo è etichettato. Nelle fiere in cui lo scarico dura un'ora, casse etichettate risparmiano molti nervi. La spedizione di molti colli a indirizzi diversi la organizziamo con il servizio confezionamento e spedizione a più indirizzi.
Montaggio e smontaggio: squadra, partner, orari di accesso
I sistemi portatili li monta l'espositore stesso: una parete pop-up o un banco richiedono da qualche minuto a mezz'ora. Con un allestimento in cornici tessili, illuminazione e arredi è meglio avere una squadra che conosce il sistema.
Il montaggio nelle fiere all'estero lo organizziamo in due modi: parte la nostra squadra con il mezzo e lo stand, oppure montano partner nel Paese secondo i nostri disegni. La squadra propria dà più certezza sull'esecuzione, i partner significano meno chilometri per le fiere lontane dalla Polonia.
Nella pianificazione conviene ricordare alcune cose:
- Gli orari di accesso al padiglione li stabilisce l'organizzatore; la squadra deve essere sul posto all'inizio della propria fascia, non alla fine.
- Attrezzi e piccoli elementi (viti, nastri, prolunghe) viaggiano con la squadra: in padiglione non si trovano o costano molto.
- Lo smontaggio è spesso più breve del montaggio e inizia subito dopo la chiusura della fiera. Squadra e mezzo vanno pianificati anche per quel momento.
- Corrente e appendimenti li eseguono di solito i servizi dell'organizzatore: vanno ordinati in anticipo.
Il lavoro della squadra lo quotiamo indicativamente da circa 42 € IVA esclusa all'ora per una squadra di due persone, e la trasferta in base ai chilometri andata e ritorno. Per le fiere all'estero il costo esatto dipende da giorni e pernottamenti: lo confermiamo dopo il contatto.
- 24 hstampa express (gli inchiostri UV non richiedono asciugatura)
- circa 3 giornitempo di produzione standard
- fino a 14 giorniprogetti grandi e su misura con montaggio
Più la consegna con corriere. Ci indichi la data: pianifichiamo la produzione di conseguenza.
Materiali ignifughi e requisiti dei padiglioni
La maggior parte dei padiglioni fieristici richiede che i materiali dello stand rispettino una determinata classe di reazione al fuoco, soprattutto tessuti, moquette e decorazioni. Requisiti e nomi delle classi cambiano tra Paesi e organizzatori, per questo partiamo sempre dal regolamento tecnico della fiera.
Cosa ne deriva nella pratica:
- se il regolamento richiede un certificato, bisogna averlo con sé allo stand: un controllo può chiedere il documento,
- su richiesta verifichiamo prima della produzione la disponibilità di materiale con il certificato adatto; questo può influire sulla scelta del tessuto e sul prezzo,
- anche le decorazioni aggiunte all'ultimo momento (palloncini, decorazioni di carta, espositori in cartone) sono soggette alle regole del padiglione.
Non dia per scontato che un materiale ammesso in una fiera passi anche in un'altra. Con trasferte regolari a più manifestazioni conviene scegliere subito materiali adatti ai requisiti più severi.
Conservare lo stand tra una fiera e l'altra
Uno stand che va a più fiere l'anno deve stare da qualche parte. Le cornici in alluminio sono resistenti, ma le grafiche tessili non amano umidità e pieghe, e i banchi in pannello temono gli urti.
Alcuni clienti lasciano lo stand da noi. Lo stoccaggio di grafiche ed elementi dello stand costa indicativamente circa 26 € IVA esclusa a pallet al mese, l'imballaggio su pallet con film estensibile circa 19 € IVA esclusa. Prima della fiera successiva controlliamo lo stato delle grafiche e, se serve, ne stampiamo di nuove: nei sistemi tessili si sostituisce la sola stampa, non tutta la struttura. Un modulo con cornice SEG 100 × 230 cm e grafica parte da circa 160 € IVA esclusa, la grafica sostitutiva da circa 65 € IVA esclusa. Tutti i prezzi sono indicativi e li confermiamo dopo il contatto.
Come curare i sistemi portatili perché reggano molte trasferte lo spieghiamo nella guida come conservare e trasportare un roll-up.