Despliegue de publicidad en una red de puntos de venta: calendario, montaje, informe

Fases: piloto, producción en serie, envío, montaje, informe

Un rollout es algo más que «imprimir 50 kits». La mayoría de los problemas no vienen de la impresión, sino de las diferencias entre locales: otro ancho de escaparate, otro tipo de estantería, una caja de luz de generación anterior, un gestor de centro comercial que solo deja entrar al equipo de noche.

1. Piloto: fabricamos y montamos un kit en 1–3 puntos representativos. Comprobamos medidas, materiales, sistema de montaje y tiempo de trabajo del equipo. Las correcciones se hacen aquí, no en 60 tiendas.
2. Producción en serie: tras aprobar el piloto imprimimos el conjunto. Una serie hecha con el mismo parque de máquinas mantiene el mismo color en cada local.
3. Preparación y envío: cada punto recibe un paquete con su kit, identificado con el número del local y la lista de contenido.
4. Montaje: nuestros equipos, socios o el personal de la tienda, según el tipo de elementos.
5. Informe: fotos de cada local, lista de observaciones, faltas a reponer.

En cada fase, la cadena necesita una sola persona con capacidad de decisión. Un rollout en el que aprueban el diseño cinco personas de distintos departamentos siempre se retrasa.

Calendario hacia atrás desde la fecha de arranque

Es un calendario «seguro». Se puede acortar (normalmente imprimimos en unos 3 días laborables, y con urgencia en 24 h), pero solo si los datos de los locales están completos y el diseño aprobado. Lo que más tiempo se come suelen ser las aprobaciones y la recogida de medidas, no la producción. Por eso pedimos la fecha de arranque en el primer correo; más sobre plazos en la guía plazos de entrega e impresión urgente.

Lista de locales y datos que hay que reunir

La base del rollout es la hoja de locales. Cuanto mejor sea, menos llamadas durante el proceso. El mínimo es:

• número/código del local y el nombre que se usa en la cadena,
• dirección de entrega completa y horario de recepción de mercancía (los centros comerciales suelen tener muelle y franjas horarias),
• persona de contacto y teléfono,
• tipo de local o variante de equipamiento (p. ej., A: escaparate de 2 cristales; B: escaparate de 3 cristales; C: isla en centro comercial),
• medidas de los soportes que varían: escaparates, cajas de luz, paredes, mostradores,
• limitaciones de montaje: horarios, requisitos del gestor, acceso para plataforma elevadora, acreditaciones necesarias.

Si no hay medidas o están desactualizadas, hacemos medición e inventario in situ (desde aprox. 85 € + IVA por local, importe que se descuenta si se encarga la producción). A menudo basta con medir unos pocos locales de cada tipo y fotos del resto. Cómo organizarlo lo explicamos en la guía medición de los puntos de venta antes de una campaña, y las reglas fijas de señalización de la red conviene recogerlas en un manual de imagen del punto de venta.

Montaje propio, socios y personal del cliente

No todos los elementos necesitan un equipo de montaje. Un reparto razonable suele ser este:

• personal de la tienda: carteles para marcos, wobblers, indicadores de precio, roll ups, vinilos en superficies pequeñas; en el kit incluimos unas instrucciones sencillas con fotos,
• nuestros equipos: rotulación de escaparates, cambio de frentes de cajas de luz, gráfica mural, elementos en altura; equipo de 2 personas aprox. 42 € + IVA por hora, en centros comerciales con el centro cerrado aprox. 65 € + IVA, desplazamiento aprox. 1 € + IVA por km (ida y vuelta) desde Wieluń,
• socios en la UE: locales en el extranjero, cuando el desplazamiento del equipo propio no compensa.

Planificamos rutas para que un equipo atienda varios puntos al día en una misma zona. Para desmontar gráficas antiguas sumamos aprox. 16 € + IVA/m² con gestión de residuos. Detalles del servicio en la página de montaje en Polonia y Europa. Para agencias trabajamos en marca blanca: equipos sin distintivos nuestros, en nombre de la agencia; más en la sección producción para agencias.

Informe fotográfico de cada local

El informe es la prueba para el departamento de marketing, para el fabricante que cofinanció la campaña y para el responsable regional. Un buen informe recoge para cada punto:

• número y dirección del local, fecha y hora del montaje,
• fotos de «antes» y «después» desde los mismos puntos (escaparate desde fuera, soportes clave dentro),
• lista de elementos montados y observaciones: qué no cupo, qué llegó dañado, qué faltó,
• firma o confirmación de una persona del local.

Cuando monta el personal de la tienda, pedimos fotos siguiendo unas instrucciones sencillas (por ejemplo, tres tomas desde puntos marcados) y las reunimos en un único informe. Describimos el servicio completo, de la lista de locales al informe, en la página de despliegue en redes de puntos con informe.

Reclamaciones, faltas y reposiciones

Con varias decenas de puntos siempre pasa algo: un paquete dañado en el transporte, un encargado que tiró la caja con la gráfica «porque pensó que era la campaña anterior», un escaparate reformado con otra medida. Hay que darlo por hecho desde el principio.

Qué hacemos:

• imprimimos un excedente de los elementos que más se dañan (normalmente un pequeño porcentaje de la tirada) y lo guardamos nosotros,
• los archivos y los ajustes de producción quedan guardados, así que reponer una gráfica suelta lleva uno o dos días,
• llevamos la lista de faltas del informe y enviamos las reposiciones en una sola tanda,
• en campañas rotativas podemos almacenar las gráficas de la cadena (aprox. 26 € + IVA por palé al mes) y enviarlas bajo pedido.

El envío de kits en sí cuesta aprox. 2,75 € + IVA por punto por preparación y envío y aprox. 3,35 € + IVA por la preparación del kit, más el coste del transportista. Con 40 locales son unos 245 € + IVA de gestión logística, sin portes. Más sobre la logística en la guía envío a varias tiendas. Los precios son orientativos: el presupuesto concreto lo preparamos al recibir la lista de locales y el alcance.