Keretszerződés a nyomdával – mikor éri meg, és mit tartalmazzon

Mikor nem elég többé az egyedi rendelés

Amíg félévente egyszer rendel molinót, minden külön árajánlatnak van értelme. A helyzet akkor változik, amikor ezek közül több jel is megjelenik:

• ugyanazok a termékek visszatérnek a következő kampányokban (kirakatfóliák, plakátok, roll-upok, szórólapok),
• az anyagok sok helyszínre, telephelyre vagy képviselőhöz kerülnek,
• minden rendelést a beszerzési osztálynak kell jóváhagynia, és ez tovább tart, mint maga a gyártás,
• a színnek és a kidolgozásnak minden sorozatban azonosnak kell lennie,
• előfordulnak sürgős utánnyomások, amelyeket egyik napról a másikra kell elkészíteni.

Ilyenkor a keretszerződés rendbe teszi az együttműködést: a beszerzés egyszer hagyja jóvá a feltételeket, a marketing pedig ezeken belül rendel. Nem kell vastag dokumentumnak lennie – néha elég egy néhány oldalas megállapodás áras melléklettel.

Keretárlista: termékek, sávok, értékállandóság

A szerződés lelke az áras melléklet. Jó, ha tartalmazza:

• A termékek listáját specifikációval – anyag, grammsúly, kidolgozás, pl. „510 g-os bevonatos molinó, hegesztett szél, ringli 50 cm-enként”. Specifikáció nélkül az ár semmit sem jelent.
• Mennyiségi sávokat – nagyformátumú nyomtatásnál a négyzetméterár a mennyiséggel csökken. Példa a kiskereskedelmi árlistánkból: az 510 g-os bevonatos molinó 1–4 m²-nél kb. 13 € nettó/m², 100 m²-től kb. 7 € nettó/m².
• Kiegészítő szolgáltatásokat – tervezés, a fájl más formátumra igazítása, csomagolás, helyszínenkénti komissiózás, szerelés.
• Az értékállandóság szabályát – az anyagok és a szállítás drágulnak. Jobb előre rögzíteni, hogyan és mikor változhat az árlista (pl. évente egyszer, előzetes értesítéssel), mint a kampány közepén újratárgyalni.

A honlapunkon közölt árak tájékoztató jellegűek. A keretszerződés árlistáját az ügyfél valós volumene és választéka alapján készítjük el.

Határidők, expresszek és a gyártókapacitás

A határidőkről szóló pontoknak meg kell felelniük annak, ahogyan a gyártás valóban zajlik. Nálunk a szokásos idő kb. 3 munkanap, a 24 órás expresszt a száradást nem igénylő UV-tinták teszik lehetővé, a nagy projekteket pedig kb. 14 napra, plusz szállításra tervezzük.

A szerződésben érdemes meghatározni:

1. A szokásos határidőt, a fájl jóváhagyásától számítva, nem az ajánlatkérés elküldésétől.
2. Az expressz feltételeit – felár (nálunk átlagosan kb. 40%), és az az időpont, ameddig a helyes fájlnak meg kell érkeznie.
3. A kampányok ütemtervét – ha előre ismeri a kampányok dátumait, adja át őket. Konkrét időpontra foglalunk kapacitást, és így ritkábban kell expressz.
4. A szállítási ablakokat – mikor tudják a helyszínek átvenni az árut.

A valós határidőkről bővebben a gyártási határidők és 24 órás expressz útmutatóban.

Minőségi szabvány, mintapéldányok és reklamációk

Rendszeres rendeléseknél a legtöbb vita a színről és az ismételhetőségről szól. A megoldás egyszerű: jóváhagyott mintapéldány minden kulcstermékhez. A következő sorozatokat ehhez hasonlítják, nem az emlékezethez vagy a képernyőhöz. Erről bővebben az egységes szín több tételben útmutatóban írunk.

A szerződésben érdemes azt is rögzíteni:

• hogyan és mennyi időn belül kell bejelenteni a reklamációt (fotók, leírás, rendelésszám),
• mi számít hibának, és mi fér bele a tűrésbe (pl. megengedett méreteltérések),
• mi a javítás módja – utánnyomás, csere, kedvezmény,
• a termékgaranciákat, ha vannak (pl. a világító dobozokra 24 hónap garanciát adunk).

A jogi pontokat – felelősség, kötbér, irányadó jog – mindig érdemes saját jogásszal egyeztetni. Mi abban segítünk, hogyan írja le a gyártási oldalt úgy, hogy teljesíthető legyen.

Raktározás, szállítás és jelentések

Ehhez jön a jelentés: mit küldtünk, hová, mikor és milyen nyomkövetési számmal, szerelésnél pedig fotók a kivitelezésről. Részletek a reklámanyagok raktározása és igény szerinti szállítása és a marketinganyagok küldése sok üzletbe útmutatóban, termékoldalról pedig a csomagolás és szállítás több címre oldalon.

Titoktartás, white label és NDA

Az ügynökségeknek és a termékbevezetés előtt álló cégeknek gyakran arra van szükségük, hogy a tervek ne szivárogjanak ki a kampány dátuma előtt. Ügynökségekkel és ügyfelekkel titoktartási megállapodást kötünk, ha kérik – ez külön NDA-ként vagy a keretszerződés záradékaként is megoldható.

Az ügynökségeknek a white label is fontos: semleges, logónk nélküli csomagolású szállítás, jelzéseink nélküli dokumentumok és jóváhagyási anyagok, a szerelőcsapatok pedig az ügynökség nevében dolgoznak. Ezt a white label a reklámban útmutatóban és a reklámügynökségeknek szóló oldalon írjuk le.

Keretfeltételeket lengyel és más európai cégekkel, magyar cégekkel is rögzítünk – a levelezést és a dokumentumokat 14 nyelven vezetjük, az anyagokat pedig saját szállítással vagy futárral juttatjuk el. A konkrét feltételeket mindig a volumenhez igazítjuk; az útmutatóban szereplő árak tájékoztató jellegűek, kapcsolatfelvétel után erősítjük meg őket.