Werbe-Rollout im Filialnetz – Zeitplan, Montage, Bericht

Etappen: Pilot, Serienproduktion, Versand, Montage, Bericht

Ein Rollout ist mehr als „50 Sets drucken“. Die meisten Probleme entstehen nicht beim Druck, sondern aus den Unterschieden zwischen den Filialen: andere Schaufensterbreite, anderer Regaltyp, ein Leuchtkasten älterer Generation, ein Centerbetreiber, der das Team nur nachts hereinlässt.

1. Pilot – wir produzieren und montieren ein Set in 1–3 repräsentativen Standorten. Wir prüfen Maße, Materialien, Montageart und Arbeitszeit des Teams. Korrekturen werden hier eingearbeitet, nicht in 60 Filialen.
2. Serienproduktion – nach Freigabe des Piloten drucken wir alles. Eine Serie aus einem Maschinenpark hält in jeder Filiale dieselbe Farbe.
3. Kommissionierung und Versand – jeder Standort bekommt ein Paket mit seinem Set, beschriftet mit Filialnummer und Inhaltsliste.
4. Montage – unsere Teams, Partner oder das Filialpersonal, je nach Art der Elemente.
5. Bericht – Fotos aus jeder Filiale, Liste der Anmerkungen, nachzubestellende Fehlteile.

In jeder Phase braucht es auf Seiten der Kette eine entscheidungsbefugte Person. Ein Rollout, bei dem fünf Personen aus verschiedenen Abteilungen den Entwurf freigeben, verzögert sich immer.

Zeitplan rückwärts vom Kampagnenstart

Das ist der „sichere“ Zeitplan. Er lässt sich verkürzen – Druck dauert bei uns standardmäßig ca. 3 Arbeitstage, Express 24 h –, aber nur, wenn die Filialdaten vollständig sind und der Entwurf freigegeben ist. Am häufigsten geht Zeit bei Freigaben und beim Sammeln von Maßen verloren, nicht in der Produktion. Deshalb bitten wir schon in der ersten E-Mail um das Startdatum; mehr zu Terminen im Ratgeber Lieferzeiten und Express.

Filialliste und Daten, die gesammelt werden müssen

Grundlage des Rollouts ist die Filialtabelle. Je besser sie ist, desto weniger Telefonate unterwegs. Mindestens nötig:

• Nummer/Code der Filiale und der in der Kette verwendete Name,
• vollständige Lieferadresse und Warenannahmezeiten (Center haben oft Rampen und Zeitfenster),
• Ansprechpartner und Telefon,
• Filialtyp oder Ausstattungsvariante (z. B. A – Schaufenster 2 Scheiben, B – Schaufenster 3 Scheiben, C – Insel im Einkaufszentrum),
• Maße der Träger, die sich unterscheiden – Schaufenster, Leuchtkästen, Wände, Theken,
• Montageeinschränkungen: Zeiten, Vorgaben des Betreibers, Zugang für eine Hubarbeitsbühne, benötigte Zutrittsausweise.

Fehlen Maße oder sind sie veraltet, machen wir Aufmaß und Bestandsaufnahme vor Ort (ab ca. 85 € netto pro Objekt, bei Produktionsauftrag verrechnet). Oft genügt das Aufmaß einiger Filialen je Typ und Fotos vom Rest. Wie man das organisiert, beschreiben wir im Ratgeber Filialen vor einer Kampagne aufmessen, die festen Beschilderungsregeln der Kette hält man am besten im Beschilderungshandbuch für Filialen fest.

Eigene Montage, Partner und Teams des Kunden

Nicht jedes Element braucht ein Montageteam. Eine sinnvolle Aufteilung sieht meist so aus:

• Filialpersonal – Plakate in Rahmen, Wobbler, Preisschilder, Roll-ups, Aufkleber auf kleinen Flächen; dem Set legen wir eine einfache Anleitung mit Fotos bei,
• unsere Teams – Schaufensterbeschriftung, Austausch von Leuchtkastenfronten, Wandgrafiken, Elemente in der Höhe; Zweierteam ca. 42 € netto pro Arbeitsstunde, in Einkaufszentren außerhalb der Öffnungszeiten ca. 65 € netto, Anfahrt unseres Teams ca. 1 € netto/km hin und zurück,
• Partner in der EU – Filialen im Ausland, wenn sich die Anfahrt des eigenen Teams nicht lohnt.

Wir planen die Touren so, dass ein Team mehrere Standorte pro Tag in einer Region betreut. Für die Demontage alter Grafiken rechnen wir ca. 16 € netto/m² inklusive Entsorgung. Details zur Leistung auf der Seite Montage in Polen und Europa. Für Agenturen arbeiten wir als White Label – Teams ohne unsere Kennzeichnung, im Namen der Agentur, mehr im Bereich Produktion für Agenturen.

Fotobericht aus jeder Filiale

Der Bericht ist der Nachweis für das Marketing, für den Hersteller, der die Kampagne mitfinanziert hat, und für den Regionalleiter. Ein guter Bericht enthält für jeden Standort:

• Filialnummer und Adresse, Datum und Uhrzeit der Montage,
• Vorher-Nachher-Fotos aus denselben Positionen (Schaufenster von außen, wichtige Träger innen),
• Liste der montierten Elemente und Anmerkungen: was nicht passte, was beschädigt war, was fehlte,
• Unterschrift oder Bestätigung einer Person aus der Filiale.

Bei Montage durch das Filialpersonal bitten wir um Fotos nach einer einfachen Anleitung (z. B. drei Aufnahmen von markierten Stellen) und fassen sie zu einem Bericht zusammen. Die gesamte Leistung – von der Filialliste bis zum Bericht – beschreiben wir auf der Seite Rollout im Filialnetz mit Bericht.

Reklamationen, Fehlteile und Nachbestellungen

Bei einigen Dutzend Standorten passiert immer etwas: ein beim Transport beschädigtes Paket, ein Filialleiter, der den Karton mit der Grafik weggeworfen hat, „weil er dachte, es sei die alte Kampagne“, ein Schaufenster mit anderen Maßen nach einer Renovierung. Damit muss man von vornherein rechnen.

Was wir tun:

• wir drucken eine Reserve der am häufigsten beschädigten Elemente (meist einige Prozent der Auflage) und lagern sie bei uns,
• Dateien und Produktionseinstellungen bleiben gespeichert, eine Nachbestellung einzelner Grafiken dauert ein bis zwei Tage,
• wir führen eine Liste der Fehlteile aus dem Bericht und versenden Ergänzungen in einer Tour,
• bei rotierenden Kampagnen können wir die Grafiken der Kette einlagern (ca. 26 € netto pro Palette und Monat) und auf Abruf versenden.

Der Versand der Sets selbst kostet ca. 2,75 € netto pro Standort für Kommissionierung und Versand sowie ca. 3,35 € netto für die Konfektionierung des Sets, plus Kurierkosten. Bei 40 Filialen sind das ca. 245 € netto für die logistische Abwicklung ohne Versandkosten. Mehr zur Logistik im Ratgeber Versand an viele Filialen. Die Preise sind Richtwerte – ein konkretes Angebot erstellen wir nach Erhalt der Filialliste und des Umfangs.