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Fattura B2B nell'UE: partita IVA comunitaria e inversione contabile
Le regole IVA negli scambi tra imprese nell'UE sono comuni nelle linee generali, ma i dettagli dipendono dal tipo di operazione e dalle norme del Paese dell'acquirente. Qui le descriviamo a livello generale: non è una consulenza fiscale.
Cosa di solito funziona allo stesso modo:
- Partita IVA comunitaria dell'acquirente. Prima di emettere una fattura senza IVA polacca verifichiamo il numero nel sistema europeo VIES. Il numero deve essere attivo per le operazioni intracomunitarie: il solo codice fiscale nazionale non basta.
- Merce spedita in un altro Paese UE. Per una cessione a un'impresa con partita IVA comunitaria valida la fattura di norma non contiene IVA polacca e l'acquirente assolve l'imposta nel proprio Paese. Servono anche documenti che dimostrino l'uscita della merce dalla Polonia: per questo dati di consegna e conferma di ricevimento sono importanti.
- Servizi per imprese di un altro Paese UE. Per molti servizi vale il meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge): fattura senza IVA polacca con la relativa annotazione, e l'imposta la assolve l'acquirente.
- Senza partita IVA comunitaria. Se il committente non ha una partita IVA UE attiva (per esempio un privato o un'impresa non abilitata alle operazioni intracomunitarie), di solito applichiamo l'IVA polacca.
Cosa va verificato: il montaggio sul posto all'estero. Per i servizi legati a un edificio o a un luogo specifico le regole di imposizione possono essere diverse da quelle della sola merce. Prima di ordinare produzione con montaggio nel Suo Paese, verifichi la modalità di contabilizzazione con il commercialista: noi emetteremo la fattura secondo quanto concordato.
Il Regno Unito non fa parte dell'UE: per le consegne nel Regno Unito si aggiungono le formalità doganali, e le regole IVA sono diverse da quelle delle cessioni intracomunitarie.
Trasporto: mezzi propri, corrieri, consegna dedicata
| Modalità | Quando funziona | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|
| Mezzo proprio | Ordini più grandi, stand, materiali con montaggio; i nostri mezzi viaggiano ogni giorno per l'Europa | La data si concorda in base al percorso e al giorno di ricevimento |
| Corriere | Pacchi, grafiche arrotolate, stampati, supporti più piccoli | Dimensioni e peso; gli elementi rigidi vanno imballati bene |
| Corriere dedicato | Ordini urgenti, elementi delicati, consegna a un'ora precisa | Costo più alto, ma senza trasbordi |
| Spedizione a più indirizzi | Campagne per pochi o molti punti vendita in Paesi diversi | Elenco completo di indirizzi e referenti prima della spedizione |
Produciamo a Wieluń, in Polonia, e da lì spediamo ai clienti in tutta l'UE e nel Regno Unito, e su richiesta anche oltre. La modalità di consegna la scegliamo in base a dimensioni e tempi.
Per le campagne delle catene prepariamo i kit per ogni punto vendita e li spediamo a più indirizzi: allestimento e spedizione multipla costano indicativamente circa 2,80 € IVA esclusa a punto vendita più il costo della spedizione. Alle agenzie spediamo anche in imballi neutri, senza il nostro logo: altro nella guida white label in pubblicità. I prezzi sono indicativi, il costo del trasporto lo confermiamo nel preventivo.
Tempi di produzione più consegna: come calcolarli
La data che interessa al cliente è il giorno in cui la merce è sul posto, non quello in cui esce dalla macchina. La calcoliamo a ritroso:
- Data in cui serve sul posto: apertura del negozio, fiera, avvio della campagna. Meglio con uno o due giorni di margine.
- Tempo di consegna: dipende dal Paese e dal tipo di trasporto; lo definiamo nel preventivo.
- Produzione: di norma circa 3 giorni lavorativi, grandi progetti fino a circa 14 giorni.
- Approvazione di file e prova: da questo momento parte la produzione. Un ritardo di due giorni nell'approvazione sposta la consegna di due giorni.
- Preventivo e file: all'inizio di tutto.
Quando il tempo è poco, stampiamo in modalità express in 24 ore, in media circa il 40% in più. La cosa più importante è indicare subito la data: spesso si riesce senza express, se pianifichiamo la produzione sulla Sua scadenza. Altro nell'articolo tempi di realizzazione ed express.
Tenga conto delle festività in entrambi i Paesi. I giorni festivi in Polonia e in Italia non sempre coincidono, e in quei giorni i corrieri non viaggiano.
- 01Brief
Descrizione, misure, foto del luogo e scadenza: bastano poche frasi.
- 02Progetto e preventivo
I nostri grafici preparano il file o una visualizzazione e Lei riceve il prezzo.
- 03Approvazione
Lei approva il progetto; per i colori di marca forniamo una prova di stampa.
- 04Produzione
35+ macchine nel nostro stabilimento in Polonia: stampa UV 3,2 m, CNC, laser, 3D, sartoria.
- 05Montaggio o consegna
Squadre e mezzi propri in tutta Europa, rete di partner, corrieri in tutto il mondo.
Comunicazione nella propria lingua e approvazione dei file
Ci scriva in italiano: risponderemo in italiano. Gestiamo tutte le 14 lingue del nostro sito: polacco, inglese, tedesco, francese, spagnolo, ceco, slovacco, ungherese, lituano, lettone, estone, finlandese, olandese e italiano. Non abbiamo uffici all'estero: tutta l'assistenza e la produzione sono in Polonia, e il contatto avviene per e-mail, telefono o videochiamata.
In un ordine a distanza file e approvazione sono particolarmente importanti:
- invii i file di stampa in PDF, in CMYK, con le abbondanze: prima della stampa li controlliamo nell'ambito della preparazione dei file e preflight di stampa,
- i testi in lingua straniera li verifica il committente: non modifichiamo i contenuti senza consenso, ma segnaliamo se qualcosa sembra tagliato o spostato,
- per il colore aziendale chieda una stampa di prova sul materiale definitivo; la spediamo con corriere prima della produzione,
- confermi l'approvazione per iscritto, via e-mail: un solo messaggio con l'elenco dei file e delle misure evita malintesi.
Le agenzie che ordinano regolarmente possono usare il portale B2B, dove ordini, scadenze e file sono in un unico posto.
- 24 hstampa express (gli inchiostri UV non richiedono asciugatura)
- circa 3 giornitempo di produzione standard
- fino a 14 giorniprogetti grandi e su misura con montaggio
Più la consegna con corriere. Ci indichi la data: pianifichiamo la produzione di conseguenza.
Montaggio all'estero: squadra propria o partner
Se la pubblicità richiede un montaggio (cassonetto, lettere 3D, vetrofania, stand) possiamo eseguirlo sul posto. Parte la nostra squadra insieme alla merce, oppure montano partner nel Paese secondo i nostri disegni e istruzioni. Le squadre lavorano anche senza i nostri marchi, per conto dell'agenzia.
Prima del montaggio definiamo:
- indirizzo esatto, orari di accesso e referente sul posto,
- se servono autorizzazioni del proprietario dell'edificio, del gestore o del Comune: lo verifica il committente secondo le norme del proprio Paese,
- l'alimentazione per l'insegna luminosa e chi la collega,
- se serve una piattaforma aerea (ne abbiamo una propria fino a 18 m; per montaggi lontani dalla Polonia può servire un noleggio sul posto).
Il costo del montaggio all'estero dipende da distanza, numero di giorni e pernottamenti: lo quotiamo caso per caso e confermiamo il prezzo dopo il contatto. Il servizio è descritto nella pagina montaggio in Polonia e in Europa.
Reclami e responsabilità nella consegna
La maggior parte dei problemi negli ordini dall'estero non deriva dalla produzione, ma dal trasporto e da accordi poco chiari. Alcune regole che aiutano:
- Controlli la spedizione alla consegna. Se l'imballo è danneggiato, scatti foto e annoti la riserva in presenza dell'autista. Senza, è difficile poi rivalersi sul vettore.
- Segnali subito il problema, via e-mail, con foto della merce e dell'etichetta di spedizione. Una segnalazione rapida ci permette di stampare e spedire prima la sostituzione.
- Confronti con la prova approvata, non con lo schermo. L'approvazione di file e prova è il riferimento per entrambe le parti.
- Fissi per iscritto le condizioni di consegna: chi organizza il trasporto, fino a quale luogo e quando la merce si considera consegnata.
Se sta scegliendo un fornitore e confronta offerte di Paesi diversi, Le sarà utile l'elenco di criteri della guida come scegliere uno stampatore grande formato. Le agenzie che vogliono affidare la produzione con il proprio marchio trovano i dettagli nella pagina per le agenzie pubblicitarie.