Druck und Werbetechnik aus einem anderen EU-Land bestellen – USt., Transport, Termine

B2B-Rechnung in der EU – USt-IdNr. und Reverse Charge

Die Umsatzsteuerregeln im Handel zwischen Unternehmen in der EU sind in den Grundzügen gemeinsam, die Details hängen aber von der Art des Geschäfts und den Vorschriften im Land des Käufers ab. Wir beschreiben sie hier allgemein – das ist keine Steuerberatung.

Was meist gleich abläuft:

• USt-IdNr. des Käufers. Bevor wir eine Rechnung ohne polnische Umsatzsteuer ausstellen, prüfen wir die Nummer im EU-System VIES. Die Nummer muss für innergemeinschaftliche Umsätze aktiv sein – eine rein nationale Steuernummer genügt nicht.
• Ware, die in ein anderes EU-Land geht. Bei Lieferung an ein Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. enthält die Rechnung in der Regel keine polnische Umsatzsteuer, und der Käufer versteuert bei sich. Nötig sind auch Nachweise, dass die Ware Polen verlassen hat – deshalb sind Lieferdaten und Empfangsbestätigung wichtig.
• Dienstleistungen für Unternehmen aus einem anderen EU-Land. Bei vielen Dienstleistungen gilt das Reverse-Charge-Verfahren – Rechnung ohne polnische Umsatzsteuer mit entsprechendem Vermerk, die Steuer schuldet der Leistungsempfänger.
• Keine USt-IdNr. Hat der Besteller keine aktive USt-IdNr. (z. B. Privatperson oder Unternehmen ohne Registrierung für EU-Umsätze), berechnen wir in der Regel polnische Umsatzsteuer.

Was geprüft werden muss: Montage vor Ort im Ausland. Bei Leistungen, die mit einem bestimmten Gebäude oder Ort verbunden sind, können andere Besteuerungsregeln gelten als bei reiner Warenlieferung. Bevor Sie Produktion mit Montage in Ihrem Land bestellen, klären Sie die Abrechnung mit Ihrer Steuerberatung – wir stellen die Rechnung gemäß den Absprachen aus.

Großbritannien gehört nicht zur EU: Bei Lieferungen nach UK kommen Zollformalitäten hinzu, und die Umsatzsteuerregeln sind andere als bei EU-Lieferungen.

Transport: eigene Fahrzeuge, Kuriere, Direktlieferung

Wir produzieren in Wieluń in Polen und liefern von dort an Kunden in der ganzen EU und nach Großbritannien, auf Bestellung auch weiter. Den Lieferweg wählen wir nach Größe und Termin.

Bei Kampagnen für Filialnetze bereiten wir Sets für jeden Standort vor und versenden an viele Adressen – Kommissionierung und Mehrpunktversand kosten als Richtwert ca. 2,75 € netto pro Standort plus Versandkosten. Agenturen beliefern wir auch in neutraler Verpackung ohne unser Logo – mehr im Ratgeber White Label in der Werbung. Die Preise sind Richtwerte, die Transportkosten bestätigen wir im Angebot.

Produktionszeit plus Lieferung – wie man rechnet

Der Termin, der den Kunden interessiert, ist der Tag, an dem die Ware vor Ort ist – nicht der Tag, an dem sie die Maschine verlassen hat. Wir rechnen rückwärts:

1. Benötigtes Datum vor Ort – Ladeneröffnung, Messe, Kampagnenstart. Am besten mit ein bis zwei Tagen Reserve.
2. Lieferzeit – hängt von Land und Transportweg ab; wir legen sie im Angebot fest.
3. Produktion – standardmäßig ca. 3 Arbeitstage, große Projekte bis ca. 14 Tage.
4. Freigabe von Dateien und Proof – ab diesem Moment zählt die Produktion. Eine um zwei Tage verspätete Freigabe verschiebt die Lieferung um zwei Tage.
5. Angebot und Dateien – ganz am Anfang.

Ist die Zeit knapp, drucken wir im 24-h-Express – im Schnitt ca. 40 % teurer. Am wichtigsten ist, das Datum gleich zu nennen: Oft schaffen wir es ohne Express, wenn wir die Produktion auf Ihren Termin planen. Mehr im Beitrag Lieferzeiten und Express.

Denken Sie an die Feiertage in beiden Ländern. Freie Tage in Polen und im Lieferland decken sich nicht immer, und an diesen Tagen fahren keine Kuriere.

Kommunikation in Ihrer Sprache und Dateifreigabe

Schreiben Sie uns auf Deutsch – wir antworten auf Deutsch. Wir betreuen alle 14 Sprachen unserer Website: Polnisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Tschechisch, Slowakisch, Ungarisch, Litauisch, Lettisch, Estnisch, Finnisch, Niederländisch und Italienisch. Wir haben keine Büros im Ausland – Betreuung und Produktion erfolgen vollständig in Polen, der Kontakt läuft per E-Mail, Telefon oder Videocall.

Bei einer Bestellung aus der Ferne sind Dateien und Freigabe besonders wichtig:

• schicken Sie Druckdaten als PDF, in CMYK, mit Beschnitt – vor dem Druck prüfen wir sie im Rahmen von Dateivorbereitung und Preflight,
• fremdsprachige Texte prüft der Besteller – wir ändern Inhalte nicht ohne Zustimmung, weisen aber darauf hin, wenn etwas abgeschnitten oder verschoben aussieht,
• bei Firmenfarben fordern Sie einen Probedruck auf dem Zielmaterial an; wir schicken ihn vor der Produktion per Kurier,
• bestätigen Sie die Freigabe schriftlich per E-Mail – eine Nachricht mit Datei- und Maßliste erspart Missverständnisse.

Agenturen, die regelmäßig bestellen, können das B2B-Portal nutzen, in dem Bestellungen, Termine und Dateien an einem Ort zu sehen sind.

Montage im Ausland – eigenes Team oder Partner

Erfordert die Werbung eine Montage – Leuchtkasten, 3D-Buchstaben, Schaufensterbeschriftung, Messestand –, können wir sie vor Ort ausführen. Unser Team fährt mit der Ware mit, oder Partner im jeweiligen Land montieren nach unseren Zeichnungen und Anleitungen. Die Teams arbeiten auch ohne unsere Kennzeichnung im Namen von Agenturen.

Vor der Montage klären wir:

• genaue Adresse, Zugangszeiten und Ansprechpartner vor Ort,
• ob Zustimmungen von Gebäudeeigentümer, Verwalter oder Behörde nötig sind – das prüft der Besteller nach den Vorschriften seines Landes,
• Stromversorgung für Lichtwerbung und wer sie anschließt,
• ob eine Hubarbeitsbühne nötig ist (wir haben eine eigene bis 18 m; bei Montage weit von Polen entfernt kann eine Miete vor Ort nötig sein).

Die Kosten einer Montage im Ausland hängen von Entfernung, Zahl der Tage und Übernachtungen ab – wir kalkulieren sie individuell und bestätigen den Preis nach Kontaktaufnahme. Die Leistung beschreibt die Seite Montage in Polen und Europa.

Reklamationen und Haftung bei der Lieferung

Die meisten Probleme bei Bestellungen aus dem Ausland entstehen nicht in der Produktion, sondern beim Transport und durch unklare Absprachen. Einige Regeln helfen:

• Prüfen Sie die Sendung bei der Annahme. Ist die Verpackung beschädigt, machen Sie Fotos und vermerken Sie den Schaden im Beisein des Fahrers. Ohne das ist es später schwer, Ansprüche gegenüber dem Frachtführer geltend zu machen.
• Melden Sie ein Problem sofort – per E-Mail, mit Fotos der Ware und des Versandetiketts. Eine schnelle Meldung ermöglicht uns, schneller einen Ersatz zu drucken und zu versenden.
• Vergleichen Sie mit dem freigegebenen Proof, nicht mit dem Bildschirm. Die Freigabe von Datei und Proof ist der Bezugspunkt für beide Seiten.
• Legen Sie die Lieferbedingungen schriftlich fest – wer den Transport organisiert, bis wohin und wann die Ware als geliefert gilt.

Wenn Sie einen Anbieter auswählen und Angebote aus verschiedenen Ländern vergleichen, hilft die Kriterienliste aus dem Ratgeber Großformatdruckerei finden – worauf achten. Agenturen, die Produktion unter eigener Marke vergeben möchten, finden Details auf der Seite für Werbeagenturen.