Stánek na zahraničním veletrhu: doprava, montáž a termíny

Řád veletrhu a termíny pořadatele

Každý veletrh má vlastní technický řád a ten určuje celý kalendář. Než cokoli objednáte, je dobré vytáhnout z dokumentů pořadatele několik informací:

• termíny montáže a demontáže: ve které dny a hodiny smíte vjet do haly, kdy musí být stánek hotový, do kdy je třeba ho sundat,
• maximální výška stavby a pravidla pro prvky nad stěnami sousedů,
• požadavky na materiály: nehořlavost, certifikáty, zákaz některých materiálů,
• registrace dodavatele: mnoho veletrhů vyžaduje registraci montážní firmy a její čety, někdy s pojištěním,
• dodávky a vykládka: kam vjíždí auto, jak dlouho může stát, zda je potřeba propustka, zda v areálu působí povinný operátor vysokozdvižných vozíků,
• výhradní služby: elektřina, závěsy, někdy úklid nebo montáž jsou vyhrazeny dodavatelům pořadatele.

Lhůty pro přihlášky často končí několik týdnů před veletrhem. Zmeškaný termín pro závěsy nebo elektrickou přípojku dokáže změnit návrh stánku. Obecný seznam příprav najdete v článku příprava na veletrh: kontrolní seznam.

Výroba v Polsku, nebo na místě: srovnání

Vystavovatel má na výběr: vyrobit stánek u dodavatele, kterého zná, a převézt ho na veletrh, nebo vše zadat firmě v zemi veletrhu. Obě varianty dávají smysl.

U modulárních systémů (textilní rámy, stěny, pulty) obvykle dobře vychází výroba v Polsku a převoz stánku, protože tytéž prvky pak jedou na další veletrhy. U velké individuální stavby už rozhoduje doprava a dny práce čety v zahraničí. Rozdíly mezi těmito typy stánků popisujeme v článku modulární, nebo individuální stánek a náklady v článku kolik stojí výstavní stánek.

Doprava: vlastní auto, kurýr, veletržní speditér

Volba dopravy závisí na velikosti stánku a na tom, zda bude na místě montážní četa.

• Zavazadlo nebo auto vystavovatele: roll upy, stěny pop-up, skládací pulty v taškách a bednách. Textilní stěna 300 × 230 cm se vejde do transportní tašky; nejlevnější varianta u malého stánku.
• Kurýr nebo expresní kurýr: když vystavovatel letí letadlem a stánek má čekat na místě. Je třeba ověřit, zda hala přijímá zásilky před montáží a kde je skladuje. Expresní kurýr jede přímo, bez překládek, což má u křehkých prvků význam.
• Vlastní auto dodavatele s četou: stánek jede spolu s lidmi, kteří ho postaví. Naše auta denně jezdí po Evropě, takže u veletrhů v EU a ve Velké Británii je to častá varianta.
• Veletržní speditér: u velkých staveb a veletrhů s povinnou logistickou obsluhou v areálu haly.

Bez ohledu na způsob: prvky balíme tak, aby přežily několik nakládek (grafiky na rolích nebo v tubách, tuhé prvky na paletě), a každý obal je popsaný. Na veletrhu, kde vykládka trvá hodinu, ušetří popsané bedny spoustu nervů. Expedici mnoha balíků na různé adresy organizujeme v rámci služby balení a expedice na více adres.

Montáž a demontáž: četa, partneři, časy vjezdu

Přenosné systémy postaví vystavovatel sám: stěna pop-up nebo pult je práce na několik desítek minut. U stavby z textilních rámů s podsvícením a nábytkem je lepší mít četu, která systém zná.

Montáž na zahraničních veletrzích zajišťujeme dvěma způsoby: jede naše četa s autem a stánkem, nebo montují partneři v dané zemi podle našich výkresů. Vlastní četa znamená větší jistotu provedení, partneři méně kilometrů u veletrhů daleko od Polska.

Při plánování je dobré myslet na několik věcí:

1. Časy vjezdu do haly určuje pořadatel; četa musí být na místě na začátku svého okna, ne na jeho konci.
2. Nářadí a drobné díly (šrouby, pásky, prodlužovačky) jedou s četou; v hale se koupit nedají, nebo jsou drahé.
3. Demontáž bývá kratší než montáž a často začíná hned po skončení veletrhu. Četa a auto musí být naplánované i na tento okamžik.
4. Elektřinu a závěsy obvykle zajišťují služby pořadatele; je nutné je objednat předem.

Práci čety naceňujeme orientačně od cca 42 € bez DPH za hodinu práce dvoučlenné čety a dopravu podle kilometrů tam i zpět. U zahraničních veletrhů závisí přesná cena na počtu dnů a nocí; potvrdíme ji po kontaktu.

Nehořlavé materiály a požadavky hal

Většina veletržních hal vyžaduje, aby materiály použité na stánku splňovaly určitou třídu reakce na oheň; týká se to zvlášť textilií, koberců a dekorací. Požadavky i názvy tříd se mezi zeměmi a pořadateli liší, proto vždy začínáme technickým řádem veletrhu.

Co z toho plyne v praxi:

• pokud řád vyžaduje certifikát, musíte ho mít na stánku u sebe; kontrola si může doklad vyžádat,
• na přání ověříme před výrobou dostupnost materiálu s příslušným certifikátem; může to ovlivnit volbu textilu i cenu,
• dekorace přidávané na poslední chvíli (balonky, papírové ozdoby, kartonové stojany) také podléhají pravidlům haly.

Nepředpokládejte, že materiál povolený na jednom veletrhu projde i na jiném. Při pravidelných výjezdech na více akcí je dobré rovnou zvolit materiály podle nejpřísnějších požadavků.

Uskladnění stánku mezi veletrhy

Stánek, který jezdí na několik veletrhů ročně, musí někde být. Hliníkové rámy jsou odolné, ale textilní grafiky nemají rády vlhkost a pomačkání a pulty z desek nárazy.

Část zákazníků nechává stánek u nás. Skladování grafik a prvků stánku stojí orientačně cca 26 € bez DPH za paletu měsíčně, balení na paletu se stretch fólií cca 19 € bez DPH. Před dalším veletrhem zkontrolujeme stav grafik a v případě potřeby vytiskneme nové; v textilních systémech se mění jen tisk, ne celá konstrukce. Modul rámu SEG 100 × 230 cm s grafikou stojí od cca 160 € bez DPH, výměnná grafika do něj od cca 65 € bez DPH. Všechny ceny jsou orientační, potvrdíme je po kontaktu.

Jak pečovat o přenosné systémy, aby vydržely mnoho výjezdů, popisujeme v článku jak skladovat a převážet roll up. Napište nám klidně česky, odpovíme česky.