Puitesopimus painon kanssa – milloin se kannattaa ja mitä siinä pitäisi olla

Milloin kertatilaukset eivät enää riitä

Niin kauan kuin banderolli tilataan puolen vuoden välein, jokainen erillinen hinnoittelu on järkevä. Tilanne muuttuu, kun ilmenee useita näistä merkeistä:

• samat tuotteet palaavat seuraavissa kampanjoissa (näyteikkunakalvot, julisteet, roll-upit, lehtiset),
• materiaalit menevät moneen toimipisteeseen, sivuliikkeeseen tai edustajalle,
• jokainen tilaus vaatii hankintaosaston hyväksynnän, ja se kestää kauemmin kuin itse tuotanto,
• värin ja viimeistelyn on oltava identtiset jokaisessa sarjassa,
• kiireellisiä lisäpainoksia on tehtävä päivästä toiseen.

Silloin puitesopimus järjestää yhteistyön: hankintaosasto hyväksyy ehdot kerran, ja markkinointi tilaa niiden puitteissa. Sen ei tarvitse olla paksu asiakirja – joskus riittää muutaman sivun sopimus hinnastoliitteineen.

Puitehinnasto: tuotteet, portaat, hintojen tarkistus

Sopimuksen ydin on hintaliite. Siinä kannattaa olla:

• Tuoteluettelo määrittelyineen – materiaali, grammapaino, viimeistely, esim. ”päällystetty banderolli 510 g, hitsaus, purjerenkaat 50 cm:n välein”. Ilman määrittelyä hinta ei kerro mitään.
• Määräportaat – suurkuvatulostuksessa neliöhinta laskee määrän kasvaessa. Esimerkki vähittäishinnastostamme: 510 g:n päällystetty banderolli maksaa n. 13 €/m² (alv 0 %) 1–4 m²:llä ja n. 7 €/m² (alv 0 %) 100 m²:llä ja enemmällä.
• Lisäpalvelut – suunnittelu, tiedoston sovitus toiseen kokoon, pakkaus, toimipistekohtainen keräily, asennus.
• Hintojen tarkistusperiaate – materiaalit ja kuljetus kallistuvat. On parempi sopia etukäteen, miten ja milloin hinnasto voi muuttua (esim. kerran vuodessa, ennakkoilmoituksella), kuin neuvotella uudelleen kesken kampanjan.

Sivustollamme julkaistut hinnat ovat suuntaa-antavia. Puitesopimuksen hinnaston laadimme asiakkaan todellisen volyymin ja valikoiman perusteella.

Toimitusajat, pikatoimitukset ja tuotantokapasiteetti

Aikatauluja koskevien kirjausten pitäisi vastata sitä, miltä tuotanto todella näyttää. Meillä vakioaika on n. 3 työpäivää, 24 tunnin pikatulostus on mahdollinen kuivumista vaatimattomien UV-musteiden ansiosta, ja suuret projektit suunnittelemme n. 14 päivälle sekä kuljetukselle.

Sopimuksessa kannattaa määrittää:

1. Vakiotoimitusaika laskettuna tiedoston hyväksynnästä eikä tarjouspyynnön lähettämisestä.
2. Pikatoimituksen ehdot – lisähinta (meillä keskimäärin n. 40 %) ja kellonaika, johon mennessä oikean tiedoston on oltava perillä.
3. Kampanja-aikataulu – jos kampanjoiden päivämäärät tiedetään etukäteen, kertokaa ne. Varaamme kapasiteetin tiettyyn ajankohtaan, ja silloin pikatoimitusta tarvitaan harvemmin.
4. Toimitusikkunat – milloin toimipisteet voivat vastaanottaa tavaraa.

Todellisista toimitusajoista lisää oppaassa toimitusajat ja pikatulostus 24 h.

Laatustandardi, mallikappaleet ja reklamaatiot

Säännöllisissä tilauksissa eniten erimielisyyksiä koskee väriä ja toistettavuutta. Ratkaisu on yksinkertainen: hyväksytty mallikappale jokaisesta keskeisestä tuotteesta. Seuraavia sarjoja verrataan siihen eikä muistiin tai näyttöön. Kerromme tästä laajemmin artikkelissa värinhallinta sarjatuotannossa.

Sopimukseen kannattaa kirjata myös:

• miten ja missä ajassa reklamaatio tehdään (kuvat, kuvaus, tilausnumero),
• mikä on virhe ja mikä mahtuu toleranssiin (esim. sallitut mittapoikkeamat),
• korjaustapa – lisäpaino, vaihto, alennus,
• tuotetakuut, jos niitä on (esim. valomainoksille annamme 24 kuukauden takuun).

Juridiset kirjaukset – vastuu, sopimussakot, sovellettava laki – kannattaa aina käydä läpi oman juristin kanssa. Me neuvomme, miten tuotantopuoli kuvataan niin, että se on toteutettavissa.

Varastointi, toimitukset ja raportointi

Lisäksi raportti: mitä lähetettiin, minne, milloin ja millä lähetysnumerolla, ja asennuksissa – kuvat toteutuksesta. Yksityiskohdat oppaissa varastointi ja toimitus tarpeen mukaan ja markkinointimateriaalit moneen myymälään, ja tuotteen näkökulmasta – pakkaus ja monen osoitteen toimitukset.

Salassapito, white label ja NDA

Mainostoimistot ja yritykset tarvitsevat usein ennen tuotelanseerausta varmuuden siitä, etteivät suunnitelmat vuoda ennen kampanjan päivämäärää. Allekirjoitamme mainostoimistojen ja asiakkaiden kanssa salassapitosopimuksia, jos he niin haluavat – erillisenä NDA:na tai puitesopimuksen lausekkeena.

Mainostoimistoille on tärkeää myös white label: toimitus neutraalissa pakkauksessa ilman logoamme, asiakirjat ja hyväksyttävät materiaalit ilman merkintöjämme, ja asennustiimit toimivat mainostoimiston nimissä. Kuvaamme sen oppaassa white label mainonnassa ja sivulla mainostoimistoille.

Puite-ehdoista sovimme yritysten kanssa Puolasta ja muista Euroopan maista – kirjeenvaihto ja asiakirjat hoituvat 14 kielellä, myös suomeksi, ja materiaalit toimitetaan omalla kalustolla tai kuriirilla. Konkreettiset ehdot sovitamme aina volyymiin; tekstin hinnat ovat suuntaa-antavia, ja vahvistamme ne yhteydenoton jälkeen.