Commander impression et publicité dans un autre pays de l’UE : TVA, transport, délais

Facture B2B dans l’UE : numéro de TVA intracommunautaire et autoliquidation

Les règles de TVA entre entreprises de l’UE sont communes dans leurs grandes lignes, mais les détails dépendent du type d’opération et de la réglementation du pays de l’acheteur. Nous les décrivons ci-dessous de façon générale : ce n’est pas un conseil fiscal.

Ce qui est en général identique :

• Numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur. Avant d’émettre une facture sans TVA polonaise, nous vérifions le numéro dans le système européen VIES. Le numéro doit être actif pour les opérations intracommunautaires : un simple numéro fiscal national ne suffit pas.
• Biens expédiés vers un autre pays de l’UE. Pour une livraison à une entreprise disposant d’un numéro de TVA intracommunautaire valide, la facture ne comporte en général pas de TVA polonaise, et l’acheteur déclare la taxe chez lui. Il faut aussi des documents prouvant que la marchandise a quitté la Pologne : les données de livraison et la confirmation de réception comptent donc.
• Prestations de services pour une entreprise d’un autre pays de l’UE. Pour de nombreux services, l’autoliquidation s’applique : facture sans TVA polonaise avec la mention adéquate, la taxe étant déclarée par l’acheteur.
• Pas de numéro de TVA intracommunautaire. Si le donneur d’ordre n’a pas de numéro actif (p. ex. particulier ou entreprise non immatriculée pour les opérations intracommunautaires), nous appliquons en général la TVA polonaise.

Ce qui demande vérification : la pose sur place à l’étranger. Pour les services liés à un bâtiment ou un lieu précis, les règles d’imposition peuvent différer de celles des biens seuls. Avant de commander une fabrication avec pose dans votre pays, validez le traitement avec votre comptable : nous facturerons conformément à ce qui est convenu.

Le Royaume-Uni n’est pas dans l’UE : pour les livraisons au Royaume-Uni s’ajoutent les formalités douanières, et les règles de TVA diffèrent de celles des livraisons intracommunautaires.

Transport : véhicules propres, transporteurs, livraison dédiée

Nous fabriquons à Wieluń, en Pologne, et expédions de là vers nos clients dans toute l’UE et au Royaume-Uni, et sur demande plus loin. Le mode de livraison est choisi selon la taille et le délai.

Pour les campagnes réseau, nous préparons des kits pour chaque point de vente et les expédions à de nombreuses adresses : la préparation et l’expédition multi-adresses coûtent à titre indicatif env. 2,80 € HT par point plus les frais d’envoi. Pour les agences, nous expédions aussi en emballages neutres, sans notre logo : plus d’informations dans le guide la marque blanche en publicité. Les prix sont indicatifs, le coût du transport est confirmé dans le devis.

Délais de fabrication plus livraison : comment calculer

Le délai qui intéresse le client, c’est le jour où la marchandise est sur place, pas celui où elle sort de la machine. Nous le calculons à rebours :

1. Date requise sur place : ouverture du magasin, salon, lancement de campagne. Idéalement avec un ou deux jours de marge.
2. Délai de livraison : selon le pays et le mode de transport ; fixé dans le devis.
3. Fabrication : en standard env. 3 jours ouvrés, jusqu’à env. 14 jours pour les grands projets.
4. Validation des fichiers et du BAT : c’est à partir de là que court la fabrication. Deux jours de retard de validation décalent la livraison de deux jours.
5. Devis et fichiers : tout au début.

Quand le temps manque, nous imprimons en express en 24 h, en moyenne env. 40 % plus cher. L’essentiel est d’indiquer la date d’emblée : on peut souvent tenir le délai sans express si nous planifions la production en fonction de votre date. Plus de détails dans l’article délais de fabrication et express.

Pensez aux jours fériés des deux pays. Ceux de la Pologne et ceux du pays de livraison ne coïncident pas toujours, et les transporteurs ne roulent pas ces jours-là.

Échanger dans votre langue et valider les fichiers

Écrivez-nous dans votre langue : nous répondons dans la même. Nous travaillons dans les 14 langues de notre site : polonais, anglais, allemand, français, espagnol, tchèque, slovaque, hongrois, lituanien, letton, estonien, finnois, néerlandais et italien. Nous n’avons pas de bureaux à l’étranger : tout le service client et la production sont en Pologne, et les échanges se font par e-mail, téléphone ou visioconférence.

Pour une commande à distance, les fichiers et la validation sont particulièrement importants :

• envoyez des fichiers d’impression en PDF, en CMJN, avec fond perdu : nous les vérifions avant impression dans le cadre de la préparation des fichiers et du preflight,
• les textes en langue étrangère sont vérifiés par le donneur d’ordre : nous ne modifions pas le contenu sans accord, mais signalons ce qui paraît coupé ou décalé,
• pour une couleur de marque, demandez une épreuve sur le matériau final ; nous l’envoyons par transporteur avant la production,
• confirmez la validation par écrit, par e-mail : un seul message avec la liste des fichiers et des dimensions évite les malentendus.

Les agences qui commandent régulièrement peuvent utiliser un portail B2B où commandes, délais et fichiers sont visibles au même endroit.

Pose à l’étranger : notre équipe ou des partenaires

Si la publicité doit être posée (caisson, lettres 3D, vitrophanie, stand), nous pouvons le faire sur place. Notre équipe part avec la marchandise, ou des partenaires du pays posent selon nos plans et instructions. Les équipes peuvent aussi intervenir sans nos marques, au nom de l’agence.

Avant la pose, nous fixons :

• l’adresse exacte, les horaires d’accès et la personne sur place,
• les autorisations éventuelles du propriétaire, du gestionnaire ou de la mairie : à vérifier par le donneur d’ordre selon la réglementation de son pays,
• l’alimentation d’une enseigne lumineuse et qui la raccorde,
• le besoin d’une nacelle (nous avons la nôtre jusqu’à 18 m ; pour une pose loin de la Pologne, une location sur place peut être nécessaire).

Le coût d’une pose à l’étranger dépend de la distance, du nombre de jours et des nuitées : nous le chiffrons au cas par cas et confirmons le prix après prise de contact. La prestation est décrite sur la page pose en Pologne et en Europe.

Réclamations et responsabilité à la livraison

La plupart des problèmes des commandes depuis l’étranger ne viennent pas de la production, mais du transport et d’accords flous. Quelques règles utiles :

• Vérifiez le colis à la réception. Si l’emballage est abîmé, prenez des photos et notez une réserve en présence du chauffeur. Sans cela, il est difficile de se retourner ensuite contre le transporteur.
• Signalez le problème immédiatement, par e-mail, avec des photos de la marchandise et de l’étiquette du colis. Un signalement rapide nous permet de réimprimer et d’expédier plus vite un remplacement.
• Comparez avec le BAT validé, pas avec l’écran. La validation du fichier et de l’épreuve est la référence pour les deux parties.
• Fixez les conditions de livraison par écrit : qui organise le transport, jusqu’à quel lieu, et quand la marchandise est réputée livrée.

Si vous choisissez un prestataire et comparez des offres de différents pays, la liste de critères du guide comment choisir une imprimerie grand format vous sera utile. Les agences qui veulent sous-traiter la production sous leur propre marque trouveront les détails sur la page dédiée aux agences de communication.