Mainoskyltit ja suurkuvatulostus
Messujen säännöt ja järjestäjän määräajat
Jokaisella messutapahtumalla on omat tekniset määräyksensä, ja ne määrittävät koko kalenterin. Ennen minkään tilaamista järjestäjän asiakirjoista kannattaa poimia muutama tieto:
- rakennus- ja purkuajat – minä päivinä ja kellonaikoina halliin saa ajaa, milloin osaston on oltava valmis, mihin mennessä se on purettava,
- rakenteen enimmäiskorkeus ja naapurien seinien yläpuolisia osia koskevat säännöt,
- materiaalivaatimukset – paloluokitus, sertifikaatit, joidenkin materiaalien kielto,
- toteuttajan ilmoittaminen – monet messut vaativat rakentavan yrityksen ja sen tiimin rekisteröinnin, joskus vakuutuksineen,
- toimitukset ja purku – mistä auto ajaa sisään, kuinka kauan se saa seistä, tarvitaanko kulkulupa, onko alueella pakollinen trukkioperaattori,
- yksinoikeuspalvelut – sähkö, ripustukset, joskus siivous tai rakentaminen on varattu järjestäjän toteuttajille.
Ilmoitusten määräajat umpeutuvat usein viikkoja ennen messuja. Ripustuksen tai sähköliittymän määräajan ohittaminen voi muuttaa osaston suunnitelmaa. Yleisen valmistelulistan löydätte artikkelista messuvalmistelun tarkistuslista.
Tuotanto kotimaassa vai paikan päällä – vertailu
| Kriteeri | Valmistus muualla + kuljetus | Toteuttaja messumaassa |
|---|---|---|
| Ulkonäön hallinta | Grafiikat ja värit näkee ennen lähtöä | Usein vasta paikan päällä |
| Viestintä | Omalla kielellä, tutun toteuttajan kanssa | Yleensä vieraalla kielellä |
| Valmistuskustannus | Riippuu markkinasta; usein Puolassa edullisempi | Paikallisen markkinan hinnat |
| Kuljetus | Se on järjestettävä ja maksettava | Jää pois tai on vähäinen |
| Uudelleenkäyttö | Osasto palaa ja voi lähteä seuraaville messuille | Riippuu sopimuksesta – usein kertarakenne tai vuokra |
| Riski | Viivästys matkalla, vaurio kuljetuksessa | Vähemmän valvontaa toteutuksesta |
Näytteilleasettajalla on kaksi vaihtoehtoa: valmistuttaa osasto muualla ja kuljettaa se messuille tai antaa kaikki messumaan yrityksen tehtäväksi. Molemmat ovat järkeviä.
Moduulijärjestelmissä – kangaskehyksissä, seinissä, tiskeissä – valmistus Puolassa ja osaston kuljetus toimii yleensä hyvin, koska samat osat lähtevät sitten seuraaville messuille. Suuressa yksilöllisessä rakenteessa ratkaisevat jo kuljetus ja tiimin työpäivät ulkomailla. Näiden osastotyyppien eroja kuvaamme oppaassa moduuliosasto vai yksilöllinen rakenne, ja kustannuksia – artikkelissa messuosaston hinta.
Kuljetus: oma auto, kuriiri, messuhuolitsija
Kuljetuksen valinta riippuu osaston koosta ja siitä, onko paikalla asennustiimi.
- Näytteilleasettajan matkatavara tai auto – roll-upit, pop up -seinät, kokoontaitettavat tiskit kasseissa ja laatikoissa. 300 × 230 cm:n kangasseinä mahtuu kuljetuskassiin; pienen osaston edullisin vaihtoehto.
- Kuriiri tai erilliskuriiri – kun näytteilleasettaja lentää ja osaston on odotettava paikalla. On tarkistettava, ottaako halli lähetyksiä vastaan ennen rakentamista ja missä niitä säilytetään. Erilliskuriiri ajaa suoraan ilman uudelleenlastauksia, millä on merkitystä herkissä osissa.
- Toteuttajan oma auto tiimin kanssa – osasto kulkee yhdessä sen pystyttävien ihmisten kanssa. Automme ajavat päivittäin Euroopassa, joten EU:n ja Ison-Britannian messuilla tämä on yleinen vaihtoehto.
- Messuhuolitsija – suurissa rakenteissa ja messuilla, joilla hallin alueella on pakollinen logistiikkapalvelu.
Tavasta riippumatta pakkaamme osat niin, että ne kestävät useita lastauksia (grafiikat rullilla tai putkissa, jäykät osat lavalla), ja jokainen pakkaus on merkitty. Messuilla, joilla purkuun on tunti, merkityt laatikot säästävät paljon hermoja. Monen paketin lähetyksen eri osoitteisiin järjestämme palvelussa pakkaus ja monen osoitteen toimitukset.
Asennus ja purku: tiimi, kumppanit, sisäänajoajat
Siirrettävät järjestelmät pystyttää näytteilleasettaja itse – pop up -seinä tai tiski on muutaman kymmenen minuutin työ. Kangaskehyksistä, valaistuksesta ja kalusteista koostuvaan rakenteeseen on parempi saada tiimi, joka tuntee järjestelmän.
Ulkomaan messujen asennuksen järjestämme kahdella tavalla: tiimimme lähtee auton ja osaston kanssa, tai kumppanit kyseisessä maassa asentavat piirustustemme mukaan. Oma tiimi tarkoittaa varmempaa toteutusta, kumppanit – vähemmän kilometrejä kaukana Puolasta olevilla messuilla.
Suunnittelussa kannattaa muistaa muutama asia:
- Hallin sisäänajoajat määrittää järjestäjä; tiimin on oltava paikalla aikaikkunansa alussa eikä lopussa.
- Työkalut ja pienosat (ruuvit, teipit, jatkojohdot) kulkevat tiimin mukana – hallista niitä ei saa tai ne ovat kalliita.
- Purku on usein lyhyempi kuin rakentaminen ja alkaa usein heti messujen sulkeuduttua. Tiimi ja auto on suunniteltava myös tähän hetkeen.
- Sähkön ja ripustukset tekevät yleensä järjestäjän palvelut – ne on tilattava ajoissa.
Tiimin työn hinnoittelemme suuntaa-antavasti alkaen n. 42 € (alv 0 %) kahden hengen tiimin tunnilta, ja matkat kilometreittäin molempiin suuntiin. Ulkomaan messuilla tarkka kustannus riippuu päivien ja yöpymisten määrästä – vahvistamme sen yhteydenoton jälkeen.
- 24 hpikatulostus (UV-musteet eivät tarvitse kuivumista)
- n. 3 päiväätavallinen toimitusaika
- enintään 14 päivääsuuret ja erikoisprojektit asennuksineen
Lisäksi kuriiritoimitus. Kertokaa päivämäärä — suunnittelemme tuotannon sen mukaan.
Palosuojatut materiaalit ja hallien vaatimukset
Useimmat messuhallit vaativat, että osastolla käytetyt materiaalit täyttävät tietyn paloluokan – tämä koskee erityisesti kankaita, lattiapäällysteitä ja somisteita. Vaatimukset ja luokkien nimet vaihtelevat maittain ja järjestäjittäin, joten aloitamme aina messujen teknisistä määräyksistä.
Mitä tästä seuraa käytännössä:
- jos määräykset vaativat sertifikaatin, sen on oltava mukana osastolla – tarkastus voi pyytää asiakirjaa,
- tarkistamme pyynnöstä ennen tuotantoa, onko materiaalia saatavilla asianmukaisella sertifikaatilla; se voi vaikuttaa kankaan valintaan ja hintaan,
- viime hetkellä lisättävät somisteet (ilmapallot, paperikoristeet, pahviset telineet) ovat myös hallin sääntöjen alaisia.
Älkää olettako, että yksillä messuilla hyväksytty materiaali kelpaa muilla. Kun osallistutte säännöllisesti useisiin tapahtumiin, materiaalit kannattaa heti valita tiukimpien vaatimusten mukaan.
Osaston säilytys messujen välillä
Useilla messuilla vuodessa kiertävä osasto on säilytettävä jossain. Alumiinikehykset kestävät, mutta tekstiiligrafiikat eivät pidä kosteudesta ja taitoksista, eivätkä levystä tehdyt tiskit iskuista.
Osa asiakkaista jättää osaston meille. Grafiikoiden ja osaston osien varastointi maksaa suuntaa-antavasti n. 26 € (alv 0 %) lavalta kuukaudessa, lavapakkaus kelmulla n. 19 € (alv 0 %). Ennen seuraavia messuja tarkistamme grafiikoiden kunnon ja tulostamme tarvittaessa uudet – tekstiilijärjestelmissä vaihdetaan pelkkä tuloste, ei koko rakennetta. 100 × 230 cm:n SEG-kehysmoduuli grafiikoineen alkaen n. 160 €, siihen vaihdettava grafiikka alkaen n. 65 € (alv 0 %). Kaikki hinnat ovat suuntaa-antavia, ja vahvistamme ne yhteydenoton jälkeen.
Siirrettävien järjestelmien hoidosta niin, että ne kestävät monta matkaa, kerromme oppaassa roll-upin hoito, säilytys ja kuljetus.