Messuosasto: vuokraus vai osto – kumpi kannattaa

Mitä vuokrauksessa saa ja mitä ostossa

Vuokratarjoukset vaihtelevat yrityksittäin, mutta ne sisältävät yleensä rakenteen messujen ajaksi, kuljetuksen, asennuksen ja purun. Grafiikat tulostetaan lähes aina teille, ja niistä maksetaan erikseen – messujen jälkeen ne joko otetaan mukaan tai ne hävitetään. Osa vuokraamoista laskuttaa lisäksi kalusteet, valaistuksen ja lattiapäällysteen.

Ostossa maksetaan kerran grafiikoin varustetusta rakenteesta, ja se jää omaksi. Sen voi pystyttää messuilla, showroomissa, konferenssissa tai avoimien ovien päivänä – ilman lisämaksuja. Tarjontamme on nimenomaan omaksi ostettavia osastoja ja järjestelmiä, joten tässä tekstissä esitämme laskelman oston näkökulmasta ja neuvomme, mitä vuokraajalta kannattaa kysyä, jotta vertailu on reilu.

Tärkein kysymys ei ole ”mitä osasto maksaa” vaan ”mitä yksi osallistuminen maksaa” – kuljetuksineen, asennuksineen, varastointeineen ja grafiikoineen.

Kannattavuusraja – yksinkertainen laskelma

Otetaan sarja 3 × 3 m:n osastolle: kangasseinä 300 × 230 cm (n. 400 €), kokoontaitettava tiski grafiikalla (n. 210 €) ja kaksi 100 × 200 cm:n roll-upia (n. 125 €). Yhteensä n. 730 € (alv 0 %).

Vertailu tehdään näin:

1. Pyytäkää vuokraamolta yhden osallistumisen hinta samalle pinta-alalle grafiikoineen, kuljetuksineen ja asennuksineen.
2. Vähentäkää summasta kulut, jotka omallakin osastolla syntyvät: kuljetus, asennus, varastointi (ks. alla).
3. Jakakaa 730 € tuloksella. Saatte messujen määrän, jonka jälkeen oma osasto on maksanut itsensä takaisin.

Kokemuksemme mukaan pienissä ja keskikokoisissa osastoissa raja osuu yleensä kahden–kolmen osallistumisen kohdalle. Suurella, yksilöllisellä rakenteella varustetulla saarekkeella laskelma on erilainen – siellä vuokraus tai tiettyä tapahtumaa varten tehty rakenne on useammin järkevä. Molempien rakennetyyppien vertailun kuvaamme oppaassa moduuliosasto vai yksilöllinen rakenne.

Piilokulut, jotka unohtuvat helposti

Varastointi on usein suurin yllätys. Pieni sarja mahtuu kaappiin, mutta 6 × 3 m:n osasto tiskeineen ja valaistuksineen vie jo lavan tai kaksi. Jos ulkoisesta varastosta maksetaan koko vuoden ja messuille osallistutaan kerran, oston säästö katoaa.

Toisaalta vuokrauksessakin on lisäeriä: joka kerta uudelleen tulostettavat grafiikat, lisämaksut määräajan jälkeisistä suunnitelmamuutoksista ja maksut osien vaurioista. Kysykää ne kirjallisesti ennen tarjousten vertailua.

Yhdistelmämalli: oma rakenne, uudet grafiikat

Useimmiten suosittelemme välimuotoa. Moduulirakenne ostetaan kerran, ja ennen jokaista kautta tai tärkeitä messuja tilataan vain uudet kankaat. Alumiinikehys palvelee vuosia, ja grafiikka – se, minkä asiakas oikeasti näkee – on aina tuore.

Käytännössä se näyttää tältä:

• rakenne ja tiski ovat teillä tai meillä varastossa,
• ennen messuja lähetätte uuden suunnitelman, me tulostamme kankaat ja ompelemme SEG-reunuksen,
• lähetämme kokonaisuuden halliin tai tuomme sen omalla kalustolla ja pystytämme.

Mainostoimistoille teemme tämän white label -mallilla: neutraalit pakkaukset ja tiimi ilman merkintöjämme. Valmiit osat löytyvät sivuilta messu- ja kampanjaosastot ja hop-up-seinät.

Milloin vuokraus on järkevämpi

Aina ei tarvitse ostaa. Valitkaa vuokraus, kun:

• osallistutte kerran, kokeeksi, ettekä tiedä, palaatteko näille messuille;
• tarvitsette hyvin suuren pinta-alan tai kaksikerroksisen rakenteen vain yhteen tapahtumaan;
• teillä ei ole paikkaa rakenteen säilyttämiseen eikä ketään kuljettamaan sitä;
• messut ovat kaukana, ja vuokraamo toimii paikan päällä, mikä lyhentää logistiikkaa;
• brändin ilme on uudistumassa, ja puolen vuoden päästä kaikki muuttuu joka tapauksessa.

Kaikissa muissa tapauksissa kannattaa laskea, eikö kahden–kolmen vuokrauksen hinnalla saisi jo oman sarjan. Pienet osat – roll-upit, beach flagit, tiskit – kannattaa lähes aina ostaa, koska ne maksavat vähän ja ovat hyödyllisiä messujen ulkopuolellakin. Niiden hoidosta tapahtumien välillä kerromme oppaassa roll-upin ja seinän säilytys.

Kysymykset toimittajalle ennen päätöstä

Ennen kuin allekirjoitatte tilauksen – vuokrasta tai ostosta – esittäkää nämä kysymykset:

1. Mitä hintaan tarkalleen sisältyy: rakenne, grafiikat, kuljetus, asennus, purku, kalusteet, valaistus?
2. Kenen grafiikat ovat messujen jälkeen, ja voiko niitä käyttää uudelleen?
3. Mitä suunnitelman muutos hyväksynnän jälkeen maksaa, ja mihin asti sen voi ilmoittaa?
4. Kuka vastaa vaurioista kuljetuksessa ja hallissa?
5. Täyttääkö rakenne kyseisten messujen tekniset määräykset (korkeus, materiaalit)?
6. Ostossa: voiko moduuleja ostaa lisää ja vaihtaa pelkät grafiikat? Mitä uusi kangas maksaa?
7. Kauanko asennus kestää, ja montako henkeä tarvitaan?

Aikataululla on myös merkitystä: tavallisesti valmistamme n. 3 työpäivässä, suuremmat sarjat enintään n. 14 päivässä. Kertokaa messujen päivämäärä heti – suunnittelemme tuotannon sen mukaan. Koko valmisteluaikataulun löydätte oppaasta messuvalmistelun tarkistuslista.