Messestand im Ausland – Transport, Montage und Termine

Messeordnung und Fristen des Veranstalters

Jede Messe hat ihre eigenen technischen Richtlinien, und sie bestimmen den ganzen Kalender. Bevor Sie etwas bestellen, sollten Sie den Unterlagen des Veranstalters einige Informationen entnehmen:

• Auf- und Abbauzeiten – an welchen Tagen und zu welchen Zeiten man in die Halle darf, wann der Stand fertig sein muss, bis wann er abgebaut sein muss,
• maximale Bauhöhe und Regeln für Elemente über den Wänden der Nachbarn,
• Anforderungen an Materialien – Schwerentflammbarkeit, Zertifikate, Verbot bestimmter Materialien,
• Anmeldung des Standbauers – viele Messen verlangen die Registrierung der Montagefirma und ihres Teams, manchmal mit Versicherungsnachweis,
• Anlieferung und Entladung – wo das Fahrzeug einfährt, wie lange es stehen darf, ob ein Passierschein nötig ist, ob auf dem Gelände ein verpflichtender Staplerdienst arbeitet,
• exklusive Leistungen – Strom, Abhängungen, manchmal Reinigung oder Montage sind Vertragspartnern des Veranstalters vorbehalten.

Die Anmeldefristen enden oft einige Wochen vor der Messe. Eine verpasste Frist für Abhängung oder Stromanschluss kann den Standentwurf verändern. Eine allgemeine Liste der Vorbereitungen finden Sie im Beitrag Messevorbereitung – Checkliste.

Produktion bei uns oder vor Ort – ein Vergleich

Aussteller haben die Wahl: den Stand bei einem Produzenten fertigen lassen und zur Messe transportieren oder alles an eine Firma im Messeland vergeben. Beide Varianten sind sinnvoll.

Bei modularen Systemen – Textilrahmen, Messewänden, Theken – lohnt sich die Produktion in Polen mit Transport meist, weil dieselben Elemente danach zur nächsten Messe fahren. Bei einem großen Individualbau zählen bereits Transport und Arbeitstage des Teams im Ausland. Die Unterschiede zwischen diesen Standarten beschreiben wir im Ratgeber modularer Messestand oder Individualbau, die Kosten im Beitrag was kostet ein Messestand.

Transport: eigenes Fahrzeug, Kurier, Messespedition

Die Wahl des Transports hängt von der Standgröße ab und davon, ob vor Ort ein Montageteam sein wird.

• Gepäck oder Fahrzeug des Ausstellers – Roll-ups, Pop-up-Wände, Falttheken in Taschen und Kisten. Eine Textilwand 300 × 230 cm passt in eine Transporttasche; die günstigste Variante bei kleinen Ständen.
• Kurier oder Direktkurier – wenn der Aussteller fliegt und der Stand vor Ort warten soll. Man muss prüfen, ob die Halle Sendungen vor dem Aufbau annimmt und wo sie gelagert werden. Ein Direktkurier fährt ohne Umladen, was bei empfindlichen Elementen wichtig ist.
• Eigenes Fahrzeug des Anbieters mit Team – der Stand fährt zusammen mit den Leuten, die ihn aufbauen. Unsere Fahrzeuge fahren täglich durch Europa, bei Messen in der EU und in Großbritannien ist das eine häufige Variante.
• Messespedition – bei großen Bauten und Messen mit verpflichtender Logistik auf dem Hallengelände.

Unabhängig vom Weg: Wir verpacken die Elemente so, dass sie mehrere Verladungen überstehen (Grafiken auf Rollen oder in Röhren, feste Elemente auf Palette), und jede Verpackung ist beschriftet. Auf Messen, wo die Entladung eine Stunde dauert, sparen beschriftete Kisten viele Nerven. Den Versand vieler Pakete an verschiedene Adressen organisieren wir im Rahmen der Leistung Verpackung und Mehrpunktversand.

Aufbau und Abbau: Team, Partner, Einfahrtszeiten

Mobile Systeme baut der Aussteller selbst auf – eine Pop-up-Wand oder Theke sind ein paar Minuten bis eine halbe Stunde Arbeit. Bei einem Bau aus Textilrahmen mit Beleuchtung und Möbeln ist ein Team besser, das das System kennt.

Den Aufbau auf Messen im Ausland organisieren wir auf zwei Wegen: Unser Team fährt mit Fahrzeug und Stand, oder Partner im jeweiligen Land bauen nach unseren Zeichnungen auf. Das eigene Team bedeutet mehr Ausführungssicherheit, Partner weniger Kilometer bei Messen weit entfernt von Polen.

Bei der Planung sollte man an einige Punkte denken:

1. Die Einfahrtszeiten in die Halle legt der Veranstalter fest; das Team muss zu Beginn seines Zeitfensters vor Ort sein, nicht an dessen Ende.
2. Werkzeug und Kleinteile (Schrauben, Klebebänder, Verlängerungskabel) fahren mit dem Team – in der Halle bekommt man sie nicht oder nur teuer.
3. Der Abbau ist oft kürzer als der Aufbau und beginnt häufig direkt nach Messeschluss. Team und Fahrzeug müssen auch dafür eingeplant sein.
4. Strom und Abhängungen übernehmen meist die Dienste des Veranstalters – sie müssen rechtzeitig bestellt werden.

Die Arbeit des Teams kalkulieren wir als Richtwert ab ca. 42 € netto pro Arbeitsstunde für ein Zweierteam, die Anfahrt nach Kilometern hin und zurück. Bei Messen im Ausland hängen die genauen Kosten von der Zahl der Tage und Übernachtungen ab – wir bestätigen sie nach Kontaktaufnahme.

Schwer entflammbare Materialien und Hallenanforderungen

Die meisten Messehallen verlangen, dass Materialien am Stand eine bestimmte Brandverhaltensklasse erfüllen – das betrifft besonders Stoffe, Bodenbeläge und Dekorationen. Anforderungen und Klassenbezeichnungen unterscheiden sich zwischen Ländern und Veranstaltern (in Deutschland wird oft B1 nach DIN 4102 oder die europäische Klasse verlangt), deshalb beginnen wir immer mit den technischen Richtlinien der Messe.

Was daraus in der Praxis folgt:

• verlangen die Richtlinien ein Zertifikat, muss man es am Stand dabeihaben – die Kontrolle kann danach fragen,
• auf Wunsch prüfen wir vor der Produktion die Verfügbarkeit eines Materials mit entsprechendem Zertifikat; das kann Stoffwahl und Preis beeinflussen,
• in letzter Minute ergänzte Dekorationen (Ballons, Papierschmuck, Kartondisplays) unterliegen ebenfalls den Hallenregeln.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein auf einer Messe zugelassenes Material auch auf einer anderen akzeptiert wird. Bei regelmäßigen Fahrten zu mehreren Veranstaltungen wählt man die Materialien am besten gleich nach den strengsten Anforderungen.

Lagerung des Stands zwischen den Messen

Ein Stand, der mehrmals im Jahr zu Messen fährt, muss irgendwo lagern. Aluminiumrahmen sind robust, aber Textilgrafiken mögen weder Feuchtigkeit noch Knicke, und Theken aus Platten keine Stöße.

Manche Kunden lassen den Stand bei uns. Die Lagerung von Grafiken und Standelementen kostet als Richtwert ca. 26 € netto pro Palette und Monat, das Verpacken auf Palette mit Stretchfolie ca. 19 € netto. Vor den nächsten Messen prüfen wir den Zustand der Grafiken und drucken bei Bedarf neue – bei Textilsystemen tauscht man nur den Druck, nicht die ganze Konstruktion. Ein SEG-Rahmenmodul 100 × 230 cm mit Grafik kostet ab ca. 160 € netto, eine Wechselgrafik dafür ab ca. 65 € netto. Alle Preise sind Richtwerte, wir bestätigen sie nach Kontaktaufnahme.

Wie man mobile Systeme pflegt, damit sie viele Reisen überstehen, beschreiben wir im Ratgeber Roll-up pflegen und lagern.